عوض بالله السبعين اللي علينا الشيطان الرجيم بسم
الله الرحمن الرحيم الحمد لله والصلاة والسلام على
المصطفى الأمين سيدنا محمد وعلى آله ومن ساره على
دربه بإحسان إلى يوم الدين بالبداية السلام عليكم
ورحمة الله كيف حالكم؟ الحمد لله عليكم وسلامة كيف
أنا سعيدة اليوم؟– يا عزيزي يا أخوان، تكتبوا على
الـ «واتس» إنه القاع فتحت؟ – الحمد لله يا عزيزي.
الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله
يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي.
الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله
يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي.
الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله
يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله
يا عزي
بعد كدا دخلنا، وتقافة، تقافة من أنظمات الـCulture،
بعد كدا دخلنا، طبعا، وظيئة دا، دخلنا في وظائف
الإدارة. المحاضرة الماضية شرحنا مع الأخوات برك
الله فيها موضوع التخطيط، وهي الوظيفة الأولى من
وظائف الإدارة، اليوم، إن شاء الله، هنحكي في
الوظيفة الأخيرة، عاملين قفزة كدا، وهي الرقابة،
«decontrolling» أو «monitor»، نفس الشيء.«أبو
القابر»، «أبو
القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»،
«أبو القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»، «أبو
القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»،
«أبو القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»، «أبو
القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»،
«أبو القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»، «أبو
القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»أه مبارك انت
بقى من أخيهم ان شاء الله بقى السيسي ان شاء الله
نمجى معاكم .. أفنان اللي هو ذاته أيه خلاص بعض نوري
أفنان عارفون على بعض لحظة أنا أفنان خالد الحلاء
خريجة هندسة مدنية خريجة 2019 بدأت
MBA بالـ 2019 برضه وحاكمة معاكم اليوم في الرقابة
أهلا و سهلا
أختها أيوة يا دكتورة أنا آية خالد الحلال برضه
خريجة الهندسة المدنية من الجامعة الإسلامية سنة
2000 مافيش .. مافيش سؤال؟ يالا هاي نبدأ أفتح لأ
هاي نبدأ أفتح اه خضلي خريجة الهندسة المدنية من
الجامعة الإسلامية سنة 2019 وبدأت ال master على طول
سنة 2000و19 برضه وهاني بقى معاكم اليوم في المنطقة
يعني أنتوا توائم درسين نفس التخصص ومخصصين مع بعض
ولا هي بالصورة؟ هي أكبر مني بس اتخلصت أنا بدري من
الهندسة عشان هيك يعني بدري الساعة كام خلصتي؟ بدري
منها فصل حلوة خلصتي بدري ماشي يعني كانت مخصصة
متأخر مش مشكلة خلونا يا أخوات نبدأ مع بعض في موضوع
دقابة تفضل لو سمحتواأنا راح أكون معاكم اليوم في
موضوع الرقابة إنتوا اتنين ولا واحدة؟ إحنا اتنين
وين فريق العمل؟ إنتوا إتنين؟ إتنين أه أه معاكوا
هتكمل
معاكم إن شاء الله هأكمل أنا في موضوع الرقابة اللي
هي الـcontrolling الرقابة إحنا زي ما احنا اتعلمنا
بالمحاضرات السابقة إن وظائف الإدارةهي التخطيط
والتنظيم والتوجيه والرقابة آخر وظيفة من وظائف
الإدارة هي الرقابة تعتبر الرقابة آخر وظيفة لأنها
تتأثر بجميع وظائف الإدارة السابقة ففي حال نجاح
عملية التنظيم والتوجيه والتخطيط ولكن بدون الاهتمام
بوظيفة الرقابة سيؤثر ذلك سلبًا على نجاح العمليجب
فأنه احنا لازم أنه احنا نحدد مقاييث الأداء لتحقيق
أهداف والخطط اللي احنا عملناها في التخطيط والتنظيم
والتوجيه. Okay، إذا الرقابة، لحظة، الرقابة،
Controlling زي ما حكينا، هي أخر وظيفة من وظائف
الإدارة، عشان بعدين نرجع تعني تخصيب تنظيم توجيه
رقم. طبعا، نشوف إيش، عريفة، تفضلي قبلها.أول إشي
هنحكي عن مفهوم الرقابة هي أنشطة منظمة منهجية تهدف
إلى جعل الأنشطة المختلفة والخطط والنتائج منسجمة مع
التوقعات والمعايير المستهدفة وفيها وجود انحرافات
تؤثر التواشر للأسباب وتتخد الإجراءات الصحيحة
اللازمة الرقابة تركز على ما هو حاصل فعلًا على أرض
الواقع عند التنفيذ مما تم إقراره في الخطط مسبقًا
أول إشي هو حكالنا عن تعريف الإدارةالرقابة، هناك
تعريف كثيرة للرقابة وأيضًا من تعريف الأخرى للرقابة
أنها العملية التي يتم من خلالها التحقق من سير
العمل وفق تعليمات المؤسسة وأيضًا هي عملية يتم من
خلالها التأكد من أن كل شيء يصير في الموظمة وفق
لمجموعة الخطط والتعليمات الموضوعة والصادرة وإضافةً
بالمبادئ والمعاملة تكون موجودة بطريقة تمكن الشخص
والموظفمن الكشف عن مواضع الضعف فيها وأيضًا تصحيحها
أهم جزئية من تعريف الرقابة اللي هو أنه إحنا، أن
الرقابة بتساعدنا على الكشف عن مواضع الضعف فيها، في
العمل ومصحف، ولازم أنه إذا كشفنا مواضع الضعف لازم
أنه إحنا نقوم بتصحيحها مثلًا أنه أنا براقب عندي،
أنا في دوام، عندي دوام من الساعة التاسعة لساعة
الثالثة مساءًأنا فيه لازم أراقب أنه هل الموظف
ملتزم أنه فعلا بييجي من الساعة 9 للساعة 3 ولا لا
هادي .. هادي أنا بأراقب حتى لو مثلا بيعمل ..
بيشتغل و بيقدي عمله بالفترة هادي لو ي .. لما بييجي
متأخر لكن لازم أنه أنا أشوف هل هو ملتزم بجميع ..
بجميع قرارات المؤسسة و الخطط اللي بتكون بها
المؤسسة ولا لأهذه وظيفة اللي هو الموظف اللي هو
بيقوم بمراقبة، بعملية المراقبة في المؤسسات. إذا
وقعدت بيقوم بيقوم بيقوم بيقوم بيقوم بيقوم بيقوم
بيقوم بيقوم بيقوم بيقوم بيقوم بيقوم بيقوم بيقوم
بيقوم بيقوم بيقوم بيقوم
بيقوم
بحكينا المحاضرة الماضية إن التخطيط و الرقابة و
أمالنا ينفصلان، دا فاكران، فاكرين؟ في التخطيط بحط
الأهداف و بعمل الخطة، في الرقابة بدّى أتأكد هل
الخطة اللي وضعتها في التخطيط هي اللي تم تنفيضها
ولا لأ؟ أنا مش هتأكد غير للمراقب، إن أنا لما أتأكد
أمامي تلات حالات، أما يكون تم تنفيضها تماما، فهنا
مافيش انحراف، مافيش مشاكل، خلاص، بنكمل،أو إنه ما
تمشت عفيدها وفي انحراف سلبي، هنا لازم نعالج، لأن
اكتشفت وجود انحراف سلبي، يعني إحنا بعدين على الخطة
في شغلنا، لازم نعالج القصور والسبب، نصلح الوضع،
يعني أرجع الوضع للسليم، تلاتة إما انحراف إيجابي،
وهو تحقيق إرجاز أعلى من المتوقع، وهنا بنروح،
بنراجح هدفنا، لأن عيد تاني،زي ما هو مكتوب أمامك،
التأكد من أن ما خُططة له وان خُططة في التخطيط هو
ما تم تنفيضه، ماشي؟ البقعة بتخليني أمسك للحراف،
هيها ده وقع، ماشي، هيها ده، هي اتنين، هيها ده، ده
فيه، إيصال فيه حراف، هذا الحراف، وقع، نكتشف
للحراف، للحراف تلات أنواع، إما الحراف كويس،ماشي،
وقلنا إنحراف إيجابي، معناها إن أنت متى قلتي أنا
بدي أجيب في المصاق 80، جايبة 90، ما شاء الله، طبعا
خُلي بالك حسب الإيراد أو التكليف، يعني ممكن نكون
عكس بعضنا، إذا كان الإنحراف إيجابي، براجع الهدف،
طب أنا بدل ما إحنا ممكن نحقق أرباح بالنسبة العالية
هذه، ليش مش من البداية، إذا لما كان الإنحراف كويس،
براجع الهدف،بأرفع منه يعني، مين؟ مافيش الحراف، هاي
هم ضالهم ماقفين جان بعض، نزقين، ماشي، تلاتة الحراف
سلبي، واجع، هاي واجع، انحراف السلبي معناه إن هناك
خلل أثناء التنفيذ، خُدي بالك، لو أنا عندي رقابة
سليمة باكتشف الخلل في بداية، فبكون سهل إن إحنا
نعالجه، أما بعدين ممكن يكون صعب فيه، مش فيه موقع
لشكله، إذا زي ما هو الكاتب أمامك جوهر عملية
الرقابة،وهدفها الرئيسي تصحيح الانحرافات. إذا
الرقابة ليس لمجرد الرقابة ولا هي Prestige، شوفوني
أنا مراقب عام ولا هي لتصيد الأخطاء، قاعدة بدور على
خطأ، يعني بمعنى يا أخوات، أنا لما راقب، براقب
الشغل، ما براقب شخص الإنسان، لما تراقبي شخص معناه،
بتدوريله على إيش؟ على زلة هنا ولا هنا؟ زي ما حكت
Smith-Committal مثلا زي نوع عيد الدورة،هذه رقابة
روتونية يومية، عنا دول من الـ8 للـ3، مسموح مرونة
للـ8.25، بعد الـ8.25، ببدأ المساءلة، ماشي، لما
قاشي أعمل تقييم الأداء، اللي هو التقرير للموظف،
بنتشوف التزامه بالمواعيد، ماشي، الآن الموظف بيجي 8
.5، مطنش، بتأخر، ماحدش سأله،زودها شوية صاريش تسعة
لتلت، ماحدش دور، صاريش تسعة لربع، كل مال هو
الماطل، لكن لو من البداية ما سكنها تعالى هنا، انت
معاها، موعدك من تمانية لتمانية وربع، ليه جايعة
تمانية ونص؟ بعدين هيمشي هيك، إذا خوني بالك،
الرقابة تنجح وتكون فعالة، لما أنا اكتشفها، اكتشف
الخلل من البداية، زي لسمح الله من غير شر إنسان
معامر، لو من البداية اكتشفه، علاجه سهل،لكن لو
تفاقم الوضع بكون صعب، إذا أن الرقابة ببساطة أحد
وضعها في الإدارة أتأكد أن ما وضعه في الخطة هو اللي
تم تنفيذه، هدفها الأساسي كشف الانحرافات وتصحيحها،
خودي بالك، إجت مثلا آية قدمت تقرير لأفنان أنه فيه
هناك اختلاص، واحد أفنان حطت التقرير في الدرج وسكت
عليه، إحنا هنا اكتشفنا الاختلاص، بس ماعملناش حاجة،
يا سلام، طب واش أستفدنا؟أنا بعرف إنه أفلام تيجي
متأخرة، بس دلوقتي ساكتة، مع الفاضي. إذًا اكتشاف
الانحراف فقط نقص في جوهر عملية الرقابة، إيه؟ لإيه؟
طب عرفنا إنه في حرامي، وبعدين؟ ماشي، تصحيح
الانحراف هو هنا اكتمال عملية الرقابة، فيه اختلاص،
شكله لجنة تحقيق، حقق، تشرفنا المختلص، رجع المصاري،
حلنا المشكلة، إحنا اللي بيصير الأسس في بلدنا،
بيكتشفوا الخلل و بيخلوه، يعني كتير تقارير تتكتم،
وبس الهدف مش تقرير ولا الهدف يقول أنا عندي حرام أو
عندي مختلص الهدف أني أنا أصلح الوضع هدفنا من
الرقابة تصليح الوضع مين يا أخوات عندها موقف أو
حابة تحكي كيف بتتم المراقبة في الشغل أو إشي؟
مفيش حدار؟ بالظاهر نايمين مش معقول يعني منكم في
الشغل وفيش رقابة يا جماعة
فتفضل يا أستاذة فاتق، فتفضلي يعطيك العافية يا
دكتورة عفوكيأه، لأ، بحكي مثلًا بسيط يعني أنه مثلًا
إحنا كيف ممكن بنراقب الـTask وإن مثلًا أنا عندي
مثلًا team أو عندي فريق عندي في الشغل أنا كيف بدي
أتبعه بالمفروض إنه كل حد بيكون فيه عنده tasks
معينة اللي هي مهام وظيفية معينة فيه عنده خطة عمل
بده يمشي عليها أنا كيف بدي أراقب هذا الاشي من خلال
خطة العمل؟ لأن حضرتك حكاتي إنه أنا مابراقب الشخص
أنا براقب اللي هو إنجازه للمهم المطلوب منهوكل مهمة
بيكون في إلها time معين، فترة لازم إنجازها أنا
بطلب من خلال، من خلال هذه الخطة والتسكت اللي بيتم
إنجازها في مواعيدها المحددة براقب العمل وجودة
العمل وإنه هل هذا الموظف ماشي على ال tracking اللي
هو مخطط لإله ولا لأ وهنا أنا بحدد إذا كان لأ و
الله هو متأثر مثلا في task معين هو أنا بدي أسأله
ليش وإيش المطلوب عشان نصحح يعني هو مثال بسيطإنه
إحنا بنتبع من نفسنا و الآن يا خاتم بشيء بتشتغلي أه
أنا بشتغل منافقة مشروع كيف بيراقبوا عملك في تنسيق
المشاريع للإدارة العليا؟ ولا فيش مراقبة؟لأ طبعًا
أكيد في مراقبة، في مراقبة من خلال الاجتماعات
اليومية اللي بتكون مثلًا فترتها قصيرة، في عندنا
اجتماع أسبوعي، في عندنا اجتماع شهري، وفي عندنا
تقارير أسبوعية وتقارير شهرية وتقارير ربعية، هاي
بنتبع من خلالها اللي هو شغلي أنا كمنصق مشروع.
طبعًا يا أخوات، هنا أنا لما حكيت إن المراقبة
ماتكونش على الشخص، لا يعني إنه فيش مراقبة لو كان
فيه uniform معين،ماشي، لأ، مدخل ضمن المراقبة، أنا
قصدي أنه الرقابة لا تعني تصيب الأخطأ، يعني مستناش
عليكي زلة و لا خطأ لا يذكر و أروح ناس تكون مجهودة
و مركزة على النقطة هذه، هذا المقصود فيها، أنه أنا
أكون رقابتي موضوعية زي ما هنشوف، إذا فيه uniform،
بنراقب عليه، بنشوف، هل منتزمين ولا لأ، ماشي؟لكن إن
أنا أحطك في رأسي وأدور على حاجة زيك أمسكها عليكي،
هذا كتير اللي بيصير للأسف، هذا اللي بيصير، إنه
بترجعه هذا الشغل وبركز على حاجة زيه، تفضّل تكملي
قبلها.
العملية الرقابية هي عبارة عن عملية مستمرة لقياس
الأداء واتخاذ الإجراءات لضمان نتائج المرغوبة،
النظام الرقابي يعمل على أساس البيانات والمعلومات
المتوفرة بأساليب شتة، مثلوالمشوفات أو المذكرات أو
التقارير المختلفة ولذلك ولذي يدفع ليتي لعملية
رقمية نهتم بالتوثيق وحفظ البيانات وتصنيفها
وتحليلها واستخراج المؤشرات المقيمة منها العملية
الرقمية عندي توضيح أكتر لها المدير يقوم بقياس أداء
يحددون إن كان يتناسب تتناسب الأداء الموظفين مع
المعايير المحددةأو إذا كانت النتائج المقارنة أو
المقبولة لا حاجة لتخدئز أي إجراء يعني إذا كان
العمل نفس ما هو مطلوب منه نفس ما هو مخطط عليه مش
لازم أنهم يتخدوا أي إجراء لأنه إذا اللي العملية
بتسييح بشكل صحيح أما إن كانت النتائج بعيدة عن ما
هو متوقع أو غير مقبولة لازم يحلوا تصريح العملية
إلا هناخد خطواتهاوإن اتعرف عليها بشكل مفسر أكتر.
دماغ تانية يا أخوة، ما المقصود بالعمل إيه دي؟ هي
عملية مستمرة، طول ما المؤسسة موجودة وإيها خطط لازم
تكون عندها إيش رقابة، بتتم فيها قياس الأداء، اللي
هو العمل الفعلي، العمل إيش الفعلي، إذا اكتشفنا فيه
أخطاء أو انحرافات لازم نعالجها. طبعا، أنا زي ما
طوحت المثال اللي حكيته زميلكوا فاتر، على أي أساس
بالدراجة، لازم يكون عندنا تقارير، اللي هي
البيانات.ماشي لازم يكون عندنا ملاحظة لازم يكون
عندنا أسس بناء عليها إيش بنعمل المراقبة ونبتخد
القرار مذكرات، اللي هي التقارير زي ما قلنا كشوفات
الحضور والغياب، الكشوفات المالية، التقارير
المختلفة، كل هذا بتساعدنا على إيش؟ على الرقم،
فضليه دكتورة أنا عندي مثل ممكن أحكيه فضليهإن كيف
بيتم توثيق عملية الرقابة وإنها لازم تقوم على أسس
واضحة وما تكونش هوائية يعني أو مش على إشي واضح
فضلوا إنه مثلًا، مثلًا عندنا بالشغل نظام الرقابة
كتير قوي بحيث إنه مثلًا أنا كموظفة عندي مدير أعلى
مني وعندي مهم معين لازم أعملها فكل شهر بعمل خطة
بحكي شو الأشياء اللي لازم أعملها هذا الشهر أراقب
الشركاء مثلًا أو الـpartners في قطع غزدةمثلًا أتبع
خطة مثلًا الـ «M&E» اللي هي الـ «مونيترينج» والـ
«إيفاليواشن» يعني ال «Tasks» تبعوتي و بكتب إن أنا
في الأسبوع الأول بدي أعمل كذا و التاني كذا و
التالت كذا وبس ينتهي الشهر بسلم الـ «Deliverables»
أو الأشياء اللي أنا عملتها ووصلتها وبيتم مقارنة
بين الأشي اللي أنا عملته والأشي اللي هو المفروض
«قطعة الكهربا ونزل أمان»
مش مشكلة بس أنا بدي أحب عناكم مش مشكلة