بسم الله الرحمن الرحيم أهلا وسهلا بكم في الجزر
التالي من موضوع التخطيط، تفضلي يا روان، تفضلي
روان لسه داخلة، واعملين نشر بعد إذنك للـslide،
okay okay، بس، وأين بجد الشعب؟ okay، هذه بعض،
هذه مبادخلة، تفضلي، يا روان، كنتِ واقفة، عندك
سؤال ولا مستخدمة أي شيء؟ هي لسه ما دخلت، ممتاز إنه
يرقبوا على العصف الذهني إن هم بيسألوا السؤال و
بيسمعوا الرغبات وبعدين بنغلق الـslide فضل، بعدين
بنسميه العصف الذهني، آه إحنا حابين أن يكون نظام
session تدريب أكثر ما يكون lecture ممتاز، ماشي
تفضلي أكملِ بس زميلك ت .. طيب، بنات، قبل ما
روان، جيميني شاركنا يقرأ مفهوم التخطيط؟ أنا
أقرأ، تفضلي أو لا؟ مفهوم التخطيط، التخطيط هي عملية
مستمرة يتم من خلالها رسم خطوات محددة تتبلور في
تحديد الأهداف والمدخلات والعمليات والمخرجات، أنتظر،
هذا اللي قلناه قبل شوية، تمام، بالنسبة للخطة، من
يشاركنا يا بنات؟ أقرأ، نجوان، تفضلي يا نجوان، الخطة
هي وثيقة رسمية للتخطيط تسجل فيها كافة الأعمال
والأنشطة المتعلقة بما يجب عمله ومتى وكيف يتم،
فالخطة ترجمة فعليًا للعملية التخطيطية، حسنا، تمام،
وهي فيها اللي تسميه الخطة، الخطة التزامٌ يجب
أن يلتزم به الناس في أو في مستندات، فضلوا، تمام، هلأ يا
بنات بالنسبة للأهداف، من يشاركنا؟ أنا، تفضلي
الأهداف هي عبارة عن حالة أو قضية مستقبلية مرغوبة،
تسعى المنظمة للوصول إليها. ممتاز، ايه اللي احنا
حطينا القطة علشانها؟ الهدف هو النتيجة النهائية اللي
تسعى للوصول إليها، تسعى للوصول إليها، بمجرد
تحقيقها تتحول لوسيلة لهدف آخر، بمعنى، الآن كنتِ في
الـ«Baccalaureate»، هدفك تحصلين عليه عشان ال
ـ«Baccalaureate»، ما ينفعش تسجلين مجلسيه وأنتِ
ماعندكِ الـ«Baccalaureate»، هذا ممنوع، حققتِ هدف
الـBaccalaureate، انتهى الهدف، ما خلاص جبتِ الهدف. إذا
أنتِ حولتِ الآن لوسيلة للعمل، لوسيلة لإكمال الدراسات
العليا، لوسيلة للتطوير، إذا مجرد ما تحقق هدفي، بيصير
ايه؟ بيصير اللي هو وسيلة. – هدف ثاني، هدف ثاني، هدف
ثاني، هدف ثاني، هدف ثاني، هدف ثاني، هدف
ثاني، هدف ثاني، هدف ثاني، هدف ثاني، هدف ثاني، هدف
ثاني، هدف ثاني، هدف ثاني، هدف ثاني، هي موت
المشروع، يا موت الإنسان، مش الإنسان يعيش من غير
طموح أو من غير هدف، تفضلي، تمام، هلأ بالنسبة
للـslide اللي بعديها، هلأ لو سألنا حالنا سؤال يا
بنات احنا ليش فعليًا لما نكون في مؤسسة أو بدي أنشئ
شركة خاصة أو بدي أعمل أي عملية لها علاقة
بالتخطيط، ليش أنا بحتاج ال أو لها علاقة عفوا
بالإدارة، ليش أنا بحتاج التخطيط؟ الأول حاجة التخطيط
يوجه المدراء وغير المدراء، ممكن حد يقولي ايش المقصود
بهذه الجملة؟ شرحها واثنين كلام بالظبط ومن حد عنده
مشاركة أن التخطيط يوجه المدراء وغير المدراء يعني
الموظفين بالشغل، بالشغل، بعد okay ماشي، هلأ حكينا
في بداية المحاضرة إنه عملية التخطيط هي شيء مهم
لأنه هي يعني بتحمي لنا إنه نشتغل بشكل عشوائي يعني
إنه أنا بكون ماشي ضمن خطوات معينة أو نظام معين أنا
عارف ايش بدي اشتغل، فهي بتحمينا من العشوائية في
العمل وكمان أنا بكون عارف ايش ممكن خلال عملية
التخطيط أنا بدرس ماضي وحاضر ومستقبل، فبالتالي أنا
بتنبأ في متغيراته ايش ممكن يواجهني من مشاكل
وتحدياته، بكون في عندي plans كيف ممكن أتغلب على
التحديات والمشاكل اللي راح تواجهني فيما لو صار
عندي أي challenge معين، وبتقلل ما حكينا من الآثار
المترتبة على هذه المتغيرات، زي ما هو مبين في ال
slide
بس أنا ممكن أحكي هيك بس .. بس تعقيب صغير، هلأ احنا
لما يكون في عندي خطة واضحة موضح فيها الأنشطة، موضح
فيها المهام والتاسكات المفروض يشتغلها المدير
والموظف فين، هم بيكون في عندهم مرجعية إنهم كيف ..
ايش المفروض الخطوة الثانية اللي هم يشتغلوها أو
يعملوها، فهنا بما معنى أن التخطيط بيصير هو كأنه
كأنه شيء مكتوب بوجهنا احنا ايش اللي المفروض نشتغله
أو نفذه، إذا ممكن نشبه التخطيط بمقود السيارة، بيقود
السيارة في الاتجاهات اللي احنا رايحين عليها
التخطيط بوجه سواء كنتِ مديرة أو مش مديرة، إنسان زي ما
ما تشرح لنا، بقولنا التخطيط يبدأ من فترة الطفل
الصغير، يبدأ يخطط لوصوله للشيء اللي هو عايزه، اللي
هو هدفه، جوالك أو حاجات يبيع فيها، التخطيط بوجه
كأنه خارطة طريق للإنسان، نعم، بالضبط، بالضبط،
بالضبط، بالضبط، بالضبط، بالضبط، بالضبط، بالضبط،
بالضبط، بالضبط، بالضبط، بالضبط، بالضبط، هلأ زي ما
قلنا إن الخطة أنا بتكون عند الموظف فيها جميع الأنشطة
والمهام والأهداف وكل حاجة أنا المفروض أعملها إن
كنت موظفة أو إن كنت مديرة فأنا فعليًا بكون قادرة
أحدد إن هذه المهمة هل هي مهمة جدًا أو الظرف اللي
مريت فيه هل هو هذا مهم ولا أنا بقدر أجله لوقت ثاني
هل أنا بقدر أفوضه لحد ثاني أو إني ما اشتغله أصلًا
زي ما احنا شايفين المحاور عندنا، المحاور بشكل أفقي
اللي هو urgent حاجة عاجلة وnot urgent اللي هو شيء
مش عاجل، قبل التأجيل، قبل التأجيل، قبل التأجيل، اللي
لو أجينا للمحاور بعمودي هو important وnot
important يعني هل هو مهم وغير مهم؟ اللي هي أخوات
الأولويات اللي هي شيء الأولويات، فضل، وهذا أصلًا
المربع أو مصفوفة الأولويات، أنا كموظف أنا بقدر أحدد
نُعطي مثال، هلأ أنا فعليًا عندي كتاب تقرير تسليمه
كمان شهر من الآن، هلأ أنا هذا وين ممكن أحطه؟ في أي
مربع من المربعات الأربعة؟
ما أعلم، مش واخدة، بني إن أنا بجاول، يلا يا نجواني
يلا فعيدة، تفضلي، تفضلي يا نجواني، ممكن important و
not urgent، ممكن؟ بالضبط، هو مهم جدًا ولكن أنا معي
لسه الوقت إن أنا اشتغل عليه بهدوء، آه، بس طيب لو
طلعناش ايه؟ لا لا، إنه أنا أهيئ schedule، يعني أنا
فعليًا أنا أحطها بجدول معين، لأن أنا لسه ما عشت شهر
أنا بكون أنا المفروض محددة قد ايش أنا بحتاج وقت عشان
اشتغل التقرير هذا، هل هشتغله بيوم، هشتغله بأسبوع،
قد ايش وقت مناسب عندي عشان اشتغله، لو كان؟ «الآن
يا أنتي احنا في آخر السنة الميلادية 2020، يعني آخر
السنة المالية»، «تطلبت، احنا حاليًا بتخلص السنوات
المتوسطة»، «قول ما بدك شغلة، والله احنا مشغولين في
التقارير، احنا في آخر سنة، تقارير ختامية»، طول السنة،
هي صح مهمة، بس براحتنا، لكن الميزة، «السنة» بيصير
مطلوبة فعلًا، ولازم نجهز حالنا، ونفسخ من
قوائمنا المالية ونمشي، تمام، ماشي؟ إذا ممكن الشغل
يكون مهم، بس في وجهة، لكن لو أنا ما استغليت الوجهة
الصحيحة، واشتغلتها، انضغط في نشف العمل، فضل. حسنا،
حاجة كمثال ثاني، بس عشان ما نطول، بدي أروح على
المربع اللي هو «not important or urgent»، اللي هو
التفويت، هلأ مثلًا أنا بشتغل زي ما أنا قلت أنا في
مؤسسة بغض النظر شو اسمها وعندي حاليًا أنا قاعدة
بشتغل على تقرير تسليمه مثلًا بعد بكرة، وأنا فعليًا
هذا الوقت أنا لازم كل جهدي في الوقت هذا، واتصل علي
حد من الشركاء للمؤسسة وطلبوا منا session تطوعي
تمام؟ الـsession التطوعي، إن هو بكرا يكون، فأنا هذا
الشيء urgent، ولكن هو مش مهم، التقرير أنا عندي،
الحاجة المفروض اللي هي تتسلم مثلًا للـdonor أو
للإدارة العليا عندي، هو الأهم والعاجل، فأنا ايش
بروح بعمل؟ بروح بعمل delegate، بروح بفوض حد يقدر
يقوم بالمهمة هذه، نفس ما أنا ها أقوم فيها، ولكن،
اتفضلي دا، تروحي تفوضي هايا، تروحي تحضري، اللي هو
الموضوع تعطي الـ session هذا مثلا هو urgent ولكنه
مش عاجل ممتاز يعني مش مهم عفوا، المواضيع الخطيرة
ما نفوضش احنا بنشيلها احنا ماشي، لكن لإنه ياخد يارا
المديرة عندها تقارير ولازم تسلمها بسرعة ولازم
تشتغل بدقة وموضوعية وتكون شغلها تماما ويجيها
ورشة عمل بكرة مثلا تحضرها فيفي المتحف مثلا، فهي
ممكن تقول «Okay، احنا نحضر»، وتبعت هي تحضر، وتسجل
الملاحظات، الملاحظات. إذًا هذا ممكنية إيه؟ إيه
التخويف؟ هو المفروض مين يحضر؟ «يا»؟ «المفروض أنا»؟
«أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟
«أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟
«أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟
«أنا»؟ إذا كان الموضوع قابل للتفويض، بنفوضه. تمام،
هلأ المربع الأخير اللي هو الـ «avoid»؟ الموجود ماشي
كل الشغل على بعض، والناس بيفوضوا لمجلة الموظفين،
فضلوا تمام، هلأ المربع الأخير مثلا،
حاجة أحيانا بتكون بعض الظروف اللي هي بتطرق في الشغل
مثلا، مثلا صديقتي اتصلت عليّ وأنا في اجتماع، هل هذا
أنا بقدر أسيب الاجتماع المهم اللي هو في الشغل وأ
رد على صديقتي؟ لأ، مهما أنا على طول الأولوية
بتكون للشغل اللي هي هايا عارفة إنه هايا لو فتحنا
عليها الخط من هلّأ لبكرة مش هتسكت كل الأمثل اليوم
فبتروح بتقول يارا بتطنش، ولما تخلص برجع لها أو ممكن
تبعت لها يارا أنا في اجتماع صحيح، يعني إذا ما كانش اللي
هتدخل عليها تعطلني، لأ بنأجلها أجل، بس خلّونا
نحكي هنا على وهذا كله طبعا you know وتحت ما ظلت
الخطة اللي هي واضحة عندي صحيح، في حد عنده مداخلة؟ ‏-
تمام، يا عزيزي، أنا بس بدي أقول أننا ندخل…‏ ‏-
أه، التفاصيل دي ‏- لأ، أنا فعليًا حاليًا في شغل
بعمل planning لبرنامج entrepreneurship ‏- هيستهدف
فتيات من عمر 15 لـ18 ‏- Okay ‏- تمام؟ وأثناء
التخطيط تبعنا، بيّن إنه من الصعب إنه ندخل أو ننفذ
هذه التدخلات بشكل online، فصار مطلب منّا هذا
البرنامج عدة أشياء وإحنا لازم نبدأ في هذه الخطة
مفروض إنه في عندي أشياء إلها أولويات أكثر من
التانية طبعا، احتياجاتي لهذا البرنامج إنه أنا
محتاجة أخد اللي هو ترخيص للمؤسسات اللي بتهتنفذ معي
من الداخلية تصريح بالتنفيذ ضمن شروط وقائية محددة
فهذا بالنسبة لي كان important و urgent وما كان
بنفعله لغير، أنا أقوم بهذه المرحلة وأبدأ أعمل
assessment لاختيار المؤسسات، محتاجين نعمل عطاء
للمواد الـ Hygiene Kits اللي عملنا عليهم، هذا هو
مهم ولكن بالنسبة لي مش important، قادر حد يعينف
يعينف لجيش لتبعون المشتريات يعملون التوصيف
والتسيير لهذه المواد اللازمة، الشغلة التالتة إنه
يكون عندي اللي هو program واضح للتنفيذ مع المدربين
وهذا اللي حاطينه schedule «Orientation Session»
للمدربين قبل بدء البرنامج لأعرفهم كيف عملية
التنفيذ، آخر إشي اللي هو ممكن أنا أجيبه فترة بسيطة
ومش محتاج جهد كثير إنه أنا أوفر لضيافة تاعت
التدريبات، وهذا اللي أنا في الفترة الحالية عامله
avoid لعند ما يصير قبل تلت أو أربع أيام من بدء
البرنامج بأخده بعالي الاعتبار اللي هي نتويات
بالسمية يعني، بالظبط، بالظبط، هو فعليًا هذا اللي
ممكن هذا التخطيط إيه شموج، من الممكن البساطة مثلا
الوالدة معزومة مع حفلة أو أنتِ معزومة مع حفلة، لكن
عندك شغل مهم، تذهبي تبعتي بنتك ولا حدا؟ هي بنتك هتكون
طبعا، لو تحكي لهم والله الوالدة بتعتذر عندها كذا،
وهتيجي تهنيكم، خلاص، نفس القصة في الشغل، نفس
القصة في الشغل، فضلي أنتِ، بس ماشي بسرعة شوية،
طبعا، okay، هلأ، بالنسبة لـ، الموضوع التاني أو
الحاجة التانية اللي اتقطيت هو يقلل من الآثار
المترتبة على التغيرات، تمام، أنا هلأ عشان السرعة
أحاول أشرح مش أسأل البنات، تمام يا دكتورة؟ –طبعا
–هلأ، من ناحية كيف هو يقلل الآثار المتراتبة على
التغييرات، مثلا أنا أول ما أبدأ أعمل الخطة بكون
مضحة، حاطة إيش، متنبئة بإيش ممكن يصير عندي في بعض
النشاطات، ممكن يصير مثلا عدم التزام من الـ إذا
كان عندي ورشة عمل، عدم التزام المدرب، عدم التزام من
الطلاب فأنا لازم يكون في عندي حط حلول لهذه المشاكل
لازم يكون عندي Plan B، scenario scenario بالظبط
فأنا بكون في عندي مرونة يعني أنا بقلل الـ drops
اللي بيصير معايا زي ما حدّثتوا الطيبة اللي عمّتوا من
داخلها أن هم كانوا مخططين البعض
‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏
غيّروا القالية، بس، تفضّل صحيح، تفضّل، هلأ
دكتورة، بعد إذنك يارا، اللي صار في بداية شهر
تلاتة لما صار كورونا وصاروا الـ donor بيقولوا
المشاريع اللي مش قادرة تمشي بدنا نحول تمويلها
للمشاريع الصحية لإنه كانت جاي الموجة بشكل كبير وما
عندهم كانت تمويلات مخصصة للصحة، فصار الناس اللي كانت
عاملة خطط إنه بتقدر هي توجه الأنشطة تبعها ما خسرت
التمويل تبعها وقدرت بسهولة إنه ما يكون عندها gap
وترجع لعملية التنفيذ، في حين الناس اللي ما كان
عندهم اللي هو خطط واضحة للتعامل مع هذه التغيرات
فقدوا التمويل وصفّوا ناس موظفين بدون أي فرصة عمل
وروحوا على البيوت صحيح، هو ما وضعش خطوط طوارئ،
فضل تمام، هلأ بالنسبة للنقطة التالتة التخطيط يساعد
على الاستثمار الأمثل للموارد، بس أنا مضطرة أسأل هنا
البنات إيش هي الموارد اللي احنا بنستخدمها في عملية
التخطيط الـ Six Sims؟ حد يا بنات عنده جواب Six
Sims إيش هي؟
ممكن أحكي؟ لأ، تفضّل يا رجل، تفضّل، اللي هو في كل
أي عملية بغض النظر عن أي إيش نوع لازم نستخدم موارد
بشرية وموارد مادية، فإن ممكن نستخدم الموارد البشرية
من خلال الموظفين العاملين على حسب المؤسسة إيش هي
بتحتاج كام عامل طبعا وفي خطة مدروسة هتكون وطبعا
الموارد المادية اللي هي الآلات المعدات المباني
الأماكن كل ما يتعلق ببيئة العمل
‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏
هلأ زي ما قالت زميلتي إن هم الموارد اللي احنا
بنستخدمهم زي ما قالت الدكتورة في أول محاضرة اللي هم
الـ 6M وزائد 2 اللي هما كانوا الـ human أو الإنسان
والآلات الـ humans والـ machines والـ materials والـ
money والـ market والـ management والإتنين هما
الـ information والـ time، تمام؟ هلأ، التخطيط كيف
بيساعدنا إنه احنا نستغل هذه الموارد، أنا لما يكون
في عندي خطة واضحة بقلل الجهود اللي هي مفضوضة و
بيصير لها تبدل على الفاضي أو الوقت اللي موجود عندي
اللي أنا بضيع فيه إذا ما كانش في عندها خطة، أنا
ممكن أضيع بدل ما أشتغل أوصل لهدف معين في خلال فترة
زمنية محددة خلال أسبوع، خلال أسبوعين، أنا ممكن ياخد
معايا وقت تقريبا شهر، بالنسبة للمال، في أشياء ممكن
أنا أستخدمها ولكن هي فعليًا ما أكون محتاجاها في
تنفيذ هذا النشاط، هو بيساعدني على الاستثمار الأمثل
في الموارد وبيقلل عندي الـ waste لهذه الموارد
ببساطة يا أخوات، الآن يا رب تروحي للمال، تشتري
شوية أغراض، الأصل تحطيهم في ورقة، ماشي عشان
ما تنسيهمش، ليش؟ هي لو راحت شوية وشوية أغراض ورجعت، بعدين افتكرت إنها ناسية كذا، هترجع تاني،
هتجيب الـ «كذا هذا» وبعدين ت… هيك تضيع وقت وتضيع
مال، تضيع اللي هي جهود، طمعات جميلة، كام من
البداية، خططنا هيك احنا ما بنضل رايحين جايين،
نفس الشيء في الشغل، نفس الشيء إيش في الشغل، فضل.
الرابع حاجة التخطيط يضع الأهداف والاستراتيجيات هذا
هو أصلا الهدف من عملية التخطيط كلها إنه إحنا نضع
الأهداف والاستراتيجيات والسيناريوهات لعملية
الإدارة كلها ده سؤال عالي لاحتياجات المؤسسات أو
احتياجات الإنسان للتخطيط ليش محتاجه؟ لأنه مواجه،
قلنا، زي مقود السيارة، لأنه بتتحرك الـ 6Ms أفضل
استغلال، لأنه بيخلينا نضعها على أهداف تكون واضحة،
أيضًا بيكون فيه إمكانية لمواجهة الطوارئ أو أي
تغيرات طارئة. زي لأن الجامعات كانت وجاهية شهر تلاتة،
تحولت إلكتروني، رجعت لـ 5 وجاهي، جرأت، والآن تخطط
للوجاهي الإلكتروني، لازم نكون مستعدين لأي طارئ. نمسك
الجامعة نعقمها ونشوف من الطلبة اللي هيرجع ومن
ممكن نعتمد عليهم في الـ«إلكتروني» وهكذا، هذه
المواجهة تناقش أي طارئ يحدث، خاصة يا أخوات في
البيئات الغير مستقرة، لكن لا يعني ذلك أن البيئة
المستقرة مافيش فيها تخطيط، لأ فيها تخطيط، بس
البيئة الغير مستقرة بيكون فيها تغيرات
أكثر من المستقرة، فضل، تعال، تفضلي هيا «الدكتورة»
إضافة إلى كلامك في التخطيط في البلدان المستقرة
لأنه مش دائما التخطيط لأكون أنا بدي أتنبأ بأشياء
سيئة يمكن أن أنا أكون بخطط أن أستغل فرصة ماشي أنا
إيش حكيت، حكيت إنه التغيير بيكون في البيئة تمام،
أنا قلت استكمال أنتو ما فكرتوش عن التخطيط أنا، بيكون
التغيير أكثر، كل شوية في حالة، كل شوية في حالة،
حالة شكل، ماشي Okay، نروح لفوائد التخطيط عشان أول
شغل في التخطيط بنحكي عن الشرعية لما إحنا بنقول إنه
التخطيط بمنحنا شرعية هل هذه الشرعية بتكون شيء ده
داخل المؤسسة أو شرعية للمؤسسة ككيان بين المجتمع؟
أسمع منكم بس
ممكن تقولي يا هيا شرعية يعني محكمة ولا إيش؟ طب لأ،
إحنا بنحكي أن فوائد التخطيط أنه يمنحنا الشرعية أنا
مش عارفة ليش وقت easy وقت لما بنحكي أن التخطيط أحد
فوائد التخطيط يمنحنا الشرعية فهل بقصد أنا الشرعية
كمفهوم في داخل المؤسسة أو هل بحكي على شرعية
المؤسسة ككيان في المجتمع ككل؟ عطوني توقعكم، الشرط
إنه إحنا نكون عارفين وين بالضبط تروح من حاب يشارك؟
أو ممكن أنتو تواجهوا السؤال مش مباشرة، هنا شوف
مين معانا
اللي هو الخيار الثاني للخارج المؤسسة مش بس داخل
المؤسسة لأنه كمان أنا في عندي فرصة وفي عندي تحديات
خارج المؤسسة أو مراكز قوة أو نقاط قوة وضعف داخل
وخارج المؤسسة لازم أخدها بعين الاعتبار التخطيط
يمنح
الشرعية
على المستوى الخارجي، على المستوى الخارجي –يا
أخوات، لو سمحتوا، ما جاوبوش اتنين عشان… –تمام،
مين بيأيد فاتن؟ أه، مين بيأيد فاتن ويقول إنه بنفس
الطريقة إنه شهيد على المستوى الخارجي؟ ومش مع فاتن
وممكن يوضح لنا كيف ممكن يكون فيه عندنا شرعية على
المستوى الداخل؟ –Okay، اللي مع فاتن تعمل wise hand
لو سمحت، نعمل تصويت، مين مع فاتن؟ نجوان؟ –نجوان
مجيد الشعب ماروش علاقة، روان لأ اليوم يا دكتور أنا
حاسيت عن جد بالملاحظة اللي بتقوليها كل مرة، وأنتم
وين يا زماعة؟ أنا أشوف كل ما أكون بفتحها online و
بفتح الصور و بيروحوا يأكلوا و يناموا و يلعبوا، الله
أعلم يعني، يتفسّهوا، على البحر، فضايع، بنواجه السؤال
وراوند تفضلي قصف جبهات لأ بقول إنه معاكي بس
السؤال شوية غريب يعني مش عارفة كيف يعني الواحد مش
فاهمه بالضبط كيف أنا ممكن أبسط السؤال ماشي أنا
ممكن أبسط السؤال لغزة يا قدي الشرعية ترجمة حرفية
عشان هي دخلة مشعرة تفضلي تمام، الشرعية المقصود
فيها شرعية داخل المؤسسة ولا خارج المؤسسة؟ يعني أنا
بعمل التخطيط عشان يكون في عندي شرعية أو مرجع
أرجع له من جوا المؤسسة نفسها؟ ولا إذا حد في يوم من
الأيام من برا المؤسسة إيجاني أقول له لأ؟ أنا هي في
عندي هيك هيك هيك وهي الخطة وليه الاستراتيجية اللي
عندي هل الخطة لما توضع تاخد بس بالاعتبار العوامل
الداخلية بالمؤسسة ولا ممكن العوامل الخارجية كمان
ولا يجب العوامل الخارجية؟ إيه هذا شرعي؟ تاخد
العوامل الداخلية ولا العوامل الداخلية؟ ممتاز الخطة
لازم تكون شاملة صحيح يعني أنت مش هتخطط خطة بعيد عن
الكورونا، بعيد عن إغلاق المعابر، بعيد عن الأمور
العسكرية، هتاخدهم بعينك من ظروف الكهربا، من ظروف
الكهربا، من ظروف الإنترنت
‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏
أنا بحكي كيف من خلال التخطيط بقدر أحصل على الشرعية
بأحصل على مستند أول حاجة في المستوى الخارجي اليوم
إحنا مؤسسة ما بدنا نحصل على ترخيص بالنسبة للجهات
الحكومية مش لازم يكون عندي خطة استراتيجية واضحة
لازم أقدمها من ضمن المستندات اللي أنا بقدمها عشان
أحصل على عملية الترخيص فمن خلال هذه العملية
التخطيط لما أنا بحصل على خطة بيكون عندي وسيلة بقدر
أنا أكون فيها ككيان أبرر أو أدافع عن حالي بوضّح للناس من
حواليي في المجتمع شو طبيعة الشغل، شو الأهداف
التابعة لي، ليش بعمل هذه الأنشطة، لأن قدامي فيه
أهداف، فيه عندي رسالة، فيه عندي رؤية من خلال هذه
الأهداف، وهذه الأنشطة بدي أوصل لها، لما بدنا
نحكي على مستوى الداخل، الشرعية على مستوى الداخل،
مش لما يكون أنا في عندي خطة واضحة، كل حد شو
مسؤوليته، ووين صلاحيته، بيصير في عندي اللي هو
الشرعية بين الأفراد، مين مطالب من مين، لما أنا أشكل
مين اللي أحاسب هذا إيش، مين الشخص اللي أحاسبه على
هذا الضعف أو على هذا الـ «قسم» ممكن كمان، فهون أنا
بصير عندي اللي هو من خلال الخطة أقدر أحقق أو أمنح
للمؤسسة الشرعية على مستويين الداخلي والخارجي إذا
إحنا في بداية السنة كانت الخطة بيسميها تنفيذية
لأنها بداية السنة وبنحدد زي ما حكوا البنات المهام
وبنحدد الأفراد وبعد ذلك بصير المساءلة «ليه شيرين ما عملتيش كذا؟ طب و إيش الشغل هيأ؟» هذا المقصود
بالشرعية، نفس الكلام، اللي هي دليل يقودنا للإجراءات،
فضلاً تمام النقطة الثانية بيقول لنا يحسن التخطيط من
تركيز
المنظمة ومرونتها كيف هو بيساعدني في عملية المنظمة
التخطيط بيساعد المنظمة بعملية التركيز اليوم لو أنا
مؤسسة ربحية تمام؟ وأساس الأرباح التابعة لي بتيجي من
المبيعات المبيعات بتيجي من وين؟ من زبائن فعشان هيك
أنا بدي أختار و أركز مين هم الزبائن اللي بد يكون
عندهم عمليات الشراء أكثر عشان أنا أوصل للهدف تبعي
اللي هو تحقيق أرباح أكثر كمان بيعطيني مرونة كيف
بيعطيني مرونة لو أنا نفذت الخطة التابعة لي بناء على
اللي هو رؤية أنا كنت حاطاها ولاقيت إنه والله في
عملية التنفيذ في عندي بعض التحديات فلازم تكون
الخطة عندي مرنة أنه أنا أقدر أعمل عليها تغيرات
لكن بنرجع بنذكر زي ما حكت الدكتورة التغيرات ما
تكون تغيرات جوهرية بتكون تغيرات بسيطة أنه أنا بعمل
عملية اللي هو adaptation أو بعض الـ exchange أنه
أوصل اللي هو أحقق النشاط تبعي بطريقة تعطيني
الأهداف أو تحقق لي الأهداف بأكثر جودة ممتاز، تمام؟
هدول النقطتان واضحات لكم يا صبايا؟ okay، نروح على
النقطة الثالثة يكون دليل للتصرف وتوجه المنظمة نحو
الأفعال خلّينا ناخد مين يحكينا، مين صبايا ولا،
حكت ليوم معانا ولا؟ تبصد فينا ولا، إذا موجودة
معانا بتقدر تلقى استخدامها؟ فينا سهام، ماشي، سهام
واجتمعت وانضمت، تفضلوا يا عندي، حابين تحكوا
حاجة؟
أحكي؟ تفضلي روان تفضلي روان إنه ممكن يكون دليل
للتصرف وتوجه المنظمة للأفعال والتنفيذ إنه بيكون
التخطيط بمثابة دستور للمنظمة أو المؤسسة حيث إن فيه
بيكون مبادئ وتوجيهات وتعليمات نمشي عليها في العمل
هيصير طبعًا وفق المخطط له فإنه لو تخطيت أول شيء من
حيث البداية في عملية التخطيط المبادئ الأسس
التعليمات أي شيء يخص المنظمة فهذا هيكون يعني إنه
وفقًا لها الموظفين أو العاملين هيتصرفوا فإنه هيكون
مثابة الدليل أو دستور لها ممتاز ممتاز طبعًا، هلأ،
لما أنا ببدأ في مشروع مشروع، بعمل شغل اسمه
الـAction Plan، هاي الـAction Plan بتكون مضبوطة ليه
كل مشاريع، أمتى وقت تنفيذها، خلّيني أفترض إن عندي
أحد… لحظة، لحظة، الـAction Plan هي الخطة
التنفيذية، مش التخطيط، هي جزء من التنفيذ، تفضل،
جزء من التخطيط، تفضلي صحيح أنا بقى بنحكي على مستوى
التنفيذ لما أشياءه لما أنا أبدأ لما تحكوا مصطلحها
بال English ترجموها يا أخوات لأن في أخوات تخصصاتهم
مش هندسة أو بعيدة شوية عن اللي بتحكوه تفضلي تمام
بتكون عندي في هذه الخطة إنه أنا عندي نشاط مفروض
يبدأ في بداية شهر سبعة وكتاب نشاط محتاج عطاء طبعًا
العطاء لازم يكون قبل ثلاثين يوم من بدء التنفيذ
عشان أنا أقدر أجهز العطاء وأعلن عن العطاء وأعمل
ترسية وعملية التوريد فلو ما كانش واضح عندي هذا
الخطة ببدأ أقدر أنا أكون عارف أتصرف أو شو الإجراءات
اللي لازم أخدها فبناء على هذه الخطة كان عندي دليل
واضح كيف عملية التصرف باتجاه هذا النشاط يعني أنت
لازم تعرف مثلًا وقتش بيبدأ التسجيل لـMagistrate
للفصل الثاني عشان يبدأ التسجيل، ما بيصير هيك تسجيل
وماضيهاش الفصل إذن هو دليل للتصرف، تخيل نعرف
التفاصيل اللي هنمشي فيها، أيضًا من فوائد التخطيط
كمان عندنا اللي هو يحسن التنسيق طبعًا من بداية
الهدف وإحنا بنقول في الخطة بيكون عندي وصف شامل
بيكون عندي محدد كل الأنشطة ومين المسؤولين فلما
يكون عندي واضح كل هذه الأمور بسهل عملية التنسيق ما
بين الأقسام ما بين المنفذين وشركاء تبعهم بحسن
التنسيق كمنفذين من الفئات المستهدفة يعني اليوم أنا
بدي أفضّل اليوم أنا عندي تنسيق ضمن الخطة إنه بدي
أبدأ عملية تنسيق لورشة عمل معينة، هل هدول إن
بيناسبهم مثلًا أبعث لهم email ويعطيهم confirmation؟
ولا هل عملية التنسيق هتكون من خلال الجوال؟ بيختلف
طبعًا بناء على النشاط وطبيعة الناس اللي أنا بدي
أدعوهم أو بدي أستهدفهم؟ طبعًا التنسيق يمنع التضارب
ولا عشوائية، قبل شوي حكينا مثلًا لما كانت يا رب
تعمل تحقيق ومستعجلة لو جاها ورشة عمل، قلنا واحد بقى
أتهيأ لها فيش تنسيق، هتروحي تبعتي هي وتبعثي نجوى. طب
وبينفعك تبعثي اثنين لنفس المرحلة؟ لأ طبعًا، ومين
يظل في شغل؟ إذن يحسن التنسيق لأن الرؤية بتكون أمامي
واضحة، بكون أنا عارفة، يعني أنت لما تمشي الآن في
طريق فاهمه، عارفه، عارفة نهايته، عارفة إن أنت
رايحة العنوان الفلاني، بيكونوا واضحة الأمور، غير
لما نمشي في شكل عشوائي، ممكن نلجأ في طريق مسدود
على فترة، ممكن نضيع الوقت ومش واصلين عليه، عشان
هيك الت
تمام، من الفوائد الثانية كمان عندنا يحسن التخطيط
من إدارة الوقت خلينا بقى اللي هو كيف بيصير عندي
عملية إدارة الوقت سلّمة فلو كنت أنا عندي موجود
أفوانالجدولة اللي هي البرامج الزمنية بالضبط
الجدولة أو البرامج الزمنية لو أنا عندي حد مشروع
عامل خطة كيف إن هو بده يستغل فرصة في موسم معين لو
أجا هذا الموسم لو كان هو مجهز المواد أو الـ raw
material المواد الخامة اللي لازمة لعملية التصنيع
بتتوقعه بقدر يدير وقته ويكون عملية الإنتاج عنده
أسرع من لو كان هو ما كان مجهز هذه الخطة وعنده
المواد الخام جاهزة طب عين إنه معنا إنه لو في عملية
التخطيط هيكون قبل بوقت عامل عملية توريد المواد
الخام معناته بيكون عنده وقت أكثر فيزيائيًا معناته طلع
وقت أكثر وقدر يستغل الموسم أحسن استغلال بالنسبة
لإدارة الوقت الآن إحنا عندنا اجتماع طبعًا في حاجة
اسمها Meeting Management إدارة الاجتماع عندنا
اجتماع السبت في جهة الساعتين بعتنا لكم رسالة اليوم
السبت الأصل إن أش يوم الأربعاء تسكية، ويوم
الجمعة تسكية، ويوم السبت الصبح تسكية، هذا اسمه
تخطيط لعداد الوقت، تخطيط للـTime، واضح؟ مش هقول
يلا تعالوا السبت الجامعة، هتنسوا أكيد، وحتحطوا
برامج، وتحطوا شغلات في الموعد، وانسيتوا الموضوع،
إذن يحسن تخطيط لعداد الوقت، تفضلي. أيه، ممكن بس، عن
إذنك دكتورة، ممكن نضيفها أنا برضه تصحيح الأولويات
اللي حكيناها قبل شوية، إذا حكينا هذا على فترة
زمانية قصيرة، يعني أنا لما تكون عندي واضحة
الأنشطة، شو أهميتها وشو هو الشيء العاجل، أنا بقدر
أستغل الوقت بطريقة، بطريقة الأمثل، بحيث إن هو ما
يضيع عندي وقت من خلال تنفيذ النشاطات. يعني مادة
الطلابة عندها quiz مادة، لو عندها خصم في ذات الوقت
بتفوق إن شاء الله يعني أنتم لما نجحتوا حصلتم على
معدلات عالية في الجامعة بيقولوا بيكون ده إيه إدارة
الوقت السليمة، نجحتوا بالزق، معناه ما فيش إدارة
الوقت لحظة، okay تفضلوا مع الخيار الثاني، okay
النقطة الأخيرة اللي هو يحسن التخطيط عملية الرقابة
ويكون بمثابة معايير للأداء، مين يقولنا إحنا عشان
نكون بنعمل عملية رقابة سليمة، شو بكون محتاج؟ لأ، هو
قبل سؤالك يا أُنتِ، إحنا عرفنا بتخصيصها، ما هي
الرقابة؟ قبل ما نسأل سؤالك، نسأل إيش هي الرقابة
اللي بتحكي عنها قاعدة، ممكن مش عارفاها بصراحة مين
يا بنات عنده جواب شو هي الرقابة؟ نزوان، تفضلي يا
نزوان الرقابة هو إن أقيس مستوى الأداء الفعلي
للمؤسسة وأقارنه بالمستوى اللي أنا كنت مخطط له،
يعني هل طابق هذا المستوى أو لا حققت النتائج أو
لا؟ تمام ممكن أنا كمان أضيف الرقابة هي عبارة عن إن
أنا أتأكد من جميع عمليات الإدارة اللي قبلها من
تخطيط وتنظيم وتوجيه هي ماشية على الـTrack الصحيح
ولا يكون في عندي Error أو delay أو تأخير أو أي
مشكلة أو جهد أو Dropout الرقابة هي التأكد من أن ما
خُطط له اللي هو الهدف هو ما تم تنفيذه المزيد
الأرباح عند الصوت، المزيد الأرباح بـ10%، ابنيجي
آخر السنة، هل الأرباح زادت 10% ولا أقل ولا أعلى؟
إن الرقابة اللي بنحكي عنها، هذا عالم واسع، التأكد
من أن الخطة تم تنفيذها، عشانك بنحكي التخطيط
والرقابة وأمان لا ينفصلان، يعني لو عملتي خطة أو مش
كل شوية رجعي لها، طب ليش عملتيها؟ طيب، يعني ما عملت
فوضى من غير رقابة فاشلة، طب، لو لاحظت أن أنا ضايع
وما عنديش خطة، طب علشان أراقب، إذا مش عندي مرجع
أرجع له، فوضى، التخطيط والرقابة توأمان لا ينفصلان،
بيسمي بعض اللي أحيانًا بيشوف في التلفزيون، في أطفال
بينولدوا ملتصقين، okay؟ لما ييشوا الفصلوة، احتمال
كبير الاثنين يموتوا أو واحد يموت والثاني يعيش.
احتمال ضعيف واثنين يعيشوا لأن هم بيكونوا مشتركين
بالقلب مثلًا أو بالكبد، يعني الأجهزة اللي فينا بس
قلب واحد، كبد واحد، فممكن واحد يموت والثاني يعيشوا.
نفس الشيء، التخطيط والرقابة توأمان، بينفصلوش، لو
نفصلنا، معناه المواصفة ماتت، بالمخ. لما بتراقب،
لازم يكون عندها خطة، ولما أعمل خطة، لازم أراقب،
أضل أتبع معها، هل إحنا فعلًا نفذنا؟ كان عندنا الشمعة
الشهرية، كل أول ثلاثة، نعمل، صح، هي إحنا ملتزمات، ماشي،
إذا أنت خططت وراقبت، توأمان، لا ينفصلان، هنا زميل
معيار الأداء، إيش معيار الأداء؟ مين يعرف هو
ياخد bonus، يلّا،
في كلمة واحدة هو هذا اللي أنا كنت أقوله، هي نجوان
ذكرت كلمة قيادة، شو هي الأشياء اللي أنا بستخدمها،
نبسطلهم، خلينا نبسطلهم، ياخدوا بطلنا، آه
يا صبايا، فضل، السؤال مواجه للجميع من ضمنهم
الأستاذات، يا روحيه، ما المقصود بمعيار الأداء في
كلمة واحدة بس؟أقول أنا؟ ‏- تفضلي ‏- حسنا، المفروض
في عملية الرقابة زي ما حكت نجوان إن إحنا محتاجين
القياس، لازم يكون فيه عندنا مؤشرات ‏- معيار، معيار،
المؤشرات هي المقاييس ‏- إيه؟ ممكن، ممكن ‏- هدف ‏-
ممتاز ‏- هدف ‏- يا رأي أنت عارفاها ولا بس هيك؟ ‏-
لا عارفاها، لأن أنا إيش بدي أرجعله؟ هو الهدف
الأساسي ‏- المفروض استثنيناكي من الإجابة ‏- أيه
الأداء هي الأهداف؟المقاييس هي الأهداف. فضّل يا
عبدالله كاملي. نعطيه موقف. ‏- تمام، فلازم يكون في
عندي وسائل للقياس، ‏عشان تسهل عليّ عملية الرقابة،
‏هذه اللي أنا بحطهم كمؤشرات، قياس أو Indicators في
الخطة، ‏ومن خلال عملية التخطيط، بيصير عندي واضح،
‏شو الاشي اللي أنا بدي أتبع عليه، ومين مارجعيتي،
‏وبناء عليها بقدر أحدد أداء في عندي أنا إنجاز،
‏وأداء الـQuality في الإنجاز، ‏مش مجرد بس أنه أنا
بحقق أربعة. ‏- صالأن معيار الأداء هي الأهداف الأهداف
هي تصبح مرجعية إلي عشان أراقب عليها هي الأهداف وين
توضع، ما هي توضع في الخطة بالظبط، إذا الخطة أهداف
زي ما توشر أحنا تخطيط خطة أهداف، بعدين بجري أراقب،
مافي خطة مافي رقابة، في خطة خطة، واضح؟ تمام، صحيح،
هل هنقدر ننتقل للـslide الثاني و لا هنعمل meeting
جديد ده؟ هو ضال دقتان، ماشي إيش رايكوا نكمل ولا
تاخدوا break؟ أشيروا علينا يا بنات ناخدوا break
ولا لهم علاقة مايكوا جماعة يقولوا ناخدوا break
المفروض توقيع الشهد وخمسين ساعة زيادة يعني تاخدوا
break كام دقيقة؟ أكيد ال break بسيط لكل ساعة ماشي
بس يا روحي حضروكوا الجهوة عشان الصحة الصحاب نرجع
معاكي معاكي سبعة دقائق نرجع على الـ «زوم» يعطيكوا
العافية «عافية قلبك يا رب» نراكم كما كنا شوية