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|---|---|
CNIL/CNILTEXT000047219313.xml | La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ou RGPD), notamment ses articles 47, 57 et 64 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 2019-536 du 29 mai 2019 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 73 ;
Sur la proposition de Mme Anne DEBET, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Benjamin TOUZANNE, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Le 24 mai 2018, les règles d’entreprises contraignantes sous-traitant (BCR) soumises par le groupe GENERAL ELECTRIC INTERNATIONAL INCORPORATION ont été reconnues conformes aux exigences posées par les documents WP195 et WP204 adoptés par le groupe de travail de l’article 29 et, à ce titre, considérées comme apportant un niveau de protection suffisant.
La Commission prend acte de la transmission des BCR sous-traitant de GENERAL ELECTRIC vers GE HEALTHCARE.
La Présidente
Marie-Laure DENIS
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CNIL/CNILTEXT000042186028.xml | La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE ;
Vu le code de la santé publique ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 66-II ;
Vu la loi n° 98-1194 du 23 décembre 1998 de financement de la sécurité sociale (CSS), créant le système national d'information interrégimes de l'Assurance maladie (SNIIRAM) ;
Vu la loi n° 2019-774 du 24 juillet 2019 relative à l'organisation et à la transformation du système de santé, notamment son article 41 ;
Vu le décret n° 2016-1871 du 26 décembre 2016 relatif au traitement de données à caractère personnel dénommé système national des données de santé ;
Vu le décret n° 2019-536 du 29 mai 2019 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu l'arrêté du 19 juillet 2013 modifié relatif à la mise en œuvre du système national d'information interrégimes de l'Assurance maladie ;
Vu l'arrêté du 22 mars 2017 relatif au référentiel de sécurité applicable au système national des données de santé (SNDS) ;
Vu l'arrêté du 17 juillet 2017 relatif au référentiel déterminant les critères de confidentialité, d'expertise et d'indépendance pour les laboratoires de recherche et bureaux d'études ;
Vu la délibération n° 2019-039 du 11 avril 2019 portant adoption d'un référentiel portant sur la description et les garanties de procédure permettant la mise à disposition en vue de leur traitement de l'échantillon généraliste des bénéficiaires (EGB) et des bases de données thématiques appelées datamarts du système national d'information interrégimes de l'Assurance maladie (SNIIRAM), présentant un faible risque d'impact sur la vie privée et abrogeant la délibération n° 2018-134 du 12 avril 2018 ;
Vu la saisine de la Plateforme des données de santé en date du 28 avril 2020 pour homologation d'une procédure simplifiée en application de l'article 66 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 susvisée (ci-après la loi Informatique et Libertés ).
Sur la proposition de Mme Valérie PEUGEOT, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Nacima BELKACEM, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
La Commission a été saisie le 28 avril 2020 par la Plateforme des données de santé d'une demande de modification du référentiel portant sur la description et les garanties de procédure permettant la mise à disposition en vue de leur traitement de l'échantillon généraliste des bénéficiaires (ci-après, EGB) et des bases de données thématiques appelées datamarts du système national d'information interrégimes de l'Assurance maladie (SNIIRAM), présentant un faible risque d'impact sur la vie privée, établi par la délibération n° 2019-039 du 11 avril 2019.
Le présent référentiel porte sur la description et les garanties de procédure permettant la mise à disposition en vue de leur traitement des données de l'EGB du SNIIRAM, composante du système national des données de santé (SNDS).
L'EGB du SNIIRAM est un échantillon constitué par la Caisse nationale de l'assurance maladie (CNAM) qui concerne 1/97e de la population couverte par l'assurance maladie en France. L'EGB contient des informations sur les caractéristiques sociodémographiques et médicales des bénéficiaires et les prestations de soins qu'ils ont reçues. L'utilisation de cet échantillon permet notamment de mieux connaître et comprendre le recours aux soins, les trajectoires de soins et les dépenses de santé des assurés sur une période.
Sont également constituées à partir du SNIIRAM des bases de données thématiques de données agrégées appelées datamarts orientées vers le suivi des dépenses (Damir) ou l'analyse de l'offre de soins (Amos), ainsi que des tableaux de bord sur la biologie et la pharmacie. Ces jeux de données sont inclus dans le champ d'application du présent référentiel.
Conformément aux dispositions du troisième alinéa de l'article 66-II de la loi Informatique et Libertés , des jeux de données de santé présentant un faible risque d'impact sur la vie privée peuvent faire l'objet d'une mise à disposition en vue de leur traitement dans des conditions préalablement définies par un référentiel, sans que l'autorisation prévue à l'article 76 de la loi précitée soit requise.
La Commission rappelle, à titre liminaire, que le SNIIRAM étant une composante du SNDS, l'ensemble des dispositions législatives et réglementaires relatives au SNDS est applicable aux traitements de données issues de l'EGB et, en particulier :
l'interdiction d'utiliser les données du SNDS pour les finalités décrites à l'article L. 1461-1 V du code de la santé publique (finalités interdites) ;
le respect du référentiel de sécurité applicable au SNDS, fixé par l'arrêté du 22 mars 2017 ;
le principe de transparence prévu à l'article L. 1461-3 II du code de la santé publique. La Commission rappelle sur ce point que le cadre juridique permettant la mise à disposition des données du SNDS et de ses composantes est conçu de façon à rendre compte de leur utilisation à la société civile. A cette fin, le code de la santé publique subordonne l'accès aux données du SNDS et de ses composantes à la communication à la Plateforme des données de santé de plusieurs éléments par le responsable de traitement, avant et après la réalisation des études. Ainsi, le responsable du traitement s'engage à enregistrer auprès du répertoire public tenu par la Plateforme des données de santé les études réalisées dans le cadre de ce référentiel. Cet enregistrement, à effectuer par le responsable de traitement ou la personne agissant pour son compte avant le début des études, s'accompagne de la transmission à la Plateforme des données de santé d'un dossier comportant :
- le protocole, incluant la justification de l'intérêt public, ainsi qu'un résumé, selon le modèle mis à disposition par la Plateforme des données de santé ;
- la déclaration d'intérêts du responsable du traitement, en rapport avec l'objet des études ;
- à la fin des études, la méthode et les résultats obtenus en vue de leur publication ;
- la conformité de l'enregistrement du traitement et de la transmission des résultats aux modalités définies par la Plateforme des données de santé.
L'information des personnes concernées quant à la réutilisation possible de leurs données et les modalités d'exercice de leurs droits, devront être conformes aux dispositions législatives et règlementaires applicables aux traitements de données à caractère personnel du SNDS.
La description et les garanties de procédure permettant la mise à disposition des données à caractère personnel issues de l'EGB du SNDS définies par la Commission sont les suivantes :
Traitements susceptibles d'être examinés uniquement par la Plateforme des données de santé
Les conditions d'accès définies par le présent référentiel s'appliquent aux traitements mis en œuvre à des fins de recherche, d'étude ou d'évaluations dans le domaine de la santé, justifiés par l'intérêt public, et pour la réalisation desquels seul un accès à l'EGB et/ou aux datamarts et tableaux de bord du SNIIRAM est nécessaire.
Sont susceptibles de bénéficier d'une approbation unique de la Plateforme des données de santé les traitements qui respectent les conditions cumulatives suivantes :
le traitement est réalisé au sein du portail sécurisé de la CNAM et ne prévoit pas la constitution d'un système fils du SNDS tel que défini à l'arrêté du 22 mars 2017 précité ;
aucun croisement de plusieurs identifiants potentiels, tels que définis par les dispositions réglementaires applicables au SNDS, n'est réalisé ;
la durée d'accès au portail n'excède pas vingt-quatre mois. Cette durée peut être prolongée de vingt-quatre mois maximum sur demande motivée du responsable de traitement.
Le traitement répond à l'une des finalités suivantes :
- évaluation comparative de l'offre de soins ;
- évolution des pratiques de prise en charge ;
- analyses comparatives des activités de soins ;
- description et analyse des pathologies et parcours de soins des patients ;
- études épidémiologiques et/ou médico-économiques dont les études pour la préparation des dossiers de discussions et réunions avec les autorités et comités compétents, ou les études à des fins de surveillance ;
- études de faisabilité dans le cadre d'une recherche impliquant ou n'impliquant pas la personne humaine.
Modalités d'accès spécifiques à certaines catégories de responsables de traitements :
Afin de bénéficier des présentes conditions de mises à disposition de l'EGB et des datamarts , dans l'hypothèse où le traitement est réalisé par des personnes produisant ou commercialisant des produits mentionnés au II de l'article L. 5311-1 du code de la santé publique ou les organismes mentionnés au 1° du A et aux 1°, 2°, 3°, et 6° du B de l'article L. 612-2 du code monétaire et financier ainsi que les intermédiaires d'assurance mentionnés à l'article L. 511-1 du code des assurances, ces derniers sont tenus de recourir à un laboratoire de recherche ou à un bureau d'études mentionnés à l'article L. 1461-3 du code de la santé publique.
Examen par la Plateforme des données de santé
La Plateforme des données de santé se prononce au regard des éléments suivants :
la justification apportée par le responsable de traitement pour démontrer la pertinence scientifique du projet ;
la finalité d'intérêt public poursuivie par le traitement ;
la durée de l'accès au portail pour le traitement envisagé, qui doit être limitée à la durée nécessaire à la réalisation de la recherche, l'étude ou l'évaluation ; et, le cas échéant, la justification de la demande de prolongation de cette durée adressée par le responsable du traitement ;
le respect des exigences législatives applicables au SNDS et l'engagement du responsable de traitement sur le respect du paragraphe 5 Accès aux données du référentiel de sécurité précité applicable au SNDS ;
le cas échéant, le respect des modalités d'accès aux données prévues par le référentiel déterminant les critères de confidentialité, d'expertise et d'indépendance pour les laboratoires de recherche et bureaux d'études (recours à un laboratoire de recherche ou à un bureau d'études pour certaines catégories d'acteurs).
Procédure d'accès
La demande d'accès est adressée à la Plateforme des données de santé dans les mêmes conditions que celles prévues pour la transmission du dossier de demande d'autorisation de recherche, étude ou évaluation dans le domaine de la santé prévu à l'article 76 de la loi Informatique et Libertés .
La Plateforme des données de santé notifie sa décision au demandeur dans un délai de quinze jours ouvrés, à compter de la réception d'un dossier complet. Sans réponse de la part de la Plateforme des données de santé au terme du délai de quinze jours ouvrés, la demande est réputée approuvée.
La Plateforme des données de santé peut contacter le demandeur pour tout complément d'information si nécessaire. Le délai d'approbation est suspendu dans l'attente des éléments complémentaires.
Dans le cas où la Plateforme des données de santé ne s'estime pas en mesure de se prononcer au vu des éléments constitutifs du dossier, elle peut décider que le traitement envisagé est soumis à la procédure complète selon les modalités prévues aux articles 72 à 79 de la loi informatique et libertés modifiée et en informe le demandeur. Après accord de ce dernier, la Plateforme des données de santé saisit le CESREES pour avis, puis la Commission nationale de l'informatique et des libertés pour autorisation, dans le respect des dispositions de la loi Informatique et Libertés .
Transparence
Sans préjudice du dispositif de transparence prévu par les dispositions législatives et réglementaires applicables aux traitements de données à caractère personnel du SNDS, la Plateforme des données de santé informe au moins une fois par an la Commission des approbations délivrées dans les conditions décrites dans le cadre du présent référentiel ainsi que des caractéristiques des traitements mis en œuvre.
La délibération n° 2019-039 du 11 avril 2019 portant adoption d'un référentiel portant sur la description et les garanties de procédure permettant la mise à disposition en vue de leur traitement de l'EGB et des bases de données thématiques appelées datamarts du SNIIRAM, présentant un faible risque d'impact sur la vie privée et abrogeant la délibération n° 2018-134 du 12 avril 2018, est abrogée.
Le présent référentiel portant sur la description et les garanties de procédure permettant la mise à disposition en vue de leur traitement de l'EGB et des bases de données thématiques appelées datamarts du SNIIRAM, présentant un faible risque d'impact sur la vie privée, entre en vigueur le lendemain de sa publication au Journal officiel de la République française.
La présidente,
M.-L. Denis
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CNIL/CNILTEXT000017653561.xml | La Commission nationale de l'informatique et des libertés ;
Vu la convention du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, pris ensemble le décret d'application du 17 juillet 1978 ;
Vu l'article 9 du code civil;
Vu les articles 225-1 à 225-3, 226-1 et 226-16 à 226-24 du code pénal ;
Vu le code du travail, et notamment ses articles L. 120-2, L. 121-6 à L. 121-8, L. 122-45, L. 123-1, L. 311-4, L. 432-2-1 et L. 412-2 ;
Vu l'article L. 11-6 du code de la route;
Vu l'ordonnance n° 45-1030 du 24 mai 1945 relative au placement des travailleurs et au contrôle de l'emploi ;
Vu la recommandation n° 89 du Conseil de l'Europe du 18 janvier 1989 sur la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins d'emploi ;
Vu la délibération de la Commission nationale de l'informatique et des libertés n° 81-94 du 21 juillet 1981 portant adoption d'une recommandation relative aux mesures générales de sécurité des systèmes informatiques ;
Vu la délibération de la Commission nationale de l'informatique et des libertés n° 85-44 du 15 octobre 1985 portant adoption d'une recommandation relative à la collecte et au traitement d'informations nominatives lors d'opérations de conseil en recrutement ;
Après avoir entendu M. Hubert Bouchet, vice-président délégué, en son rapport et Mme Charlotte-Marie Pitrat, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
La présente recommandation concerne la collecte et la gestion manuelle ou informatisée d'informations nominatives dans le cadre d'opérations de recrutement, quelles soient réalisées au moyen de support électronique ou par le biais de connexion à distance. Elle abroge et remplace la précédente recommandation n° 85-44 du 15 octobre 1985.
II convient d'entendre par opérations de recrutement tout recrutement opéré par un intermédiaire choisi par un employeur afin de l'assister dans le choix d'une personne extérieure pour un poste à pourvoir ainsi que tout recrutement opéré directement par un employeur partie prenante dans le choix d'une personne extérieure pour un poste à pourvoir,
Formule les observations suivantes :
Sur la nature des informations collectées relatives à la vie privée :
La commission rappelle les dispositions suivantes :
- article 1er de la loi du 6 janvier 1978 : "L'informatique doit être au service de chaque citoyen. ... Elle ne doit porter atteinte ni à l'identité humaine, ni aux droits de l'homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques" ;
- article 9 du code civil : "Chacun a droit au respect de sa vie privée." ;
- article L. 120-2 du code du travail : "Nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché" ;
- article L. 121-6 du code du travail : "Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Les informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou avec l'évaluation des aptitudes professionnelles. Le candidat à un emploi ... est tenu d'y répondre de bonne foi".
Aussi la commission estime-t-elle que, de manière générale, la collecte des informations suivantes n'est pas conforme à ces dispositions légales, sauf cas particuliers justifiés par la nature très spécifique du poste à pourvoir ou, le cas échéant, des règles en vigueur dans le pays étranger concerné par le poste : date d'entrée en France ; date de naturalisation ; modalités d'acquisition de la nationalité française ; nationalité d'origine ; numéros d'immatriculation ou d'affiliation aux régimes de sécurité sociale ; détail de la situation militaire : sous la forme "objecteur de conscience, ajourné, réformé, motifs d'exemption ou de réformation, arme, grade" ; adresse précédente ; entourage familial du candidat (nom, prénom, nationalité, profession et employeur du conjoint ainsi que nom, prénom, nationalité, profession, employeur, des parents, des beaux-parents, des frères et soeurs et des enfants) ; état de santé ; taille ; poids ; vue ; conditions de logement (propriétaire ou locataire) ; vie associative ; domiciliation bancaire; emprunts souscrits.
Sur la collecte des informations :
1° En application des dispositions de l'article 25 de la loi du 6 janvier 1978, la collecte de données, par tout moyen frauduleux, déloyal ou illicite est interdite.
En conséquence, serait contraire aux dispositions de cet article l'utilisation d'annonces qui ne correspondrait pas à un poste à pourvoir, mais aurait pour seul objet de constituer un fichier de candidatures.
Constituerait de même une manoeuvre déloyale le fait, par une personne chargée du recrutement, de porter à la connaissance d'un employeur la candidature de l'un de ses salariés sans l'accord exprès de celui-ci.
La collecte de références auprès de l'environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stages, clients fournisseurs...) n'est pas contraire aux dispositions de l'article 25 de la loi du 6 janvier 1978 dès lors qu'elle n'est pas faite à l'insu du candidat. En revanche, la collecte du nom et de l'adresse de références personnelles aux fins de diligenter une enquête dite "de moralité" serait excessive et contraire à la loi ;
2° En application de l'article 31 de la loi du 6 janvier 1978 et de l'article 6 de la convention 108 du Conseil de l'Europe, il est interdit de collecter et de conserver, sauf accord exprès du candidat, des données nominatives qui, directement ou indirectement, font apparaître les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou les appartenances syndicales, les informations relatives à la santé ou à la vie sexuelle des personnes. L'accord exprès exigé par la loi qui doit être recueilli par écrit ne saurait, à lui seul, justifier la collecte de telles données si ces dernières sont dépourvues de lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé. Aussi, de telles informations ne peuvent-elles être collectées, sous réserve des interdictions légales, que lorsqu'elles sont justifiées par la spécificité du poste à pourvoir.
Sur l'information des personnes concernées :
1° En application des articles 26, premier alinéa, et 45, deuxième alinéa, de la loi du 6 janvier 1978, toute personne a le droit de s'opposer, pour des raisons légitimes, à ce que des informations nominatives la concernant fassent l'objet d'un traitement;
2° En application des dispositions de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978, les personnes auprès desquelles sont recueillies des informations nominatives doivent être informées :
- du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
- des conséquences à leur égard d'un défaut de réponse ;
- des personnes physiques ou morales destinataires des informations ;
- de l'existence d'un droit d'accès et de rectification.
Lorsque de telles informations sont recueillies par voie de questionnaires, ceux-ci doivent porter mention de ces prescriptions.
II résulte en outre de l'article 10 de la directive 95-46 du 24 octobre 1995 que le candidat doit également être informé de l'identité du responsable du traitement ainsi que les finalités du traitement auquel les données sont destinées.
La commission recommande en conséquence que :
les personnes chargées du recrutement prennent toutes les dispositions nécessaires pour informer le candidat, dans un délai raisonnable, de l'issue donnée à sa candidature, de la durée de conservation des informations le concernant ainsi que de la possibilité de demander la restitution ou la destruction de ces informations;
- les personnes dont les coordonnées sont enregistrées dans un fichier de candidats potentiels utilisé dans le cadre d'une activité par approche directe soient informées des dispositions de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978, au plus tard lors du premier contact ;
- lorsque l'identité de l'employeur n'a pas été précisée lors de l'offre de poste, l'accord du candidat soit recueilli préalablement à la transmission des informations nominatives à cet employeur ;
- dans le cas de collecte d'informations nominatives par le biais de connexions à distance, le candidat à l'emploi soit informé de la forme, nominative ou non, sous laquelle les informations le concernant seront éventuellement diffusées en ligne ou transmises aux employeurs. Le candidat doit également être préalablement informé de toute éventuelle cession d'informations avec d'autres organismes chargés de recrutement et être en mesure de s'y opposer. Les informations collectées ne peuvent être utilisées que pour la proposition d'emploi à l'exclusion de toute autre finalité, notamment de prospection commerciale ;
3° L'article L. 121-7 du code du travail prescrit que "le candidat à un emploi est expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d'aide au recrutement utilisées à son égard. (...) Les résultats obtenus doivent rester confidentiels. Les méthodes et techniques d'aide au recrutement ou d'évaluation des salariés et des candidats à un emploi doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie".
La commission recommande que l'information concernant les méthodes d'aide au recrutement employées soit dispensée préalablement par écrit sous une forme individuelle ou collective.
Sur le droit d'accès et de rectification :
1° En application des articles 34 et suivants, 45 de la loi du 6 janvier 1978, et L. 121-7 du code du travail, tout candidat peut obtenir communication des informations le concernant ;
2° En application de l'article 36, troisième alinéa, de la loi du 6 janvier 1978, en cas de contestation portant sur l'exactitude des informations, la charge de la preuve incombe au service auprès duquel est exercé le droit d'accès, sauf lorsqu'il est établi que les informations contestées ont été communiquées par la personne concernée ou avec son accord.
La commission recommande en conséquence que tout candidat soit clairement informé des modalités d'exercice du droit d'accès et puisse obtenir sur sa demande toutes les informations le concernant, y compris les résultats des analyses et des tests ou évaluations professionnelles éventuellement pratiqués.
Le droit d'accès s'applique aux informations collectées directement auprès du candidat, aux informations éventuellement collectées auprès de tiers ainsi qu'aux informations issues des méthodes et techniques d'aide au recrutement.
La commission recommande que la communication des informations contenues dans la fiche du candidat soit effectuée par écrit, la communication des résultats des tests ou évaluations devant être faite par tout moyen approprié au regard de la nature de l'outil utilisé.
Sur la durée de conservation :
En application de l'article 28 de la loi du 6 janvier 1978, sauf dispositions législatives contraires, les informations ne doivent pas être conservées sous une forme nominative au-delà de la durée prévue à la déclaration, à moins que leur conservation ne soit autorisée par la commission.
La commission recommande que le candidat ayant fait l'objet d'une procédure de recrutement, que cette dernière ait abouti ou non, soit informé de la durée pendant laquelle les informations le concernant seront conservées et du droit dont il dispose d'en demander, à tout moment, la suppression. En tout état de cause, la durée de conservation des informations ne devrait pas excéder deux ans après le dernier contact avec la personne concernée.
Ces recommandations sont applicables quelle que soit la forme sous laquelle les informations relatives aux candidats sont conservées, qu'il s'agisse de traitements automatisés d'informations nominatives ou de fichiers manuels ou mécanographiques.
Sur la prohibition des profils automatiques :
1° En application du deuxième alinéa de l'article 2 de la loi du 6 janvier 1978, aucune décision de sélection de candidature impliquant une appréciation sur un comportement humain ne peut avoir pour seul fondement un traitement informatisé donnant une définition du profil ou de la personnalité du candidat. Dès lors, une candidature ne saurait être exclue sur le seul fondement de méthodes et techniques automatisées d'aide au recrutement et doit faire l'objet d'une appréciation humaine.
La commission recommande à ce titre que les outils d'évaluation automatisés à distance excluant toute appréciation humaine sur la candidature soient proscrits.
2° En application de l'article 3 de la loi du 6 janvier 1978, tout candidat a le droit d'être informé des raisonnements utilisés dans les traitements automatisés d'aide à la sélection de candidatures.
Sur les formalités préalables à l'automatisation :
En application des articles 15 et 16 de la loi du 6 janvier 1978, les traitements automatisés d'informations nominatives effectués par les personnes chargées du recrutement doivent, préalablement à leur mise en oeuvre, faire l'objet respectivement d'une demande d'avis ou d'une déclaration ordinaire auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, l'omission de ces formalités préalables étant passible des sanctions prévues aux articles 226-16 à 226-24 du code pénal.
Sur les mesures de sécurité et de confidentialité :
En application des articles 29 et 45 de la loi du 6 janvier 1978 et L. 121-7 du code du travail, les personnes chargées du recrutement sont tenues de s'engager vis-à-vis des candidats à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des informations, quels que soient les tests, méthodes ou techniques utilisés. Cette obligation de confidentialité s'oppose à ce que des tiers à la procédure de recrutement puissent avoir directement ou indirectement connaissance d'informations recueillies à l'occasion d'une procédure de recrutement, sauf accord préalable des intéressés. Elle n'est pas opposable aux candidats.
Le président, M. Gentot.
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CNIL/CNILTEXT000044243098.xml | La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données), notamment son article 58 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 8 I 2° b ;
Après avoir entendu le rapport de Mme Valérie PEUGEOT, commissaire, et les observations de M. Benjamin TOUZANNE, commissaire du Gouvernement,
Adopte un référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre à des fins de création d'entrepôts de données dans le domaine de la santé.
La Présidente
Marie-Laure DENIS
REFERENTIEL RELATIF AUX TRAITEMENTS DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL MIS EN OEUVRE A DES FINS DE CREATION D'ENTREPOTS DE DONNEES DANS LE DOMAINE DE LA SANTE
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1. À qui s’adresse ce référentiel ?
Ce référentiel s’adresse aux responsables de traitements qui souhaitent, dans le cadre de leurs missions d’intérêt public, réunir des données en vue de leur réutilisation, pour les finalités mentionnées au point 3.1.
1.1 De tels traitements sont ci-après dénommés entrepôts de données de santé .
1.2 Le référentiel s’applique également aux entrepôts mis en œuvre par des responsables conjoints qui définissent leurs obligations respectives conformément à l’article 26 du RGPD.
1.3 Ne sont pas concernés par ce référentiel :
les entrepôts mis en œuvre par une société privée sur le fondement de son intérêt légitime ;
les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre uniquement aux fins de la médecine préventive, des diagnostics médicaux, de l’administration de soins ou de traitements, ou de la gestion de services de santé et mis en œuvre par les professionnels de santé et les systèmes ou services de soins de santé (p. ex : les dossiers médicaux dématérialisés) ;
les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre lorsque la personne a donné son consentement explicite à cette fin ;
Les entrepôts appariés avec la base principale du Système national des données de santé tel que défini à l’article L. 1461-1 du code de la santé publique.
2. Portée du référentiel
2.1 Ce référentiel précise le cadre juridique, issu du règlement général sur la protection des données (RGPD) et des dispositions nationales, applicable aux entrepôts de données de santé.
2.2 Les responsables de traitement qui réalisent auprès de la Commission une déclaration de conformité au présent référentiel sont autorisés à mettre en œuvre un entrepôt de données de santé lorsque le traitement est strictement conforme au référentiel.
Pour déclarer sa conformité au référentiel :
Déclarer un fichier
- rubrique déclaration de conformité
2.3 Tout traitement de données à caractère personnel visant à mettre en œuvre un entrepôt de données de santé qui ne respecte pas l’ensemble des exigences définies par le présent référentiel doit faire l’objet d’une demande d’autorisation spécifique, conformément aux dispositions de l’article 66 III de la loi informatique et libertés .
Pour demander une autorisation :
Déclarer un fichier
- rubrique demande d’autorisation santé – finalité d’intérêt public
2.4 Les responsables de traitement doivent mettre en œuvre toutes les mesures appropriées (techniques et organisationnelles) afin de garantir la protection des données à caractère personnel traitées, à la fois dès la conception du traitement et par défaut, comme prévu à l’article 25 du RGPD. Ils doivent, en outre, démontrer cette conformité tout au long de la vie des traitements. Les entrepôts mis en œuvre dans le cadre du référentiel doivent également être inscrits dans le registre des activités de traitement prévu à l’article 30 du RGPD.
2.5 Les principes posés dans ce référentiel constituent également une aide à la réalisation de l’analyse d’impact à la protection des données (AIPD) que les responsables de traitement concernés doivent mener (v. point 13 du présent référentiel).
2.6 En application de l’article 65.1 de la loi informatique et libertés , les entrepôts mis en œuvre
après recueil du consentement
2.7 Les traitements de données de santé à caractère personnel mis en œuvre à des fins de recherche, d’études ou d’évaluation dans le domaine de la santé, à partir des données contenues dans l’entrepôt, constituent des traitements distincts qui doivent faire l’objet des formalités nécessaires au titre des articles 66 et 72 et suivants de la loi informatique et libertés .
3. Objectif(s) poursuivi(s) par le traitement (Finalités) et gouvernance
3.1 Les finalités couvertes par le référentiel
3.1.1 Les entrepôts encadrés par le présent référentiel sont mis en œuvre afin de permettre la réutilisation des données qu’ils contiennent.
3.1.2 Lorsqu’ils sont mis en œuvre exclusivement à partir des données de l’entrepôt par les personnels habilités du responsable de traitement et pour son usage exclusif, les traitements répondant aux finalités suivantes peuvent être mis en œuvre dans le cadre de la déclaration de conformité au présent référentiel :
la production d’indicateurs et le pilotage stratégique de l’activité, sous la responsabilité du médecin responsable de l’information médicale (département de l’information médicale - DIM) (p. ex :
analyses médico-économiques de parcours de soins, évaluation de la qualité et de la pertinence des prises en charge)
l’amélioration de la qualité de l'information médicale ou
l’optimisation du codage dans le cadre du programme de médicalisation des systèmes d’information (PMSI) ;
le fonctionnement d’outils d’aide au diagnostic médical ou à la prise en charge ;
la réalisation d’études de faisabilité (
pré-screening
3.1.3 Les données peuvent également être réutilisées à des fins de recherche, d’étude ou d’évaluation dans le domaine de la santé. Ces traitements devront faire l’objet des formalités adéquates : s’ils sont conformes à une méthodologie de référence, ils peuvent être mis en œuvre à la condition que leur responsable adresse préalablement à la Commission une déclaration attestant de cette conformité. A défaut, ils devront solliciter une autorisation recherche sur le fondement de l’article 66.III de la loi informatique et libertés .
3.1.4 Les données contenues dans les traitements réalisés dans le cadre de ce référentiel ne peuvent être exploitées ni à des fins de promotion des produits mentionnés au II de l'article L. 5311-1 du code de la santé publique en direction de professionnels de santé ou d’établissements de santé, ni à des fins d'exclusion de garanties des contrats d'assurance, ni de modification de cotisations ou de primes d'assurance d'un individu ou d'un groupe d'individus présentant un même risque.
3.2 La gouvernance de l’entrepôt
3.2.1 Afin de vérifier le respect des finalités poursuivies, le responsable de traitement met en œuvre une gouvernance pour chaque entrepôt qu’il constitue. Les instances constituées à cette fin peuvent être mutualisées si le responsable de traitement met en œuvre plusieurs entrepôts.
3.2.2 Une première instance (comité de pilotage ou équivalent) détermine les orientations stratégiques et scientifiques de l’entrepôt.
Il est de son ressort de tenir une liste exhaustive des données de l’entrepôt et de justifier de leur nécessité, dans la limite des données listées au 5.2 du présent référentiel.
3.2.2.2 Dans le cadre d’une structure dotée d’un DIM, cette gouvernance doit faire intervenir ce dernier, ainsi qu’un représentant de la conférence ou de la commission médicale d’établissement.
3.2.3 Une seconde instance (comité scientifique et éthique, ou équivalent) rend, de manière systématique, un avis préalable et motivé sur les propositions de projets nécessitant la réutilisation des données de l’entrepôt.
3.2.3.1 Seuls les projets ayant été examinés par cette instance peuvent avoir recours à l’entrepôt. L’avis doit être communiqué sans délai au porteur de projet souhaitant réutiliser les données de l’entrepôt.
3.2.3.2 Une liste des traitements sur lesquels ce comité s’est prononcé est communiquée de façon périodique, au moins une fois par an, au délégué à la protection des données du responsable de traitement.
3.2.3.3 Pour les traitements qui relèvent du point 3.1.3, le comité peut choisir, pour certains dossiers qui p
ortent sur des catégories de données et de destinataires identiques, de rendre un avis unique. Il peut également choisir de ne pas se prononcer de façon systématique pour les recherches internes au sens de l’article 65.2° de la loi informatique et libertés .
3.2.3.4 Cette deuxième instance comprend notamment :
au moins une personne impliquée dans l’éthique en santé ;
une personne indépendante du responsable de traitement (par exemple : non salariée) ;
des professionnels de santé et professionnels médico-sociaux ;
des chercheurs ;
un représentant des usagers ou d’une association de patients
4. Base(s) légale(s) du traitement
4.1 Le référentiel ne s’applique qu’aux entrepôts de données de santé dont la constitution se fonde sur l’exercice d’une mission d’intérêt public, au sens de l’article 6-1-e du RGPD. Ainsi, l’entrepôt doit être nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
4.2 Le caractère d’intérêt public de la mission du responsable de traitement doit être distingué de l’exigence d’intérêt public imposée pour les finalités des traitements mis en œuvre dans le domaine de la santé, conformément à l’article 66 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
5. Données à caractère personnel pouvant être incluses dans l’entrepôt
5.1 Seules des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités du traitement peuvent être collectées et traitées. À ce titre, le responsable de traitement ne peut collecter et traiter que :
des données qui figurent dans le dossier médical
et administratif
des données issues de projets de recherches, études et évaluations dans le domaine de la santé précédemment réalisés et dont leur durée de conservation n’a pas expiré.
5.2 Les données pouvant être traitées incluent :
5.2.1 Des données relatives aux patients :
5.2.1.1 Données directement identifiantes et administratives relatives aux patients devant être conservées dans un espace distinct des autres données :
nom, prénoms ;
sexe, genre, civilité ;
statut matrimonial ;
jour, mois, date et lieu de naissance ;
date, lieu et cause de décès, si présents dans le dossier médical ;
coordonnées téléphoniques, électroniques et adresse de résidence ;
numéro d’identifiant permanent du patient (IPP) ;
numéro d’identifiant de l’épisode de soin (IEP) ;
numéro d’identification au répertoire des personnes physiques – identifiant national de santé (NIR-INS).
5.2.1.2 Autres catégories de données à caractère personnel, comprenant des données sensibles :
poids, taille, comptes rendus (médicaux, RCP, etc.), résultats d'examens, résultats issus d'analyse d'échantillons biologiques, imagerie médicale, données relatives aux effets et événements indésirables ; prescriptions ; observations médicales et paramédicales ; données issues de dispositifs médicaux ou d’appareils de mesure et tout élément constitutif du dossier médical ;
antécédents personnels ou familiaux, maladies ou événements associés ;
données médico-administratives issues du PMSI local ;
données génétiques strictement nécessaires pour répondre aux objectifs ou finalités de l’entrepôt et ayant été interprétées préalablement à leur versement dans l’entrepôt, ne pouvant en aucun cas être utilisées aux fins d'identification ou de réidentification des personnes ; elles doivent avoir été recueillies dans le cadre de la prise en charge médicale de la personne concernée ou d’un projet de recherche, sous réserve que la personne concernée ne s’y soit pas opposée préalablement à la réalisation de l’examen, conformément aux dispositions des articles L. 1130-5 du code de la santé publique et qu’elle ait été informée à cette occasion de la possibilité de réutilisation des résultats obtenus à des fins de recherche ultérieure ;
vie sexuelle ;
données révélant l’origine ethnique ;
photographie et/ou vidéo et/ou enregistrements vocaux ne permettant pas l'identification directe des personnes concernées (par exemple, avec masquage du visage, des yeux, des signes distinctifs) et recueillies dans des conditions conformes aux dispositions applicables en matière de droit à l'image et de droit à la voix ;
données relatives à la vie professionnelle (profession, historique d’emploi, chômage, trajets et déplacements professionnels, expositions professionnelles, catégorie INSEE socioprofessionnelle, etc.) ;
niveau de formation (p. ex. : primaire, secondaire, supérieur) ;
régime d’affiliation à la sécurité sociale, assurance complémentaire (mutuelle, assurance privée) ;
déplacements (p. ex. : vers le lieu de soin ou de la recherche : mode, durée, distances ou voyages) ;
consommation de tabac, alcool, drogues ;
habitudes de vie et comportements, par exemple : dépendance (seul, en institution, autonome, grabataire), assistance (aide-ménagère, familiale), exercice physique (intensité, fréquence, durée), régime et comportement alimentaire, loisirs ;
mode de vie (p.ex. : urbain, semi-urbain, nomade, sédentaire), habitat (maison particulière, immeuble, étage, ascenseur, etc.) ;
statut vital et cause du décès ;
échelle de qualité de vie ou autres informations sur la qualité de vie de la personne ;
exposition à des risques sanitaires connus (physiques, chimiques, biologiques et environnementaux, etc.).
5.2.2 Des données relatives aux professionnels de santé
données d’identification : nom, prénom, titre ;
fonction, service et unité d’exercice ;
coordonnées professionnelles (adresse électronique et numéro de téléphone professionnels) ;
numéro ADELI ou numéro RPP (à l’exclusion du numéro du matricule).
5.3 Aucune donnée ne peut être collectée uniquement afin d’alimenter l’entrepôt. Ainsi, est proscrit le versement dans l’entrepôt de données dont la collecte ne serait pas scientifiquement justifiée par la prise en charge sanitaire ou médico-sociale ou par la réalisation d’un projet de recherche, d’étude ou d’évaluation spécifique et prévue par un protocole.
5.4 Le recours à chacune de ces données pour toute réutilisation devra être justifié dans la demande soumise à la gouvernance de l’entrepôt.
5.5 Les données directement identifiantes mentionnées au point 5.2.1.1 ne peuvent être réunies dans l’entrepôt que pour les finalités suivantes :
recontacter les patients pour leur proposer de participer à des études
ou pour les informer régulièrement des projets de recherche n’impliquant pas la personne humaine, réutilisant les données de l’entrepôt les concernant ;
recontacter les patients à la suite de découvertes de caractéristiques génétiques pouvant être responsables d’une affection justifiant des mesures de prévention ou de soins à leur bénéfice ou au bénéfice de leur famille, à l’exception des cas dans lesquels le patient s’y est opposé, conformément à l’article L. 1130-5 du code de la santé publique ;
recontacter les patients à la suite de découvertes annexes liées à l’identification de facteurs de risques et/ou d’identification syndromiques à même de modifier leur prise en charge (thérapeutique ou de suivi) ;
avertir une personne d’un risque sanitaire auquel elle est exposée.
5.6 Les données directement identifiantes mentionnées
ne peuvent être utilisées que si les finalités du traitement le justifient. À titre d’exemple, le jour de naissance ne pourra être utilisé que s’il est nécessaire à la réalisation d’une recherche impliquant des personnes âgées de moins de deux ans.
5.7 La pertinence des données comprises dans l’entrepôt doit être ré-évaluée régulièrement par la gouvernance de l’entrepôt, notamment au regard de l’utilisation qui en est faite pour les divers projets menés. Les données n’apparaissant plus nécessaires doivent être supprimées.
5.8 Dans le cas où des données directement identifiantes, des tables de correspondance, des données génétiques ou des données de suivi de localisation sont versées dans l’entrepôt, celles-ci doivent être stockées séparément des données pseudonymisées, en utilisant les procédés décrits dans les exigences de sécurité SEC-LOG-4 à SEC-LOG-6.
6. Accès aux informations
6.1 Le responsable de traitement d’un entrepôt de données de santé doit prêter une attention particulière à la gestion des droits d’accès des personnes habilitées à accéder aux données contenues dans l’entrepôt.
6.2 L’accès et l’usage des données directement identifiantes doivent être restreints aux finalités listées au point 5.5 et aux seules personnes chargées de la réalisation des opérations nécessaires à l’accomplissement de ces finalités.
6.3 Peuvent être destinataires de données pseudonymisées strictement nécessaires à la réalisation des objectifs de leurs projets de recherche, d’étude ou d’évaluation validés par la gouvernance de l’entrepôt, les équipes de recherche internes (p.ex. : composées de salariés du responsable de traitement) ou externes (p.ex. : composées de partenaires du responsable de traitement) au responsable de traitement, habilitées à cet effet.
6.4 Le personnel interne au responsable de traitement habilité à cet effet peut être destinataire de données pseudonymisées strictement nécessaires à l’accomplissement de leurs missions correspondant aux finalités de l’entrepôt.
6.5 Lorsque les données font l’objet d’un processus d’anonymisation au sein d’un espace projet de l’entrepôt, les données anonymes en résultant peuvent être publiées ou transmises à tout destinataire.
7. Durées de conservation
7.1 La durée de conservation des données de l’entrepôt de données de santé doit répondre aux exigences prévues à l’article 5.1.e du RGPD.
7.2 Les données mentionnées
peuvent être conservées 20 ans maximum à compter de leur collecte dans le cadre des soins ou des recherches. Les données mentionnées au point 5.2.1.1 doivent être supprimées lorsque le délai de conservation des données
7.3 Au-delà de ces durées, toute donnée doit être anonymisée ou détruite.
8. Information des personnes
8.1 L’information des patients :
Les personnes doivent être informées par le ou les responsables de traitement que les données collectées lors de leur prise en charge sont versées au sein de l’entrepôt.
8.2 L’information relative à la constitution de l’entrepôt pour les données issues de dossiers médicaux
8.2.1 Lors de la constitution d’un entrepôt, une première information relative à la constitution d’un entrepôt doit être transmise aux personnes concernées.
8.2.2 Collecte des informations auprès des patients admis ou réadmis postérieurement à la constitution de l’entrepôt
8.2.2.1 Les nouveaux patients ainsi que ceux en cours de suivi sont informés individuellement de la constitution de l’entrepôt (p.ex. : par courrier). Le ou les supports d’information utilisés comprennent l’ensemble des éléments prévus à l’article 13 du RGPD.
8.2.2.2. La réutilisation des données ainsi que les modalités d’exercice des droits d’accès et d’opposition doivent être particulièrement mises en avant dans la note d’information.
8.2.3 Collecte des informations issues de dossiers de patients admis antérieurement à la constitution de l’entrepôt et n’étant plus suivis
8.2.3.1 Les patients n’étant plus suivis sont informés individuellement de la constitution de l’entrepôt (p.ex. : par courrier). Le ou les supports d’information utilisés comprennent l’ensemble des éléments prévu à l’article 14 du RGPD.
8.2.3.2 Ces mentions d’information doivent intégrer la politique de protection des données à caractère personnel du responsable de traitement et être présentées dans une section dédiée.
8.2.2.3.La réutilisation des données ainsi que les modalités d’exercice des droits d’accès et d’opposition doivent faire l’objet d’une mise en avant spécifique dans la note d’information.
8.2.3.4 Le responsable de traitement peut faire valoir une exception à l’obligation d’information individuelle pour la constitution de l’entrepôt, s’il justifie dans son registre d’activité de traitement que la fourniture des informations exigerait des efforts disproportionnés, conformément à l’article 14.5.b du RGPD.
8.2.3.5 À ce titre, peuvent notamment être invoqués, au vu de sa situation :
le nombre de personnes concernées ;
l’ancienneté des données ;
le coût et le temps de la délivrance des informations.
Dans la plupart des cas, l’exception à l’obligation d’information ne sera justifiée que pour une catégorie de personnes concernées. À titre d’exemple, cette exception peut s’appliquer aux personnes pour lesquelles le responsable de traitement dispose d’un dossier médical mais qui ne sont plus suivies au sein de l’établissement ou centre où s’exercent des activités de prévention, de diagnostic et de soins. L’exception ne pourrait cependant être invoquée afin de ne pas informer les personnes qui viendraient consulter après la mise en œuvre de l’entrepôt.
L’AIPD devra détailler précisément en quoi l’information individuelle des personnes concernées constituerait un effort disproportionné, ainsi que les garanties mises en œuvre par le responsable de traitement afin de protéger les droits et libertés ainsi que les intérêts légitimes des personnes concernées.
8.2.3.6 En cas de recours à l’exception à l’obligation d’information individuelle, le responsable de traitement rend les informations publiquement disponibles, notamment en :
diffusant la note d’information relative à la constitution de l’entrepôt sur son site web, dans une rubrique dédiée et accessible depuis la page d’accueil, complétée par des informations détaillées sur chaque traitement mis en œuvre à partir des données de l’entrepôt ;
communiquant au sujet de l’entrepôt sur les réseaux sociaux, dans les médias régionaux, auprès des associations de patients ;
diffusant un communiqué de presse informant de la mise en place de l’entrepôt.
8.3 L’information relative à l’intégration dans l’entrepôt de données issues de la recherche
8.3.1 Si l’entrepôt intègre des données issues de recherches, les personnes concernées doivent être informées individuellement de la réutilisation des données issues de la recherche afin de constituer un entrepôt conformément aux dispositions de l’article 14 du RGPD. Dans cette hypothèse, le recours à l’exception à l’information individuelle est possible, dans les conditions mentionnées aux points 8.2.3.4 à 8.2.3.6.
8.3.2 Seules des données issues de traitements dont la durée de conservation n’a pas expiré pourront être intégrées dans l’entrepôt de données de santé.
8.4 Les personnes concernées doivent en outre être informées de
chacune des réutilisations
8.5 L’information des professionnels
8.5.1 Concernant l’information des professionnels exerçant au sein des établissements du responsable de traitement postérieurement à la mise en œuvre de l’entrepôt :
Les professionnels dont les données sont versées dans l’entrepôt doivent être informés individuellement et par écrit des mentions prévues par l’article 13 du RGPD.
Si le responsable de traitement est l’employeur des professionnels, la fiche d’information pourra prendre la forme d’un courrier ou d’un courriel joint au bulletin de paie ou au contrat de travail. L’information devra également être diffusée en commission ou conférence médicale d’établissement, sur l’intranet de celui-ci et à l’aide d’affiches dans les lieux de repos des personnels.
8.5.2 Concernant l’information des professionnels n’exerçant pas ou plus au sein des établissements du responsable de traitement lors de la mise en œuvre de l’entrepôt :
Si le responsable de traitement n’est pas l’employeur des professionnels dont les données sont collectées dans l’entrepôt, il devra réaliser une information individuelle par écrit de chacun d’entre eux, comportant les mentions prévues à l’article 14 du RGPD.
9. Droits des personnes
9.1 En complément de l’information individuelle, le responsable de traitement diffuse une information générale,
9.2 Les personnes concernées (professionnels et patients) dont les données figurent dans l’entrepôt disposent des droits suivants, qu’elles exercent dans les conditions prévues par le RGPD :
droit d’accès ;
droit de rectification ;
droit à l’effacement ;
droit à la limitation du traitement ;
droit d’opposition.
9.3 Le droit d’opposition des professionnels de santé s’exerce sous réserve des conditions d’exercice de ce droit en application des dispositions de l’article 21 du RGPD.
9.4 Le droit d’opposition des patients doit pouvoir s’exercer par tout moyen. Dans le cadre du présent Référentiel, le responsable de traitement doit permettre aux personnes de s’opposer au traitement dès leur information (p.ex., par la transmission d’un document papier pouvant être rempli immédiatement ou par une case à cocher par le professionnel, attestant de l’exercice du droit d’opposition).
9.5 Ces droits s’exercent auprès de toute personne spécifiquement formée et habilitée à cette fin par le responsable de traitement, et dont les coordonnées sont communiquées aux personnes concernées. Le cas échéant, il peut s’agir du délégué à la protection des données du responsable de traitement.
9.6 Le responsable de traitement ne peut se prévaloir des dispositions de l’article 11 du RGPD pour limiter l’exercice des droits des personnes concernées. En effet, lorsque les modalités de constitution de l’entrepôt n’impliquent pas la conservation de données identifiantes ou de moyens de correspondance avec l’identité des personnes, le responsable de traitement reste en capacité de répondre aux demandes des personnes si celles-ci fournissent des informations complémentaires permettant la réidentification de leurs données dans l’entrepôt. Il devra pour cela mettre en place un mécanisme garantissant la correspondance entre les données transmises par la personne exerçant ses droits et les données de l’entrepôt la concernant. Le responsable de traitement précisera dans la note d’information les informations qui devront lui être transmises pour l’exercice des droits.
9.7 En tout état de cause les mécanismes d’alimentation de l’entrepôt doivent permettre aux personnes d’exercer de façon pérenne leur droit d’opposition et peuvent constituer un moyen de réidentifier les données des personnes exerçant leurs autres droits.
10. Sécurité
10.1 De manière générale, le responsable de traitement, ainsi que les sous-traitants auxquels il fait appel, doivent prendre toutes les précautions utiles au regard des risques présentés par son traitement pour préserver la sécurité des données à caractère personnel et, notamment, au moment de leur collecte, durant leur transmission et leur conservation, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
10.2 En particulier, dans le contexte particulier du présent référentiel, le responsable de traitement doit adopter les mesures techniques et organisationnelles suivantes :
Numéros d’exigence
Exigences de sécurité
Cloisonnement réseau
Le réseau de communication sur lequel l’entrepôt est hébergé ou rendu accessible doit faire l’objet de mesures de cloisonnement séparant les flux réseau spécifiques à l’entrepôt du reste des flux du système d’information.
Des mesures de filtrage doivent également restreindre l’émission et la réception de ces flux réseau aux machines spécifiquement identifiées et autorisées pour le fonctionnement de l’entrepôt.
Toutes les transmissions de données depuis ou vers l’entrepôt, ainsi que tous les flux de données internes à l’entrepôt, doivent faire l’objet de mesures de chiffrement conformes à l’annexe B1 du référentiel général de sécurité ( RGS ) afin d’en garantir la confidentialité.
Cloisonnement logique et cryptographique
Le responsable de traitement doit collecter et stocker les données à caractère personnel faisant partie de l’entrepôt sur des systèmes et bases de données distincts de ceux assurant la prise en charge des patients.
Les données à caractère personnel doivent être chiffrées au repos par des algorithmes et tailles de clé conformes à l’annexe B1 du RGS. Une procédure opérationnelle de gestion des clés doit être formalisée.
Les sauvegardes de ces données doivent également faire l’objet d’un chiffrement conforme à l’annexe B1 du RGS.
Dans le cas où des données directement identifiantes ou des tables de correspondance sont stockées dans l’entrepôt, celles-ci doivent être séparées logiquement des données pseudonymisées par des moyens cryptographiques. Par exemple, les données administratives des patients et les tables de correspondance doivent être chiffrées avec des clés différentes de celles utilisées pour chiffrer les données de santé de l’entrepôt.
L’accès aux deux catégories de données séparées définies à l’exigence SEC-LOG-4 doit être effectué
Dans le cas où des données génétiques ou de suivi de localisation sont collectées, celles-ci doivent faire l’objet d’un chiffrement distinct avec une clé spécifique par rapport aux autres données de l’entrepôt.
La clé de déchiffrement des données génétiques ou de suivi de localisation ne doit être mobilisable que par les profils d’habilitation responsables de l’alimentation de l’entrepôt et de l’exportation de données vers un espace de travail.
Constitution et alimentation de l’entrepôt
Les circuits de collecte des données doivent faire l’objet de mesures de sécurité appropriées, en particulier la purge régulière des répertoires de transit et un contrôle d’accès strict aux données collectées.
Dans le cas où l’entrepôt est alimenté manuellement
Pseudonymisation des données
Aucun numéro interne, tel qu’un numéro de dossier patient ne peut être directement réutilisé comme identifiant au sein de l’entrepôt. Seul un identifiant pseudonyme unique peut être utilisé, permettant le cas échéant la correspondance entre les données pseudonymisées stockées dans l’entrepôt et des données directement identifiantes. Cet identifiant doit être dédié à un seul entrepôt. Il doit être généré par une fonction de hachage cryptographique résistante aux attaques par force brute ou un générateur de nombres pseudo-aléatoires cryptographiquement sûr. Les données doivent être pseudonymisées préalablement à leur intégration dans l’entrepôt.
Dans le cas où l’entrepôt intègre des jeux de données existants déjà pseudonymisés, un nouveau numéro pseudonyme unique respectant les conditions de l’exigence SEC-PSE-1 doit être généré lors de l’alimentation de l’entrepôt.
Dans le cas où des données relatives aux professionnels de santé sont collectées, le responsable de traitement doit pseudonymiser ces données.
Les documents non structurés ajoutés à l’entrepôt doivent faire l’objet d’une étape de suppression ou de masquage avant leur intégration dans l’entrepôt. Cette étape consiste à supprimer les données identifiantes des patients et des professionnels de santé ou à les remplacer par des termes génériques ou des données fictives. Par exemple, les NIR, nom de naissance, prénom, code postal, ville ou numéro de téléphone seront remplacés par des termes génériques tels que NIR , NOM_DE_NAISSANCE , PRENOM , CODE_POSTAL , VILLE ou TEL .
Cette exigence s’applique notamment aux documents bureautiques et aux fac-similés d’impression (comme les comptes rendus médicaux et les prescriptions), aux numérisations de documents, à l’imagerie médicale et à toute forme de résultats d’analyse biomédicale. Elle concerne également les commentaires en saisie libres contenus dans les bases de données.
L’opération de masquage ou suppression devra s’appliquer au contenu visible des documents (comme les entêtes des courriers et les cartouches des images), aux métadonnées contenues dans ces fichiers (comme le nom de l’opérateur d’imagerie) et aux attributs des fichiers (comme leur nom).
Accès physique aux données
L’accès physique
aux serveurs et aux locaux hébergeant les infrastructures de l’entrepôt doit être sécurisé par des mesures de protection adéquates. En particulier, des mesures de contrôle d’accès physique doivent être mises en place.
Gestion des habilitations et accès logique aux données
Différents profils d’habilitation doivent être prévus afin de gérer les accès aux données en tant que besoin et de façon exclusive.
Une granularité des accès aux données doit être prévue pour chaque profil d’habilitation, tout en respectant l’exigence SEC-LOG-5 relative au cloisonnement des tables de correspondance et données directement identifiantes. Par exemple, un profil peut contenir soit un accès uniquement à des données agrégées et/ou un accès à des données pseudonymisées, soit un accès uniquement à des données directement identifiantes.
Les personnes autorisées à accéder aux données à caractère personnel doivent être individuellement habilitées selon une procédure impliquant une validation par :
une des instances assurant la gouvernance de l’entrepôt ; ou
par leur responsable hiérarchique dans le cas des ingénieurs et administrateurs système et réseau.
Les accès privilégiés disposant de droits étendus, notamment pour l’administration et la maintenance doivent être réservés à une équipe restreinte et être limités au strict nécessaire.
Une revue manuelle ou automatique des habilitations doit être réalisée régulièrement et
Les permissions d’accès doivent être retirées dès le retrait des habilitations, par exemple après le départ d’un collaborateur ou une modification de ses missions.
Authentification pour la consultation et l’administration de l’entrepôt
L’accès aux données à caractère personnel doit être subordonné à une authentification forte faisant intervenir
n° 2017-012 du 19 janvier 2017 à la date de rédaction de ce référentiel).
Cette authentification forte doit être mise en place à la fois pour les accès internes et externes à l’entrepôt.
Toutes les transmissions de données depuis ou vers l’entrepôt, ainsi que tous les flux internes à l’entrepôt, réalisés automatiquement sans action d’un utilisateur, doivent être effectués par des serveurs mutuellement authentifiés par certificat ou dispositif d’authentification équivalent
Espace de travail
Les données de l’entrepôt doivent être manipulées par les chercheurs uniquement dans des espaces de travail internes à l’entrepôt et spécifiques à chaque projet de recherche, étanches avec la base de données de l’entrepôt et étanches les uns des autres. Des capacités d’échange entre les espaces de travail sont néanmoins possibles pour le partage de données qui auront subi le processus d’anonymisation détaillé à l’exigence SEC-EXP-1.
Les jeux de données importées dans un espace de travail spécifique à un projet de recherche doivent être minimisés et limités aux seules données nécessaires au projet. Un numéro pseudonyme unique spécifique à chaque espace de travail devra être généré dans les mêmes conditions qu’à l’exigence SEC-PSE-1.
En cas de suivi de cohorte, le même numéro pseudonyme unique peut être réutilisé dans plusieurs espaces de travail.
Exportation de données hors de l’entrepôt et hors des espaces de travail
A l’exception des données relatives aux procédures de ré-identification SEC-REI-1 à SEC-REI-3, seuls des jeux de données anonymes peuvent faire l’objet d’une exportation hors de l’entrepôt ou d’un espace de travail. Le processus d’anonymisation doit produire un jeu de données conforme aux trois critères définis par l'avis du G29 n° 05/2014 ou à tout avis ultérieur du CEPD relatif à l’anonymisation. Cette conformité doit être documentée et démontrable. À défaut, si ces trois critères ne peuvent être réunis, une étude des risques de ré-identification devra être menée et documentée.
Les exports de données doivent être soumis à la validation préalable d’un responsable afin d’en avaliser le principe, notamment au regard de l’exigence SEC-EXP-1.
Les exports doivent faire l’objet d’une surveillance automatique ou manuelle par un opérateur spécialisé afin d’en vérifier le caractère anonyme. Dans le cas où cette surveillance est automatique, tout export identifié comme non conforme doit faire l’objet d’une remontée d’alerte et d’une mise en quarantaine dans l’entrepôt, puis doit être vérifié manuellement par un responsable spécifiquement formé et spécifiquement habilité.
Les systèmes mis en place dans l’entrepôt relatifs à la production d’indicateurs et au pilotage
stratégique de l’activité d’un établissement de santé ne doivent permettre que des restitutions anonymes, y compris en tenant compte
des fonctionnalités de filtrage et de sélection de ces restitutions
Ce processus de restitution doit être conforme aux trois critères définis par l'avis du G29 n° 05/2014 ou à tout avis ultérieur du CEPD relatif à l’anonymisation. Cette conformité doit être do
cumentée. À défaut, si ces trois critères ne peuvent être réunis, une étude des risques de ré-identification devra être menée et documentée.
Les restitutions mentionnées à l’exigence SEC-EXP-4 doivent être exportées conformément aux exigences SEC-EXP-2 et SEC-EXP-3.
Sensibilisation des utilisateurs et sécurité des postes de travail
Chaque personne habilitée à accéder à l’entrepôt doit être formée au respect du secret médical et sensibilisée régulièrement aux risques et obligations inhérents au traitement de données de santé.
Chaque personne habilitée à accéder à l’entrepôt doit signer une charte de confidentialité précisant notamment ses obligations au regard de la protection des données à caractère personnel de santé et au regard des mesures de sécurité mises en place dans l’entrepôt, ainsi que les sanctions afférentes au non-respect de ces obligations.
Les postes de travail des personnes habilitées à accéder à l’entrepôt y compris les utilisateurs externes accédant uniquement aux espaces de travail, doivent faire l’objet de mesures de sécurité spécifiques, par exemple en mettant en place des comptes nominatifs, une authentification adéquate, un verrouillage automatique des sessions, un chiffrement des supports de stockage et des mesures de filtrage. Dans le cas où les postes de travail ne sont pas sous le contrôle du responsable de traitement, les mesures de sécurité à mettre en place sur les postes de travail doivent être encadrées au moyen d’une convention entre les parties concernées.
Journalisation
Les actions des utilisateurs des espaces de travail de l’entrepôt doivent faire l’objet de mesures de journalisation. En particulier, les connexions à l’entrepôt (identifiants, date et heure), les requêtes et opérations réalisées doivent être tracées.
Les accès des ingénieurs et administrateurs système et réseau doivent être effectués à travers un système spécifique assurant une authentification forte ainsi que la traçabilité détaillée des accès et actions réalisés. Par exemple, un bastion d’administration peut être utilisé
pour contrôler les accès et enregistrer les sessions.
SEC –JOU-3
Un contrôle des traces doit être réalisé régulièrement et
Ce contrôle doit être réalisé par :
une solution réalisant une surveillance automatique avec une remontée d’alertes traitées manuellement par un opérateur habilité ;
ou par un contrôle semi-automatique
Les traces de journalisation définies aux exigences SEC-JOU-1 et SEC-JOU-2 doivent être conservées pendant une durée de comprise entre 6 mois et un an.
Procédures de ré-identification
Le responsable de traitement met en place une procédure opérationnelle sécurisée afin d’assurer l’exercice des droits des personnes et le cas échéant la levée du pseudonymat et la bonne ré-identification des personnes concernées. Cette procédure permet, à partir des informations supplémentaires nécessaires à l’identification unique de la personne, de retrouver ou de calculer le numéro pseudonyme unique correspondant
, puis de sélectionner dans l’entrepôt, avec ce seul numéro pseudonyme unique, les données correspondant au demandeur et d’effectuer les opérations nécessaires au bon exercice de ses droits (suppression des données ou extraction pour transmission).
Le cas échéant, et en cas de nécessité dûment justifiée et documentée, le responsable de traitement met en place une procédure opérationnelle sécurisée afin de recontacter des patients pour leur proposer de participer à des recherches. Cette procédure permet, à partir d’une liste de critères médicaux, de sélectionner les identifiants pseudonymes uniques correspondants aux patients visés, puis, en mobilisant la ou les tables de correspondance de l’entrepôt avec ces seuls pseudonymes, de sélectionner les données identifiantes correspondant à ces patients afin de les exporter pour cette seule finalité.
Le cas échéant, le responsable de traitement met en place une procédure opérationnelle sécurisée afin de ré-identifier des patients en cas d’urgence médicale. Cette procédure permet, en mobilisant la ou les tables de correspondance de l’entrepôt, de sélectionner les données identifiantes des patients concernés à partir de leur numéro pseudonyme unique, et de les exporter pour cette seule finalité.
Les habilitations et accès relatifs aux procédures de ré-identification définies aux exigences SEC-EXC-1 à SEC-EXC-3 doivent être réservés à une équipe restreinte et être limités au strict nécessaire. Les membres de cette équipe restreinte doivent être formés spécifiquement à cette procédure.
Le responsable de traitement met en œuvre les mesures adéquates pour gérer les risques inhérents à ces procédures de ré-identification et notamment pour garantir qu’elles ne soient utilisables que dans le cas d’une demande émanant effectivement d’une personne concernée ou d’un professionnel de santé dûment habilité.
Gestion des incidents de sécurité et des violations de données à caractère personnel
Le responsable de traitement prévoit une procédure de gestion et de traitement des incidents de sécurité et des violations de données à caractère personnel, précisant les rôles et responsabilités et les actions à mener en cas de survenue de tels incidents.
Tout incident de sécurité, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence, même temporaire, de compromettre l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de données à caractère personnel, doit faire l’objet d’une documentation en interne dans un registre des violations.
Lorsqu’un tel incident est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, la violation de données qui en résulte doit être notifiée à la Commission dans les conditions prévues à l’article 33 du RGPD.
Dans l’hypothèse où la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne physique, le responsable de traitement est tenu de communiquer la violation des données aux personnes concernées dans les meilleurs délais, conformément à l’article 34 du RGPD.
10.3 Ces mesures ne sont pas exhaustives et devront être complétées par les éventuelles dispositions qui auront été jugées nécessaires lors de la réalisation de l’analyse d’impact sur la protection des données menée tel que détaillé dans la section 13 du présent référentiel.
10.4 Les articles 5.1.f et 32 du RGPD nécessitent la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques afin que celles-ci soient conformes à l’état de l’art.
11. Sous-traitants
11.1 En cas de recours à un prestataire, la prestation doit s’effectuer dans les conditions prévues à l’article 28 du RGPD. Un contrat de sous-traitance doit être conclu entre le prestataire et le responsable de traitement. Ce contrat doit notamment spécifier la répartition des responsabilités relatives aux mesures de sécurité et à la gestion des violations de données entre les différents acteurs.
11.2 Le prestataire doit, en sa qualité de sous-traitant, tenir un registre des activités de traitement dans les conditions de l’article 30.2 du RGPD.
11.3 Seuls les entrepôts ayant recours à un sous-traitant relevant exclusivement des juridictions de l’Union européenne ou d’un pays considéré comme adéquat au sens de l’article 45 du RGPD sont conformes au présent référentiel.
11.4 Dans le cas où le responsable de traitement a recours aux services d’un sous-traitant pour l’hébergement, le stockage ou la conservation des données de santé, ce sous-traitant doit être un hébergeur de données de santé agréé ou certifié selon les dispositions du CSP.
12. Transfert de données hors de l’Union européenne
12.1 Est considéré comme transfert tout accès distant aux données depuis l’extérieur du territoire européen.
12.2 La mise en place et le fonctionnement d’un entrepôt ne peuvent entrainer le transfert de données à caractère personnel, directement ou indirectement identifiantes hors de l’Union européenne ou à destination d’un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat.
13. Analyse d’impact sur la protection des données
13.1 Le responsable de traitement doit réaliser et documenter une analyse d’impact sur la protection des données.
13.2 À cette fin, le responsable de traitement pourra se reporter :
aux principes contenus dans ce référentiel ;
aux outils méthodologiques proposés par la Commission sur son site web.
13.3 Le cas échéant, le responsable de traitement pourra élaborer une procédure relative à l’AIPD permettant d’impliquer les acteurs et les personnes pertinentes pour sa réalisation, notamment le délégué à la protection des données (DPD/DPO) qui devra être consulté.
13.4 L’AIPD devra être réexaminée et mise à jour régulièrement, notamment si des changements importants sont prévus dans le traitement ou si les risques pour les personnes concernées ont évolué (comme la poursuite d’une finalité supplémentaire, le recours à un nouveau sous-traitant, de nouvelles données collectées, une fuite de données permettant la réidentification, etc.).
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CNIL/CNILTEXT000037487517.xml | La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu le règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 11-I-2° f bis) ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 6-8 ;
Vu la délibération n° 2018-317 du 20 septembre 2018 portant adoption des critères du référentiel d’agrément d’organismes de certification pour la certification des compétences du délégué à la protection des données (DPO) ;
Après avoir entendu M. Maurice RONAI, commissaire, en son rapport, et Mme Nacima BELKACEM, commissaire du Gouvernement, en ses observations,
Formule les observations suivantes :
Conformément à l’article 11-I-2° f bis) de la loi n° 78-17 modifiée, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (ci-après, la CNIL ou la Commission) est compétente pour élaborer ou approuver les critères d’un référentiel de certification des compétences de personnes.
La présente délibération fixe les critères du référentiel de certification pour la catégorie délégué à la protection des données , tel que visée à la section 4 du chapitre IV du règlement (UE) 2016/679.
Les critères du référentiel annexé à la présente délibération en vue de la certification, par des organismes agréés par la Commission, des compétences du délégué à la protection des données, sont approuvés.
Le fonctionnement de ce dispositif fera l’objet, au plus tard dans un délai de deux ans à compter de son entrée en vigueur, d’une évaluation en vue d’adapter, le cas échéant, les exigences du présent référentiel.
La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN
RÉFÉRENTIEL DE CERTIFICATION DES COMPÉTENCES DU DÉLEGUÉ A LA PROTECTION DES DONNÉES (DPO)
Catégorie 1.
Conditions préalables à remplir par le candidat à la certification
Exigence 1.1
Pour pouvoir accéder à la phase d’évaluation, le candidat remplit l’une des conditions préalables suivantes :
justifier d’une
expérience professionnelle d’au moins 2 ans
justifier d’une
expérience professionnelle d’au moins 2 ans
formation d’au moins 35 heures
Catégorie 2. Compétences et savoir-faire
Exigence 2.1
Le candidat connaît et comprend les principes de licéité du traitement, de limitation des finalités, de minimisation des données, d’exactitude des données, de conservation limitée des données, d’intégrité, de confidentialité et de responsabilité.
Exigence 2.2
Le candidat sait identifier la base juridique d’un traitement.
Exigence 2.3
Le candidat sait déterminer les mesures appropriées et le contenu de l’information à fournir aux personnes concernées.
Exigence 2.4
Le candidat sait établir des procédures pour recevoir et gérer les demandes d’exercice des droits des personnes concernées.
Exigence 2.5
Le candidat connaît le cadre juridique relatif à la sous-traitance en matière de traitement de données personnelles.
Exigence 2.6
Le candidat sait identifier l’existence de transferts de données hors Union européenne et sait déterminer les instruments juridiques de transfert susceptibles d’être utilisés.
Exigence 2.7
Le candidat sait élaborer et mettre en œuvre une politique ou des règles internes en matière de protection des données.
Exigence 2.8
Le candidat sait organiser et participer à des audits en matière de protection des données.
Exigence 2.9
Le candidat connaît le contenu du registre d’activités de traitement, du registre des catégories d’activités de traitement et de la documentation des violations de données ainsi que de la documentation nécessaire pour prouver la conformité à la réglementation en matière de protection des données.
Exigence 2.10
Le candidat sait identifier des mesures de protection des données dès la conception et par défaut adaptées aux risques et à la nature des opérations de traitement.
Exigence 2.11
Le candidat sait participer à l’identification des mesures de sécurité adaptées aux risques et à la nature des opérations de traitement.
Exigence 2.12
Le candidat sait identifier les violations de données personnelles nécessitant une notification à l’autorité de contrôle et celles nécessitant une communication aux personnes concernées.
Exigence 2.13
Le candidat sait déterminer s’il est nécessaire ou non d’effectuer une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) et sait en vérifier l’exécution.
Exigence 2.14
Le candidat sait dispenser des conseils en matière d’analyse d’impact relative à la protection des données (en particulier sur la méthodologie, l’éventuelle sous-traitance, les mesures techniques et organisationnelles à adopter).
Exigence 2.15
Le candidat sait gérer les relations avec les autorités de contrôle, en répondant à leurs sollicitations et en facilitant leur action (instruction des plaintes et contrôles en particulier).
Exigence 2.16
Le candidat sait élaborer, mettre en œuvre et est en capacité de dispenser des programmes de formation et de sensibilisation du personnel et des instances dirigeantes en matière de protection des données.
Exigence 2.17
Le candidat sait assurer la traçabilité de ses activités, notamment à l’aide d’outils de suivi ou de bilan annuel.
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CNIL/CNILTEXT000037487565.xml | La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 11-I-2° f bis ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 6-8 ;
Vu la délibération n° 2018-318 du 20 septembre 2018 portant adoption des critères du référentiel de certification des compétences du délégué à la protection des données (DPO) ;
Après avoir entendu M. Maurice RONAI, commissaire, en son rapport, et Mme Nacima BELKACEM, commissaire du Gouvernement, en ses observations,
Formule les observations suivantes :
Conformément à l'article 11-I-2° f bis de la loi n° 78-17 modifiée, la Commission nationale de l'informatique et des libertés (ci-après, la CNIL ou la Commission) est compétente pour agréer des organismes en vue de délivrer la certification des compétences du délégué à la protection des données (ci-après DPO ) sur la base de critères qu'elle a adoptés.
La présente délibération fixe les critères d'agrément d'organismes de certification pour la certification des compétences de personnes physiques en tant que délégué à la protection des données, tel que visé à la section 4 du chapitre IV du règlement (UE) 2016/679.
Les critères du référentiel annexé à la présente délibération en vue de l'agrément par la Commission d'organismes en charge de la certification des compétences du délégué à la protection des données sont approuvés.
Le fonctionnement de ce dispositif fera l'objet, au plus tard dans un délai de deux ans à compter de son entrée en vigueur, d'une évaluation en vue d'adapter, le cas échéant, les exigences du présent référentiel.
La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.
RÉFÉRENTIEL D'AGRÉMENT D'ORGANISMES DE CERTIFICATION POUR LA CERTIFICATION DES COMPÉTENCES DU DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES (DPO)
Catégorie 1. Accréditation
Exigence 1.1. L'organisme de certification est accrédité, pendant toute la durée de son agrément par la CNIL, par un organisme d'accréditation membre de l'IAF (International Accreditation Forum) au regard de la norme ISO/IEC 17024 : 2012 Evaluation de la conformité - Exigences générales pour les organismes de certification procédant à la certification de personnes pour un dispositif particulier de certification de personnes.
Exigence 1.2. L'organisme de certification élabore et met en œuvre un dispositif de certification de personnes pour le DPO en conformité avec la norme ISO/IEC 17024 : 2012, les exigences fixées par le présent référentiel ainsi que les exigences fixées par le référentiel de certification des compétences du DPO (délibération n° 2018-318 du 20 septembre 2018).
Catégorie 2. Evaluation du candidat à la certification
Exigence 2.1. L'organisme de certification vérifie le respect des conditions préalables prévues à la catégorie 1 du référentiel de certification des compétences du DPO (délibération n° 2018-318 du 20 septembre 2018).
Exigence 2.2. L'organisme de certification vérifie les compétences et le savoir-faire du candidat par une épreuve écrite dont les caractéristiques répondent aux exigences suivantes.
Exigence 2.3. L'épreuve écrite consiste en un questionnaire à choix multiple (QCM) en français comprenant au moins 100 questions. 30% des questions de chacun des domaines sont énoncées sous forme de cas pratique.
Exigence 2.4. L'épreuve écrite est réalisée dans des conditions garantissant le pseudonymat lors de la correction.
Exigence 2.5. Les questions du QCM évaluent les compétences et savoir-faire s'agissant des exigences de la catégorie 2 de la délibération n° 2018-318 du 20 septembre 2018 et couvrent tous les domaines du programme figurant en annexe de la présente délibération selon la répartition suivante :
Domaine 1. - Réglementation générale en matière de protection des données et mesures prises pour la mise en conformité : 50% des questions ;
Domaine 2. - Responsabilité : 30% des questions ;
Domaine 3. - Mesures techniques et organisationnelles pour la sécurité des données au regard des risques : 20% des questions.
Exigence 2.6. Pour chaque question, 4 réponses sont proposées dont l'une ou plusieurs sont exactes.
Exigence 2.7. Les questions du QCM sont régulièrement actualisées.
Exigence 2.8. L'épreuve écrite est réussie :
- si, au total, au moins 75% des réponses sont exactes ; et
- si, pour chacun des trois domaines, au moins 50% des réponses aux questions sont exactes.
Exigence 2.9. Les organismes de certification permettent à des observateurs de la Commission d'être présents pendant le déroulement des épreuves.
Catégorie 3. Délivrance de la certification
Exigence 3.1. L'organisme de certification délivre la certification aux candidats qui ont réussi l'épreuve écrite.
Exigence 3.2. L'organisme de certification adresse à la personne certifiée un certificat de DPO certifié portant sur le libellé Délégué à la protection des données certifié conformément au référentiel de certification des compétences du DPO de la CNIL .
Exigence 3.3. La certification est valable 3 ans à compter de sa délivrance.
Exigence 3.4. L'organisme de certification tient un registre à jour des personnes certifiées. Le registre comprend, pour chaque personne certifiée, ses nom et prénoms, la date de délivrance de la certification, la date d'expiration et le statut de la certification (délivrée, suspendue, retirée, renouvelée).
Exigence 3.5. Le registre mis à jour est transmis à la Commission tous les 6 mois à compter de la délivrance de l'agrément.
Catégorie 4. Renouvellement de la certification
Exigence 4.1. Le renouvellement de la certification est possible avant la date d'échéance du certificat à condition que la personne certifiée :
- réussisse une nouvelle épreuve écrite répondant aux exigences de la catégorie 2 du présent référentiel ; et
- démontre qu'elle dispose d'une expérience professionnelle d'au moins un an, acquise dans le courant des trois dernières années, dans des projets, activités ou tâches en lien avec les missions du DPO s'agissant de la protection des données ou de la sécurité de l'information, attestée par un tiers (employeur ou client).
Catégorie 5. Matériel d'évaluation
Exigence 5.1. L'organisme de certification développe et applique son matériel d'évaluation et la documentation descriptive de sa mise en œuvre (exigences de certification) afin d'évaluer la conformité aux critères du référentiel de certification (délibération n° 2018-318 du 20 septembre 2018).
Catégorie 6. Comité de certification
Exigence 6.1. Les organismes de certification agréés invitent à leur comité du dispositif particulier un représentant de la Commission.
Catégorie 7. Eléments à fournir avec la demande d'agrément
Exigence 7.1. Les organismes de certification qui demandent à être agréés par la Commission lui fournissent un dossier comprenant :
- un extrait K-bis ou équivalent ;
- l'attestation d'accréditation ISO/IEC 17024 : 2012 conformément à l'exigence 1.1 de la présente délibération ;
- un document qui présente le processus de certification des compétences du DPO ; et
- leur matériel d'évaluation (notamment les questions posées et les réponses pour l'épreuve écrite) et la documentation descriptive de leur mise en œuvre (règles de certification) concernant la certification des compétences du DPO.
Catégorie 8. Eléments à fournir de manière régulière ou à la demande de la Commission
Exigence 8.1. Les organismes de certification agréés font parvenir à la Commission :
- sans délai, toute modification de leur statut d'accréditation telle que la suspension ou le retrait de l'accréditation ISO/IEC 17024 : 2012 ;
- un rapport annuel d'activité sur la certification des compétences du DPO comprenant les plaintes et réclamations à l'encontre de l'organisme de certification dans le cadre de la certification des compétences du DPO ainsi que toute difficulté rencontrée dans l'application des critères de certification des compétences du DPO adoptés dans la délibération n° 2018-318 du 20 septembre 2018 ;
- tous les 6 mois à compter de la délivrance de l'agrément, les statistiques de réussite de l'épreuve écrite ainsi que le registre actualisé des personnes certifiées DPO comprenant les noms, prénoms, la date de délivrance de la certification et la date d'expiration.
Exigence 8.2. Les organismes de certification agréés sont en mesure, à la demande de la Commission, de démontrer à tout moment le respect des exigences :
- du présent référentiel, et en particulier de l'exigence 1.2 ; et
- du référentiel de certification des compétences du DPO (délibération n° 2018-318 du 20 septembre 2018).
Programme de l'évaluation écrite (domaines)
Domaine 1. - Réglementation générale en matière de protection des données et mesures prises pour la mise en conformité
(50% des questions)
1.1. Règlement européen et loi française sur la protection des données - fondamentaux :
1.1.1. Champ d'application.
1.1.2. Définitions et notions.
1.1.3. Organismes soumis aux obligations règlementaires.
1.2. Règlement européen et loi française sur la protection des données - principes :
1.2.1. Licéité du traitement.
1.2.2. Loyauté et transparence.
1.2.3. Limitation des finalités.
1.2.4. Minimisation des données.
1.2.5. Exactitude des données.
1.2.6. Conservation limitée des données.
1.2.7. Intégrité, confidentialité des données.
1.3. Règlement européen et loi française sur la protection des données - validité du traitement :
1.3.1. Bases juridiques d'un traitement.
1.3.2. Consentement.
1.3.3. Consentement des mineurs.
1.3.4. Catégories particulières de données à caractère personnel.
1.3.5. Données relatives aux condamnations pénales et aux infractions.
1.4. Droits des personnes concernées :
1.4.1. Transparence et information.
1.4.2. Accès, rectification et effacement (droit à l'oubli).
1.4.3. Opposition.
1.4.4. Décisions individuelles automatisées.
1.4.5. Portabilité.
1.4.6. Limitation du traitement.
1.4.7. Limitations des droits.
1.5. Mesures prises pour la mise en conformité :
1.5.1. Politiques ou procédure en matière de protection des données
1.5.2. Qualification des acteurs d'un traitement de données : responsables du traitement, responsables conjoints du traitement, sous-traitants
1.5.3. Formalisation des relations (contrat sous-traitant, accord entre responsables conjoints du traitement).
1.5.4. Codes de conduite et certifications.
1.6. Délégué à la protection des données (DPO) :
1.6.1. Désignation et fin de mission.
1.6.2. Qualités professionnelles, connaissances spécialisées et capacité à accomplir ses missions.
1.6.3. Fonction du DPO (moyens, ressources, positionnement, indépendance, confidentialité, absence de conflit d'intérêts, formation).
1.6.4. Missions du DPO et rôle du DPO en matière d'audits.
1.6.5. Relations du DPO avec les personnes concernées et gestion des demandes d'exercice des droits.
1.6.6. Coopération du DPO avec l'autorité de contrôle.
1.6.7. Qualités personnelles, travail en équipe, management, communication, pédagogie.
1.7. Transferts de données hors de l'Union européenne :
1.7.1. Décision d'adéquation.
1.7.2. Garanties appropriées.
1.7.3. Règles d'entreprise contraignantes.
1.7.4. Dérogations.
1.7.5. Autorisation de l'autorité de contrôle.
1.7.6. Suspension temporaire.
1.7.7. Clauses contractuelles.
1.8. Autorités de contrôle :
1.8.1. Statut.
1.8.2. Pouvoirs.
1.8.3. Régime de sanction.
1.8.4. Comité européen de protection des données.
1.8.5. Recours juridictionnels.
1.8.6. Droit à réparation.
1.9. Doctrine et jurisprudence :
1.9.1. Lignes directrices du G29.
1.9.2. Avis, lignes directrices et recommandations du comité européen de protection des données.
1.9.3. Jurisprudence française et européenne.
Domaine 2. - Responsabilité
(30% des questions)
2.1. Analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD).
2.2. Protection des données dès la conception et par défaut.
2.3. Registre des activités de traitement (responsable de traitement) et registre des catégories d'activités de traitement (sous-traitant).
2.4. Violations de données à caractère personnel, notification des violations et communication à la personne concernée.
Domaine 3. - Mesures techniques et organisationnelles pour la sécurité des données au regard des risques
(20% des questions)
3.1. Pseudonymisation et chiffrement des données personnelles.
3.2. Mesures pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la résilience des systèmes et des services de traitement.
3.3. Mesures permettant de rétablir la disponibilité des données et l'accès aux données en cas d'incident physique ou technique.
La présidente,
I. Falque-Pierrotin
|
CNIL/CNILTEXT000039470506.xml | La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code du commerce, notamment ses articles L. 225-102-3 et R. 822-33 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (loi Sapin 2 ), notamment ses articles 6, 8 et 17 ;
Vu la loi n° 2017-399 du 27 mars 2017 relative au devoir de vigilance des sociétés mères et des entreprises donneuses d'ordre (loi devoir de vigilance ) ;
Vu le décret n° 2017-564 du 19 avril 2017 relatif aux procédures de recueil des signalements émis par les lanceurs d'alerte au sein des personnes morales de droit public ou de droit privé ou des administrations de l'Etat ;
Vu le décret n° 2019-536 du 29 mai 2019 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu les recommandations de l'Agence française anticorruption destinées à aider les personnes morales de droit public et de droit privé à prévenir et à détecter les faits de corruption, de trafic d'influence, de concussion, de prise illégale d'intérêt, de détournement de fonds publics et de favoritisme ;
Après avoir entendu M. Alexandre LINDEN, commissaire, en son rapport et Mme Nacima BELKACEM, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Adopte le référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel destinés à la mise en œuvre d'un dispositif d'alertes professionnelles, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
1. A qui s'adresse ce référentiel ?
Ce référentiel s'adresse aux organismes privés ou publics qui sont tenus ou qui décideraient de mettre en œuvre un dispositif de recueil et de gestion des alertes professionnelles nécessitant un traitement de données à caractère personnel. Il couvre dès lors deux types de dispositifs.
D'une part, le présent référentiel concerne les dispositifs d'alerte encadrés par des dispositions législatives ou réglementaires spécifiques, que l'organisme soit ou non assujetti juridiquement à ces dispositions. Il peut s'agir, notamment, des dispositifs prévus par les articles 8 et/ou 17 de la loi dite loi Sapin 2 (1), ou bien mis en œuvre en application de la loi relative au devoir de vigilance (2), quels que soient la taille des effectifs, la nature juridique ou encore le chiffre d'affaires des organismes concernés.
Dans cette première hypothèse, constitue une alerte professionnelle tout signalement effectué de bonne foi et qui révèle ou signale une infraction pénale, une violation grave et manifeste d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, de la loi ou du règlement, ou une menace ou un préjudice graves pour l'intérêt général, lorsque les faits en question ne sont pas couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client.
D'autre part, le présent référentiel a également vocation à régir les dispositifs d'alertes éthiques adoptés de sa propre initiative par un organisme en vue de prohiber des comportements jugés incompatibles avec sa charte éthique ou son règlement intérieur.
Dans cette seconde hypothèse, constitue une alerte professionnelle tout signalement effectué de bonne foi et qui révèle ou signale une violation de règles éthiques adoptées par un organisme ou un groupe, dès lors que les règles en question sont codifiées dans un document écrit (tel qu'un règlement intérieur, une charte éthique, etc.) qui respecte l'ensemble du cadre juridique existant (en particulier la législation du travail et l'ensemble des droits et libertés fondamentales des personnes concernées), et dont l'existence et le caractère opposable sont préalablement portés à la connaissance de l'ensemble des personnes concernées.
Les organismes mettant en place un dispositif d'alerte doivent s'assurer de sa conformité :
- aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi qu'à celles de la loi du 6 janvier 1978 dite informatique et libertés (LIL). En effet, lorsque ces dispositifs, comme c'est le cas en règle générale, nécessitent un traitement de données relatives à des personnes physiques identifiées ou identifiables (notamment celles de l'auteur et de la ou les personnes visées par l'alerte), ils sont soumis aux règles relatives à la protection des données personnelles ;
- à l'ensemble d'autres règles de droit applicables en vertu des législations spécifiques (loi dite Sapin 2 , etc.) ou générales (droit du travail). Le responsable de traitement doit garantir le respect les droits et les libertés fondamentales ainsi que des intérêts légitimes des personnes concernées.
En l'absence d'encadrement précis par les textes législatifs et réglementaires en vigueur, les dispositifs créés à l'initiative des organismes sous la forme par exemple de chartes éthiques ou dans leurs règlements intérieurs doivent faire l'objet d'une attention particulière.
2. Portée du référentiel
Ce référentiel a pour objectif de fournir un outil d'aide à la mise en conformité des organismes publics et privés souhaitant se doter de dispositifs de traitement d'alertes professionnelles, à la réglementation relative à la protection des données privées.
Le respect de ce référentiel permet aux organismes de s'assurer de la conformité des traitements de données mis en œuvre dans le cadre des dispositifs d'alertes aux principes relatifs à la protection des données.
Les organismes qui s'écarteraient du référentiel au regard des conditions particulières tenant à leur situation doivent être en mesure de justifier l'existence d'un tel besoin, puis prendre toutes les mesures appropriées à même de garantir la conformité des traitements à la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel.
Le référentiel n'a pas pour objet d'interpréter les règles de droit autres que celles relatives à la protection des données à caractère personnel. Il appartient aux acteurs concernés de s'assurer qu'ils respectent les autres réglementations qui peuvent par ailleurs trouver à s'appliquer.
Ce référentiel constitue également une aide à la réalisation d'une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD).
La mise en place d'un dispositif d'alertes professionnelles doit en effet systématiquement donner lieu à la réalisation préalable d'une AIPD. En effet, ces dispositifs figurent dans la liste des types d'opérations de traitement pour lesquelles une analyse d'impact relative à la protection des données est requise (cf. la délibération n° 2018-327 du 11 octobre 2018 portant adoption de la liste des types d'opérations de traitement pour lesquelles une analyse d'impact relative à la protection des données est requise).
Pour réaliser une étude d'impact, le responsable de traitement pourra se reporter aux outils méthodologiques proposés par la CNIL sur son site web. Il pourra également se reporter au présent référentiel pour Les organismes pourront ainsi définir les mesures permettant d'assurer la proportionnalité et la nécessité de leurs traitements (points 3 à 7), de garantir les droits des personnes (points 8 et 9) et la maîtrise de leurs risques (point 10). A cette fin, l'organisme pourra se référer aux lignes directrices de la CNIL sur les analyses d'impact relatives à la protection des données (AIPD). Si l'organisme en a désigné un, le délégué à la protection des données (DPD/DPO) devra être consulté.
3. Objectif(s) poursuivi(s) par le traitement (Finalités)
Le traitement mis en œuvre doit répondre à un objectif précis et être justifié au regard des missions et des activités de l'organisme.
En ce qui concerne le dispositif d'alerte, le traitement de données est mis en œuvre afin de recueillir et traiter les alertes ou signalements visant à révéler un manquement à une règle spécifique.
Exemple 1.1 (alertes de l'article 8 de la Loi Sapin 2 ) :
Un dispositif d'alerte mis en œuvre pour répondre aux exigences de l'article 8.III de la loi Sapin 2 vise à permettre aux membres du personnel et aux collaborateurs extérieurs et occasionnels d'un organisme, de signaler :
- un crime ou délit ;
- une violation grave et manifeste d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France ;
- une violation grave et manifeste d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un engagement international régulièrement ratifié ;
- une violation grave et manifeste de la loi ou du règlement ;
- une menace ou préjudice graves pour l'intérêt général, dont l'émetteur de l'alerte a eu personnellement connaissance.
Exemple 1.2 (lutte contre la corruption et le trafic d'influence) :
Un dispositif d'alerte mis en œuvre pour répondre aux exigences de l'article 17.II.2° de la loi Sapin 2 , vise à permettre le recueil des signalements émanant des employés de l'organisme concerné et relatifs à l'existence de conduites ou de situations contraires au code de conduite de la société et susceptibles de caractériser des faits de corruption ou de trafic d'influence.
Exemple 1.3 (devoir de vigilance) :
Un dispositif d'alerte prévu par l'article L. 225-102-4 du Code de commerce, issu de la Loi dite de devoir de vigilance , aura pour finalité le recueil des signalements relatifs à l'existence ou à la réalisation des risques d'atteintes graves envers les droits humains et les libertés fondamentales, la santé et la sécurité des personnes ainsi que l'environnement, résultant des activités de la société et de celles des sociétés qu'elle contrôle au sens du II de l'article L. 233-16, directement ou indirectement, ainsi que des activités des sous-traitants ou fournisseurs avec lesquels est entretenue une relation commerciale établie, lorsque ces activités sont rattachées à cette relation.
Exemple 2 (codes éthiques) :
Un dispositif d'alerte mis en place sur une base volontaire par l'organisme, en dehors d'une obligation légale spécifique, pourrait par exemple avoir pour finalité le recueil de tout signalement d'un risque existant ou réalisé d'un comportement ou d'une situation contraires à une charte éthique de l'organisme, quel que soit l'auteur de l'alerte ou son lien avec l'organisme.
Exemple 3 (dispositifs hybrides) :
Un dispositif visant à la fois les alertes de droit commun (article 8.III de la Loi Sapin 2 ), celles répondant au devoir de vigilance (art. L. 225-102-4 du code du commerce) et celles résultant de l'application d'une charte ou d'un code éthique, devra explicitement viser l'ensemble des finalités correspondantes, en distinguant celles qui résultent d'une disposition obligatoire spécifique de celles qui sont adoptées volontairement par l'organisme.
Les informations recueillies pour l'une de ces finalités ne peuvent pas être réutilisées pour poursuivre un autre objectif qui serait incompatible avec la finalité première. Tout nouvel usage des données doit en effet respecter les principes de protection des données personnelles. Les traitements mis en œuvre ne doivent pas donner lieu à des interconnexions ou échanges autres que ceux nécessaires à l'accomplissement des finalités ci-dessus énoncées.
4. Base(s) légale(s) du traitement
Chaque finalité du traitement doit reposer sur l'une des bases légales fixées par la réglementation. Les différents fondements autorisant un organisme à traiter des données personnelles dans le cadre d'un dispositif d'alerte sont listés ci-dessous.
Dans le cadre du présent traitement, la base légale peut être :
a) Le respect d'une obligation légale incombant à l'organisme, imposant la mise en œuvre d'un dispositif d'alerte ;
Afin de pouvoir invoquer ce fondement, le responsable du traitement s'assure de la réalisation des conditions suivantes :
- l'obligation de mettre en œuvre un dispositif d'alerte résulte d'une source interne du droit français (par exemple, la loi Sapin et son décret d'application), d'un engagement international signé et ratifié par la France (par exemple, une convention internationale), ou encore du droit dérivé des organisations internationales et européennes dont la France est partie ;
- l'organisme y est effectivement soumis au regard des critères retenus par la réglementation en question (par exemple, le dépassement des seuils de taille des effectifs, du chiffre d'affaires, la réalisation des opérations d'une certaine nature, etc.).
b) La réalisation de l'intérêt légitime poursuivi par l'organisme ou par le destinataire des données, sous réserve de ne pas méconnaître l'intérêt ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
Ce fondement juridique s'applique lorsque la mise en place d'un dispositif d'alerte ne résulte pas d'une obligation légale s'imposant au responsable du traitement.
Il incombe à chaque responsable du traitement de s'assurer du choix de l'une et/ou de l'autre de ces bases, en fonction des règles qui sont applicables à son entité.
Lorsqu'un dispositif répond à une obligation légale précise (par exemple, celles résultant des articles 8 et/ou 17 de la Loi Sapin II , de la Loi devoir de vigilance , etc.), tout en permettant le recueil d'alertes relatives à un engagement volontaire de l'organisme (par exemple, prévues par un code éthique interne, ou encore prévues par un texte législatif auquel l'organisme n'est pas juridiquement soumis), il appartient au responsable du traitement de distinguer les bases légales qui fondent chacune de ces finalités.
5. Données personnelles concernées
5.1. Principes de pertinence et de minimisation des données
5.1.1. Au stade de l'émission de l'alerte
De manière générale, le responsable de traitement doit veiller à ce que seules les données nécessaires à la poursuite des finalités du traitement soient effectivement collectées et traitées. Une attention particulière doit à cet égard être portée aux faits pouvant être signalés via les dispositifs d'alertes professionnelles mis en place, d'initiative, par des organismes qui ne sont pas assujettis à des obligations spécifiques en ce sens. En l'absence d'encadrement spécifique par les textes législatifs et réglementaires en vigueur, il incombe au responsable du traitement de s'assurer tout particulièrement du respect, dans cette hypothèse, des droits, libertés et intérêts légitimes de l'ensemble des personnes pouvant être concernées par une alerte.
Toutefois, dans le cas des dispositifs d'alerte professionnelle, seul le lanceur d'alerte est en capacité de déterminer la nature et le volume des informations, notamment à caractère personnel, communiquées à l'occasion du signalement.
Partant, le responsable du traitement doit rappeler aux auteurs de signalements que les informations communiquées dans le cadre d'un dispositif d'alerte, doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l'objet de l'alerte.
5.1.2. Au stade de l'instruction de l'alerte
Pour les besoins de ce référentiel, la phase d'instruction d'une alerte est entendue comme la période qui débute par la réception de l'alerte par l'organisme, et qui se termine par la prise de décision quant aux suites réservées à celle-ci.
Cette phase permet à l'organisme de mener une enquête sur les faits signalés. Pendant cette période, le dispositif d'alerte peut être utilisé en vue de documenter les diligences accomplies par l'organisme en ce sens (analyse juridique et technique des faits, collecte des preuves, échanges avec différentes parties prenantes, audition des témoins, réalisation d'actes d'expertise, etc.).
La phase d'instruction est caractérisée par le rôle du responsable de traitement dans la détermination des éléments qui pourront être collectés ou conservés dans le dispositif.
Il lui appartient donc de s'assurer que seules les informations pertinentes et nécessaires au regard des finalités du traitement sont collectées et/ou conservées dans le dispositif d'alerte. Tel est généralement le cas des catégories suivantes :
- identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte ;
- identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet de l'alerte ;
- identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
- faits signalés ;
- éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
- comptes rendus des opérations de vérification ;
- suites données à l'alerte.
5.2. Le traitement de données sensibles et de données d'infraction
Deux catégories de données appellent une vigilance renforcée.
D'une part, certaines données, en raison de leur caractère particulièrement sensible, notamment celles qui révèlent l'origine ethnique ou prétendument raciale, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale d'une personne, des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne, bénéficient d'une protection particulière et ne peuvent être traitées que moyennant le respect de conditions spécifiques figurant à l'article 9 du RGPD et aux articles 6 et 44 de la LIL.
Dans le cadre du présent traitement, ces données peuvent notamment être traitées dès lors que le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice, conformément à l'article 9-2-f du RGPD.
D'autre part, les données collectées et traitées dans le cadre des dispositifs de recueil d'alertes professionnelles peuvent également comprendre des données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté concernant des personnes physiques. De telles données ne peuvent être collectées et traitées que dans des conditions strictement définies à l'article 10 du RGPD et à l'article 46 de la LIL.
Dans le cadre du présent traitement, la collecte de ces données peut être autorisée :
- par des dispositions spécifiques du droit national (par exemple, articles 8 ou 17 de la Loi Sapin 2 , article L. 225-102-4.-I. du Code de commerce, etc.) ;
- ou pour permettre au responsable de traitement de préparer et, le cas échéant, d'exercer et de suivre une action en justice en tant que victime, mise en cause, ou pour le compte de ceux-ci , conformément à l'article 46-3° de la LIL.
5.4. Traitement de l'identité de l'auteur d'une alerte
Un dispositif d'alerte peut imposer ou proposer que l'auteur de l'alerte s'identifie.
Si l'émetteur de l'alerte professionnelle doit s'identifier, son identité est traitée de façon confidentielle par l'organisation ou les personnes chargées de la gestion des alertes.
Il est toutefois recommandé que l'organisme n'incite pas les personnes ayant vocation à utiliser le dispositif à le faire de manière anonyme, étant entendu qu'une alerte anonyme est une alerte dont l'auteur n'est ni identifié ni identifiable.
Par exception, l'alerte d'une personne qui souhaite rester anonyme devrait être traitée sous les conditions suivantes :
- la gravité des faits mentionnés est établie et les éléments factuels sont suffisamment détaillés ;
- le traitement de cette alerte doit s'entourer de précautions particulières, telles qu'un examen préalable, par son premier destinataire, de l'opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif.
Après s'être assuré de la nécessité et de la pertinence des données personnelles qu'il utilise, l'organisme doit par ailleurs s'assurer, tout au long de la durée de vie du traitement, de la qualité des données qu'il traite. Cela signifie en pratique que conformément à la règlementation, les données soient exactes et mises à jour.
6. Destinataires des informations
Les données personnelles doivent uniquement être rendues accessibles aux personnes habilitées à en connaitre au regard de leurs attributions.
Les habilitations d'accès doivent être documentées par les organismes, et les accès aux différents traitements doivent faire l'objet de mesures de traçabilité. Voir point 9 relatif à la sécurité.
Le responsable de traitement qui souhaite avoir recours à un sous-traitant doit veiller à ne faire appel qu'à des organismes présentant des garanties suffisantes. Un contrat définissant les caractéristiques du traitement ainsi que les différentes obligations des parties en matière de protection des données doit être établi entre elles (article 28 du RGPD). Un guide du sous-traitant, édité par la CNIL, précise ces obligations et les clauses à intégrer dans les contrats.
6.1. Les personnes accédant aux données pour le compte de l'employeur
Seules les personnes habilitées au titre de leurs missions ou de leurs fonctions, doivent pouvoir accéder aux données à caractère personnel traitées, et ce dans la stricte limite de leurs attributions respectives et de l'accomplissement de ces missions et fonctions.
Il peut s'agir, par exemple :
- des personnes spécialement chargées de la gestion des alertes au sein de l'organisme ;
- du référent ou prestataire de service chargé de recueillir et traiter les alertes. Le référent ou prestataire de service éventuellement désigné pour gérer tout ou partie de ce dispositif s'engage notamment, par voie contractuelle, à ne pas utiliser les données à des fins autres que la gestion des alertes, à assurer leur confidentialité, à respecter la durée de conservation limitée des données et à procéder à la destruction ou à la restitution de tous les supports manuels ou informatisés de données à caractère personnel au terme de sa prestation.
6.2. Les destinataires des données
Le RGPD définit les destinataires comme tout organisme qui reçoit la communication des données .
Dans le cadre de ce traitement, les données peuvent être communiquées au sein du groupe de sociétés auquel appartient l'organisme concerné si cette communication est nécessaire aux seuls besoins de la vérification ou du traitement de l'alerte.
Certaines dispositions légales ou réglementaires encadrent strictement la communication d'information. Ainsi, les éléments de nature à identifier l'émetteur de l'alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'avec le consentement de la personne. De même, les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.
Pour assurer la continuité de la protection des données à caractère personnel, leur transfert en dehors de l'Union européenne est soumis à des règles particulières. Ainsi, conformément aux dispositions des articles 44 et suivants du RGPD, toute transmission de données hors de l'UE doit :
- être fondée sur une décision d'adéquation ;
- ou être encadrée par des règles internes d'entreprise ( BCR ), des clauses types de protection des données, un code de conduite ou un mécanisme de certification approuvé par la CNIL ;
- ou être encadrée par des clauses contractuelles ad hoc préalablement autorisées par la CNIL ;
- ou répondre à une des dérogations prévues à l'article 49 du RGPD.
Pour en savoir plus, consulter la rubrique Transférer des données hors de l'UE sur le site de la CNIL.
7. Durées de conservation
Conformément à l'article 5-1-e du RGPD, les données à caractère personnel ne doivent être conservées sous une forme permettant l'identification des personnes que le temps strictement nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies. C'est donc au regard de la finalité que la durée de conservation sera déterminée.
La durée de conservation de données ou, lorsqu'elle est impossible, les critères utilisés pour déterminer cette durée, font partie des informations qui doivent être communiquées aux personnes concernées.
Dans ces conditions, il incombe au responsable du traitement de déterminer cette durée en amont de la réalisation du traitement.
7.1. Les durées de conservation
Au regard des finalités pouvant justifier la mise en place d'un dispositif d'alerte, et sauf disposition légale ou réglementaire contraire :
- les données relatives à une alerte considérée par le responsable du traitement comme n'entrant pas dans le champ du dispositif, sont détruites sans délai du dispositif d'alertes professionnelles ou anonymisées conformément à l'avis 05/2014 relatif aux techniques d'anonymisation du Comité européen de la protection des données (CEPD).
- Lorsqu'aucune suite n'est donnée à une alerte rentrant dans le champ du dispositif, les données relatives à cette alerte sont détruites ou anonymisées par l'organisation chargée de la gestion des alertes, dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification. Pour les besoins du présent référentiel, l'expression suites désigne toute décision prise par l'organisme pour tirer des conséquences de l'alerte. Il peut s'agit de l'adoption ou de la modification des règles internes (règlement interne, charte éthique, etc.) de l'organisme, d'une réorganisation des opérations ou des services de la société, du prononcé d'une sanction ou de la mise en œuvre d'une action en justice.
La Commission rappelle que les décisions relatives aux suites réservées aux alertes professionnelles doivent intervenir dans un délai raisonnable à compter de l'émission de celles-ci.
- Lorsqu'une procédure disciplinaire ou contentieuse est engagée à l'encontre d'une personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte peuvent être conservées par l'organisation chargée de la gestion des alertes jusqu'au terme de la procédure ou de la prescription des recours à l'encontre de la décision.
A l'exception des cas où aucune suite n'est donnée à l'alerte, le responsable de traitement peut conserver les données collectées sous forme d'archives intermédiaires aux fins d'assurer la protection du lanceur de l'alerte ou de permettre la constations des infractions continues. Cette durée de conservation doit être strictement limitée aux finalités poursuivies, déterminée à l'avance et portée à la connaissance des personnes concernées.
Les données peuvent être conservées plus longtemps, en archivage intermédiaire, si le responsable du traitement en a l'obligation légale (par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales).
7.2. La conservation de données anonymisées
La réglementation relative à la protection des données à caractère personnel ne s'applique pas, notamment en ce qui concerne les durées de conservation, aux données anonymes, c'est-à-dire celles qui ne peuvent plus être mises en relation avec une ou des personnes physiques identifiées ou identifiables.
Partant, le responsable du traitement peut conserver sans limitation de durée les données anonymisées. Dans ce cas, l'organisme concerné doit garantir le caractère anonymisé des données de façon pérenne.
Pour en savoir plus, vous pouvez vous référer aux guides de la CNIL :
- Sécurité : Archiver de manière sécurisée ;
- Limiter la conservation des données .
Les données utilisées à des fins statistiques ne sont plus qualifiées de données à caractère personnel dès lors qu'elles auront ont été dûment anonymisées (Voir les lignes directrices du CEPD sur l'anonymisation).
Un organisme est soumis à l'obligation de mettre en place un dispositif d'alerte en application des dispositions de l'article 8 de la loi Sapin 2 (dispositif d'alerte général), mais également un dispositif d'alerte en application de l'article 17-II-2° de la même loi (dispositif visant à permettre le signalement de manquements ou situations contraires au code de conduite de l'organisme, dans le cadre de la lutte contre la corruption et le trafic d'influence).
Il est alors possible pour l'organisme de mettre en place un seul et unique outil de recueil de ces signalements. Toutefois, il peut exister des différences d'encadrement législatif et réglementaire des traitements. Ainsi, les modalités de mise en place des dispositifs d'alerte généraux sont encadrées, notamment en ce qui concerne les durées de conservation, par le décret n° 2017-564 du 19 avril 2017 relatif aux procédures de recueil des signalements émis par les lanceurs d'alerte au sein des personnes morales de droit public ou de droit privé ou des administrations de l'Etat.
Or, ce décret n'est pas applicable en matière de lutte contre la corruption et le trafic d'influence. Les données recueillies via les dispositifs spécifiques d'alerte ne font donc pas l'objet d'un encadrement particulier et leur traitement doit être encadré en application de la réglementation.
La mise en place d'un outil unique de recueil des signalements implique de respecter les exigences législatives et réglementaires de chacun des dispositifs, et notamment de :
- différencier le traitement appliqué aux signalements portant sur des soupçons ou des faits de corruption de celui appliqué aux autres signalements ;
- d'appliquer des durées de conservation différentes selon que les données sont collectées dans le cadre de l'un ou l'autre des dispositifs d'alerte.
8. Information des personnes
Il incombe au responsable de traitement qui décide de mettre en place un dispositif d'alertes professionnelles, de s'assurer du respect des principes de transparence et de loyauté à l'égard des personnes dont les données peuvent être traitées.
Le respect de cette obligation suppose d'informer les personnes concernées individuellement et collectivement, selon les modalités décrites ci-après.
8.1. Identification des personnes concernées
Pour les besoins du présent référentiel, sont considérées comme personnes potentiellement concernées par un dispositif d'alertes professionnelles toutes les personnes qui peuvent potentiellement émettre un signalement via le dispositif ou être visées par une alerte, et notamment :
- Les effectifs propres de l'organisme concerné, quel que soit le statut juridique de collaboration (salariés, agents, intérimaires, stagiaires, salariés détachés par une entité tierce, bénévoles, etc.) ;
- Les collaborateurs, clients et fournisseurs extérieurs de l'organisme, lorsqu'il s'agit de personnes physiques ayant un lien contractuel direct avec l'organisme (consultants, agents, conseils, sous-traitants personnes physiques au statut d'autoentrepreneur, etc.) ;
- Les effectifs (salariés, associés, dirigeants, etc.) des personnes morales qui entretiennent un lien contractuel avec l'organisme concerné.
Sont considérées comme personnes concernées par un dispositif d'alertes professionnelles toutes les personnes dont les données à caractère personnel sont effectivement traitées dans le cadre du dispositif (par exemple, les auteurs des alertes, les personnes visées, les personnes entendues dans le cadre de l'enquête, etc.).
8.2. Contenu de l'information à délivrer
L'information communiquée aux personnes concernées doit se faire dans les conditions prévues par les articles 12, 13 et 14 du RGPD.
De manière générale, elle doit mentionner l'existence du traitement, ses caractéristiques (notamment les finalités poursuivies, les types de données susceptibles d'y figurer, les types de personnes susceptibles d'émettre l'alerte ou d'en faire l'objet, les principales étapes de la procédure déclenchée par l'alerte, les durées de conservation de données, etc.) ainsi que les droits dont disposent les personnes concernées.
Des modèles d'information sont disponibles sur le site de la CNIL et peuvent être consultés dans la rubrique RGPD : exemples de mentions d'information .
8.3. Les modalités de l'information
8.3.1. Consultations préalables à la mise en place du dispositif
Il appartient aux responsables de traitement de s'assurer, au regard de la réglementation qui leur est applicable, du respect de l'obligation d'informer et/ou de consulter les instances compétentes, lors de la mise en place des dispositifs d'alerte.
8.3.2. Information générale lors du déploiement du traitement
Afin de respecter pleinement les principes de loyauté et de transparence, le référentiel recommande que l'ensemble des personnes potentiellement concernées par le dispositif en soient informées préalablement à son introduction dans l'organisme.
Cette information précise le fonctionnement du dispositif, notamment les étapes de la procédure de recueil des signalements, et en particulier les destinataires et les conditions auxquelles l'alerte peut leur être adressée.
Le responsable de traitement indique expressément que l'utilisation abusive du dispositif peut exposer son auteur à des sanctions ou des poursuites mais qu'à l'inverse, l'utilisation de bonne foi du dispositif n'exposera son auteur à aucune sanction disciplinaire, quand bien même les faits s'avéreraient par la suite inexacts ou ne donneraient lieu à aucune suite.
Le responsable de traitement rappelle que le dispositif d'alerte n'est qu'un moyen de signalement parmi d'autres (comme peut l'être la voie hiérarchique), et que le fait de ne pas y avoir recours ne peut entrainer aucune sanction à l'encontre des membres du personnel.
L'information individuelle des personnes (par exemple, via un envoi de courrier électronique sur la messagerie personnelle de la personne, remise d'un document individuel d'information sous forme papier, etc.) doit être privilégiée dans la mesure du possible.
8.3.3. Information spécifique du lanceur de l'alerte
Conformément à l'article 13 du RGPD, les personnes qui émettent un signalement via le dispositif, doivent recevoir les informations relatives au traitement dès le début du processus du recueil de l'alerte.
Elle peut notamment prendre forme d'un affichage d'une page ou d'un bloc de texte, préalablement à l'étape de la saisine des informations relatives à l'alerte. Le responsable de traitement peut subordonner l'accès à la réalisation d'une action (par exemple, le fait de cocher une case) indiquant que l'auteur de l'alerte a pris connaissance de ces informations.
Lorsqu'une alerte est émise, un accusé de réception de celle-ci doit être fourni au lanceur d'alerte pour permettre à celui-ci de bénéficier, le cas échéant, d'un régime de protection spécifique. Cet accusé de réception doit être horodaté. Il récapitule l'ensemble des informations et, le cas échéant, des pièces jointes communiquées dans le cadre du signalement. La remise de ce récépissé à l'auteur de l'alerte ne doit pas être subordonnée à la production d'informations identifiantes (adresse électronique ou postale, etc.) lorsque la personne souhaite conserver son anonymat.
Lorsqu'une décision sur les suites de l'alerte a été prise par le responsable du traitement, l'auteur de l'alerte en est informé.
8.3.4. Information spécifique de la personne visée par l'alerte
Conformément à l'article 14 du RGPD, le responsable de traitement doit informer la personne visée par une alerte (par exemple, en tant que témoin, victime ou auteur présumé des faits) dans un délai raisonnable, ne pouvant pas dépasser un mois, à la suite de l'émission d'une alerte.
Néanmoins, conformément à l'article 14-5-b du RGPD, cette information peut être différée lorsqu'elle est susceptible de compromettre gravement la réalisation des objectifs dudit traitement . Tel pourrait par exemple être le cas lorsque la divulgation de ces informations à la personne visée compromettrait gravement les nécessités de l'enquête, par exemple en présence d'un risque de destruction de preuves. L'information doit alors être délivrée aussitôt le risque écarté.
Cette information est réalisée selon des modalités permettant de s'assurer de sa bonne délivrance à la personne concernée. Elle ne contient pas d'informations relatives à l'identité de l'émetteur de l'alerte ni à celle des tiers.
Toutefois, lorsqu'une sanction disciplinaire ou une procédure contentieuse est engagée suite à l'alerte à l'égard de la personne visée, celle-ci peut obtenir la communication de ces éléments en vertu des règles de droit commun (droits de la défense notamment).
9. Droits des personnes
Les personnes concernées disposent des droits suivants, qu'ils exercent dans les conditions prévues par le RGPD (voir la rubrique qui s'intitule respecter les droits des personnes sur le site de la CNIL) :
- droit de s'opposer au traitementde leurs données, sous réserve des conditions d'exercice de ce droit en application des dispositions de l'article 21 du RGPD ;
- droit d'accès, de rectification et d'effacement des données qui les concernent ;
- droit à la limitation du traitement. Par exemple, lorsque la personne conteste l'exactitude de ses données, celle-ci peut demander à l'organisme le gel temporaire du traitement de ses données, le temps que celui-ci procède aux vérifications nécessaires.
9.1. Droit d'accès
Toute personne dont les données à caractère personnel font ou ont fait l'objet d'un traitement dans le cadre d'une alerte professionnelle (lanceur de l'alerte, victimes présumées des faits, personnes visées par l'alerte, témoins et personnes entendues lors de l'enquête, etc.), a le droit d'y avoir accès conformément aux dispositions de l'art. 15 du RGPD.
L'exercice de ce droit ne doit pas permettre à la personne qui l'exerce d'accéder aux données à caractère personnel relatives à d'autres personnes physiques.
Cette limitation est propre aux règles relatives à la protection des données personnelles et ne fait pas obstacle à l'application, le cas échéant, des règles du droit processuel, des libertés fondamentales (et notamment du principe du contradictoire), etc.
9.2. Droit d'opposition
Conformément à l'article 21 du RGPD, le droit d'opposition ne peut pas être exercé pour les traitements nécessaires au respect d'une obligation légale à laquelle est soumis le responsable du traitement.
Il ne peut donc pas être exercé à l'égard des traitements mis en place par des sociétés remplissant les conditions des articles 8 et/ou 17 de la Loi Sapin II ou encore celles de la partie I-4 de l'article L. 225-102-4 du code de commerce.
En revanche, lorsqu'un organisme ne remplit pas ces conditions, mais se dote d'un dispositif d'alertes sur une base purement volontaire, le droit d'opposition existe. Partant, les personnes concernées devront être informées de son existence et le responsable du traitement devra veiller à en assurer le respect.
Toutefois, l'exercice de ce droit n'est pas automatique : la personne qui l'exerce doit caractériser l'existence de raisons tenant à sa situation particulière .
Le responsable du traitement devra prendre en compte l'opposition, sauf à démontrer :
- qu'il existe des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur les intérêts et les droits et intérêts de la personne concernée ou ;
- que le traitement est nécessaire pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Or, les faits susceptibles de faire l'objet d'un signalement sont par leur nature même liés à la constatation, l'exercice et la défense des droits (notamment ceux des victimes ou responsables présumés des faits signalés, ou encore ceux de l'organisme, si sa responsabilité civile ou pénale peut être engagée, ou encore si l'alerte n'a pas été faite de bonne foi mais avait pour l'intention de nuire à la bonne marche de l'organisme, etc.).
Dans ces conditions, il appartient aux organismes concernés d'examiner chaque demande d'opposition en tenant compte de ces critères.
9.3. Droits de rectification et d'effacement
Le droit de rectification, prévu à l'article 16 du RGPD, doit s'apprécier au regard de la finalité du traitement.
Dans le cas des dispositifs d'alerte professionnelle, il ne doit notamment pas permettre la modification rétroactive des éléments contenus dans l'alerte ou collectées lors de son instruction. Son exercice, lorsqu'il est admis, ne doit pas aboutir à l'impossibilité de reconstitution de la chronologie des éventuelles modifications d'éléments importants de l'enquête.
Aussi ce droit ne peut-il être exercé que pour rectifier les données factuelles, dont l'exactitude matérielle peut être vérifiée par le responsable du traitement à l'appui d'éléments probants, et ce sans que soient effacées ou remplacées les données, même erronées, collectées initialement.
Le droit à l'effacement est exercé dans les conditions prévues par l'article 17 du RGPD.
10. Sécurité
L'organisme doit prendre toutes les précautions utiles au regard des risques présentés par son traitement pour préserver la sécurité des données à caractère personnel et, notamment au moment de leur collecte, durant leur transmission et leur conservation, empêcher qu'elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
En particulier, dans le contexte spécifique du présent référentiel, soit l'organisme adopte les mesures suivantes, soit il justifie de leur équivalence ou du fait de ne pas avoir besoin ou pouvoir y recourir :
Catégories
Sensibiliser les utilisateurs
Informer et sensibiliser les personnes manipulant les données
Rédiger une charte informatique et lui donner une force contraignante
Authentifier les utilisateurs
Définir un identifiant (login) unique à chaque utilisateur
Adopter une politique de mot de passe utilisateur conforme aux recommandations de la CNIL
Obliger l'utilisateur à changer son mot de passe après réinitialisation
Limiter le nombre de tentatives d'accès à un compte
Gérer les habilitations
Définir des profils d'habilitation
Supprimer les permissions d'accès obsolètes
Réaliser une revue annuelle des habilitations
Tracer les accès et gérer les incidents
Prévoir un système de journalisation
Informer les utilisateurs de la mise en place du système de journalisation
Protéger les équipements de journalisation et les informations journalisées
Prévoir les procédures pour les notifications de violation de données à caractère personnel
Sécuriser les postes de travail
Prévoir une procédure de verrouillage automatique de session
Utiliser des antivirus régulièrement mis à jour
Installer un pare-feu (firewall) logiciel
Recueillir l'accord de l'utilisateur avant toute intervention sur son poste
Sécuriser l'informatique mobile
Prévoir des moyens de chiffrement des équipements mobiles
Faire des sauvegardes ou des synchronisations régulières des données
Exiger un secret pour le déverrouillage des smartphones
Protéger le réseau informatique interne
Limiter les flux réseau au strict nécessaire
Sécuriser les accès distants des appareils informatiques nomades par VPN
Mettre en œuvre le protocole WPA2 ou WPA2-PSK pour les réseaux Wi-Fi
Sécuriser les serveurs
Limiter l'accès aux outils et interfaces d'administration aux seules personnes habilitées
Installer sans délai les mises à jour critiques
Assurer une disponibilité des données
Catégories
Sécuriser les sites web
Utiliser le protocole TLS et vérifier sa mise en œuvre
Vérifier qu'aucun mot de passe ou identifiant n'est transmis dans les URL
Contrôler que les entrées des utilisateurs correspondent à ce qui est attendu
Mettre un bandeau de consentement pour les cookies non nécessaires au service
Sauvegarder et prévoir la continuité d'activité
Effectuer des sauvegardes régulières
Stocker les supports de sauvegarde dans un endroit sûr
Prévoir des moyens de sécurité pour le convoyage des sauvegardes
Prévoir et tester régulièrement la continuité d'activité
Archiver de manière sécurisée
Mettre en œuvre des modalités d'accès spécifiques aux données archivées
Détruire les archives obsolètes de manière sécurisée
Encadrer la maintenance et la destruction des données
Enregistrer les interventions de maintenance dans une main courante
Encadrer par un responsable de l'organisme les interventions par des tiers
Effacer les données de tout matériel avant sa mise au rebut
Gérer la sous-traitance
Prévoir une clause spécifique dans les contrats des sous-traitants
Prévoir les conditions de restitution et de destruction des données
S'assurer de l'effectivité des garanties prévues (audits de sécurité, visites, etc.)
Sécuriser les échanges avec d'autres organismes
Chiffrer les données avant leur envoi
S'assurer qu'il s'agit du bon destinataire
Transmettre le secret lors d'un envoi distinct et via un canal différent
Protéger les locaux
Restreindre les accès aux locaux au moyen de portes verrouillées
Installer des alarmes anti-intrusion et les vérifier périodiquement
Encadrer les développements informatiques
Proposer des paramètres respectueux de la vie privée aux utilisateurs finaux
Tester sur des données fictives ou anonymisées
Utiliser des fonctions cryptographiques
Utiliser des algorithmes, des logiciels et des bibliothèques reconnues
Conserver les secrets et les clés cryptographiques de manière sécurisée
Pour ce faire, le responsable de traitement pourra utilement se référer au guide de la sécurité des données personnelles.
(1) Article 8 ou Article 17-II-2° de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique.
(2) Loi n° 2017-399 du 27 mars 2017 relative au devoir de vigilance des sociétés mères et des entreprises donneuses d'ordre.
La présidente,
M.-L. Denis
|
CNIL/CNILTEXT000041804010.xml | La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu le règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code du travail ;
Vu le code civil, notamment son article 9 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu les lois n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat, n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, et n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière ;
Vu le décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique ;
Vu le décret n° 2019-536 du 29 mai 2019 modifié pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu l'arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique,
Après avoir entendu M. Alexandre LINDEN, commissaire, en son rapport et Mme Nacima BELKACEM, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Adopte le référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion du personnel, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
RÉFÉRENTIEL
RÉFÉRENTIEL RELATIF AUX TRAITEMENTS DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL MIS EN ŒUVRE AUX FINS DE GESTION DU PERSONNEL
Adopté le 21 novembre 2019
1. A qui s'adresse ce référentiel ?
Ce référentiel s'adresse aux organismes privés ou publics, quelle que soit leur forme juridique, et encadre la mise en œuvre de leurs traitements courants de gestion du personnel .
Pour les besoins du présent référentiel, les termes : personnes employées , personnels effectifs , moyens humains ou ressources humaines , sont considérés comme synonymes et désignent l'ensemble des collaborateurs permanents ou temporaires de l'employeur, quels que soient leur statut, leur type ou durée de contrat, leur niveau de rémunération. Sont notamment couverts par les dispositions du présent référentiel les salariés, les agents de la fonction publique, les stagiaires, les vacataires, etc., faisant partie des effectifs de l'organisme employeur.
Les organismes mettant en place des traitements de gestion du personnel doivent s'assurer de sa conformité :
- aux dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi qu'à celles de la loi du 6 janvier 1978 modifiée (LIL) ;
- à l'ensemble des autres règles applicables telles que la législation du travail, les textes régissant la fonction publique, les conventions collectives, etc.
2. Portée du référentiel
Ce référentiel a pour objectif de fournir aux organismes publics et privés mettant en œuvre des traitements de gestion courante des ressources humaines (RH), un outil d'aide à la mise en conformité à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel.
Il couvre les traitements mis en place couramment par les organismes-employeurs dans le cadre de la gestion de leur personnel.
Il n'a dès lors pas vocation à s'appliquer aux traitements mis en œuvre notamment par les organisations syndicales, les instances représentatives du personnel, ou encore les services de médecine de travail.
En raison de leur sensibilité, ce référentiel n'a pas vocation à encadrer :
- les traitements de gestion RH impliquant le recours à des outils innovants tels que la psychométrie (i.e. les techniques de quantifications des aspects de personnalité), les traitements algorithmiques à des fins notamment de profilage, ou encore les traitements dits de Big Data , qui seront traités à part ;
- les traitements ayant pour objet ou pour effet le contrôle individuel de l'activité des salariés.
Le respect de ce référentiel permet aux organismes de s'assurer de la conformité des traitements de données mis en œuvre dans ce cadre aux principes relatifs à la protection des données.
Les organismes qui s'écarteraient du référentiel au regard des conditions particulières tenant à leur situation doivent être en mesure de justifier l'existence d'un tel besoin, puis prendre toutes les mesures appropriées à même de garantir la conformité des traitements à la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel.
Le référentiel n'a pas pour objet d'interpréter les règles de droit autres que celles relatives à la protection des données à caractère personnel. Il appartient aux acteurs concernés de s'assurer qu'ils respectent les autres réglementations qui peuvent par ailleurs trouver à s'appliquer.
Ce référentiel constitue également une aide à la réalisation d'une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD), dans le cas où celle-ci est nécessaire.
Pour réaliser une étude d'impact, le responsable de traitement pourra également se reporter aux outils méthodologiques proposés par la CNIL sur son site web. Les organismes seront ainsi à même de définir les mesures permettant d'assurer la proportionnalité et la nécessité de leurs traitements (points 3 à 7), de garantir les droits des personnes (points 8 et 9) et la maîtrise de leurs risques (point 10). A cette fin, l'organisme s'appuiera sur les lignes directrices de la CNIL sur les AIPD. Si l'organisme en a désigné un, le délégué à la protection des données (DPD/DPO) devra être consulté.
3. Objectif(s) poursuivi(s) par le traitement (finalités)
Le traitement mis en œuvre doit répondre à un objectif précis et être justifié au regard des missions et des activités de l'organisme.
Un traitement de gestion du personnel peut être mis en œuvre pour les finalités suivantes :
a) Recrutement ;
b) Gestion administrative des personnels ;
c) Gestion des rémunérations et accomplissement des formalités administratives afférentes ;
d) Mise à disposition du personnel d'outils professionnels ;
e) Organisation du travail ;
f) Suivi des carrières et de la mobilité ;
g) Formation ;
h) Tenue des registres obligatoires, rapports avec les instances représentatives du personnel ;
i) Communication interne ;
j) Gestion des aides sociales ;
k) Réalisation des audits, gestion du contentieux et du précontentieux.
Les informations recueillies pour l'une de ces finalités ne peuvent pas être réutilisées pour poursuivre un autre objectif qui serait incompatible avec la finalité initiale. Tout nouvel usage des données doit en effet respecter les principes de protection des données personnelles. Les traitements mis en œuvre ne doivent pas donner lieu à des interconnexions ou échanges autres que ceux nécessaires à l'accomplissement des finalités ci-dessus énoncées.
4. Base(s) légale(s) du traitement
Lorsqu'un traitement poursuit plusieurs finalités, le responsable du traitement doit déterminer la base légale la plus appropriée pour chacune d'elles (art. 6.1 du RGPD).
Il appartient au responsable de traitement de déterminer ces bases légales avant toute opération de traitement, après avoir mené une réflexion, qu'il pourra documenter, au regard de sa situation spécifique et du contexte.
Ayant un impact sur l'exercice de certains droits, ces bases légales font partie des informations devant être portées à la connaissance des personnes concernées.
Afin d'aider les organismes dans cette analyse, le présent référentiel présente les différentes bases légales applicables, puis propose, à titre indicatif, un choix de base légale pour chaque finalité dans un tableau.
Aussi, les bases légales les plus fréquemment mobilisables dans le contexte de gestion des ressources humaines, sont :
- le respect d'une obligation légale incombant à l'organisme, imposant la mise en œuvre d'un traitement entrant dans le cadre de la gestion du personnel (par ex. les obligations liées à la déclaration sociale nominative (DSN) ou encore à la tenue d'un registre unique du personnel) ;
- l'exécution, soit d'un contrat auquel la personne concernée est partie, soit de mesures précontractuelles prises à sa demande.
A noter : un contrat conclu entre l'employeur et un tiers (par ex. un client ou un prestataire) ne peut pas en tant que tel constituer la base légale d'un traitement de données d'une personne qui n'y est pas elle-même partie.
- la réalisation de l'intérêt légitime poursuivi par l'organisme ou par le destinataire des données, sous réserve de ne pas méconnaître l'intérêt ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée ;
- l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
Dans certains cas exceptionnels, les bases légales suivantes peuvent également être invoquées dans le contexte RH :
- le consentement libre, spécifique, éclairé et univoque de la personne concernée.
A noter : les employés ne sont que très rarement en mesure de donner, de refuser ou de révoquer librement leur consentement, étant donné la dépendance qui découle de la relation employeur/employé. Ils ne peuvent donner leur libre consentement que dans le cas où l'acceptation ou le rejet d'une proposition n'entraine aucune conséquence sur leur situation.
Exemples : les traitements effectués dans le cadre des opérations de recrutement ne peuvent pas être fondés sur le consentement des candidats, dès lors qu'un refus de leur part pourrait affecter leurs chances d'obtenir un emploi (ou certains types d'emplois).
A l'inverse, l'enregistrement d'un clip promotionnel dans un espace de travail faisant apparaitre des employés identifiables, peut être fondée sur leur consentement dès lors que les personnes concernées bénéficient d'un choix d'apparaitre ou non dans ces enregistrements, et à condition que le choix réalisé n'ait aucun impact à leur égard (notamment à l'égard des conditions de travail, de rémunération, d'avancement, etc.).
Pour une étude d'ensemble des différentes bases légales, voir l'avis de l'ex-G29, devenu Comité Européen de la Protection de Données (CEPD) n° 06/2014 sur la notion d'intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement des données au sens de l'article 7 de la directive 95/46/CE.
Le tableau reproduit ci-dessous vise à apporter aux responsables de traitement des éléments concrets relatifs à l'identification de bases légales susceptibles d'être utilisées dans les cas les plus courants.
Bien entendu, ces éléments doivent être adoptés à la situation spécifique de chaque organisme concerné. Ainsi, par exemple, selon que l'organisme en question relève du secteur privé ou public, certains traitements répondant pourtant à la même finalité (par exemple, ceux liés au recrutement du personnel) peuvent être fondés sur des bases légales différentes (intérêt légitime dans le secteur privé, exécution d'une mission d'intérêt public dans le secteur public).
Pour plus de conseils sur la méthode à suivre, vous pouvez également reporter à l'article La licéité du traitement : l'essentiel sur les bases légales prévues par le RGPD , publié sur le site de la CNIL.
Activités de traitement
Bases légales envisageables
(sous réserve de choix différents justifiés
par un contexte spécifique)
Recrutement
Traitement des candidatures (CV et lettre de motivation) et gestion des entretiens
- Mesures précontractuelles
Constitution d'une CV-thèque
- Intérêt légitime
Gestion administrative
du personnel
Gestion du dossier professionnel des employés, tenu conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu'aux dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles qui régissent les intéressés.
- Exécution du contrat
Réalisation d'états statistiques ou de listes d'employés pour répondre à des besoins de gestion administrative.
- Intérêt légitime
Gestion des annuaires internes et des organigrammes.
- Intérêt légitime
Gestion des dotations individuelles en fournitures, équipements, véhicules et cartes de paiement.
- Intérêt légitime
Gestion des élections professionnelles.
- Obligation légale
Organisation des réunions des instances représentatives du personnel.
- Obligation légale
Gestion des rémunérations
et accomplissement
des formalités administratives
Etablissement des rémunérations, mise à disposition des bulletins de salaire
- Exécution du contrat
Déclaration sociale nominative.
- Obligation légale
Mise à disposition des personnels d'outils informatiques
Suivi et maintenance du parc informatique.
- Intérêt légitime
Gestion des annuaires informatiques permettant de définir les autorisations d'accès aux applications et aux réseaux.
- Intérêt légitime
Mise en œuvre de dispositifs destinés à assurer la sécurité et le bon fonctionnement des applications informatiques et des réseaux.
- Intérêt légitime
Gestion de la messagerie électronique professionnelle.
- Intérêt légitime
Réseaux privés virtuels internes à l'organisme permettant la diffusion ou la collecte de données de gestion administrative des personnels (intranet).
- Intérêt légitime
Organisation du travail
Gestion des agendas et projets professionnels.
- Intérêt légitime
Suivi des carrières
et de la mobilité
Evaluation professionnelle des personnels, dans le respect des dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles qui la régissent.
- Intérêt légitime
Gestion des compétences professionnelles internes.
- Intérêt légitime
Gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences (GPEC)
- Intérêt légitime
Gestion de la mobilité professionnelle.
- Exécution du contrat
Gestion des demandes de formation et des périodes de formation effectuées.
- Exécution du contrat
Organisation des sessions de formation et évaluation des connaissances et des formations.
- Intérêt légitime
Gestion des aides sociales
Gestion de l'action sociale et culturelle directement mise en œuvre par l'employeur, à l'exclusion des activités de médecine du travail, de service social ou de soutien psychologique.
- Intérêt légitime
5. Données personnelles concernées
Dans un souci de minimisation des données personnelles traitées, l'organisme doit veiller à ne collecter et n'utiliser que les données pertinentes et strictement nécessaires au regard de ses propres besoins de gestion du personnel. Il peut s'agir de données relatives :
a) A l'identification de l'employé ;
b) A l'évaluation des compétences du candidat au moment du recrutement ;
c) Au suivi de carrière et de la formation de l'employé ;
d) A l'établissement de la fiche de paie et aux obligations légales connexes (notamment, dans le cadre du prélèvement à la source, le taux d'imposition) ;
e) A la validation des acquis de l'expérience ;
f) A la gestion des déclarations d'accident du travail et de maladie professionnelle, à la gestion des arrêts de travail et autres cas d'absences autorisées et au suivi des visites médicales de l'employé ;
g) Aux sujétions ou situations particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d'heures de délégation ;
h) Aux outils et matériels professionnels mis à la disposition de l'employé dans le cadre de ses missions (i.e. cartes de paiement, dotation en matériel informatique, etc.) ;
i) A la gestion des activités sociales et culturelles mises en œuvre par l'employeur ;
j) Aux élections professionnelles et réunions des instances représentatives du personnel ;
k) A la lutte contre la discrimination, à l'obligation d'emploi résultant des articles L. 5212-2 et suivants du code du travail, etc.
De manière générale, l'employeur ne doit collecter que les données dont il a réellement besoin, et ne doit le faire qu'à partir du moment où ce besoin se concrétise.
Exemple 1 : lors de la conclusion d'un contrat de travail, l'employeur a l'obligation d'accomplir certaines formalités déclaratives qui requièrent le traitement du numéro de sécurité sociale (NIR) des salariés. Si cette utilisation est alors justifiée, elle ne saurait être demandée à un candidat avant la validation définitive de sa candidature.
Exemple 2 : les informations pouvant être demandées à un candidat à l'embauche, doivent présenter un lien direct avec l'appréciation de ses qualités et compétences professionnelles, et ne doivent donc pas porter sur la composition de sa famille, sur des informations relatives à ses proches, etc. En revanche, lorsqu'un salarié en poste demande à bénéficier d'un congé spécifique pour le décès ou l'accompagnement de grave maladie d'un proche, l'employeur peut exiger la production de documents établissant la réalité des situations invoquées.
Attention : Les données, dont le traitement est justifié pour une finalité déterminée, ne peuvent être réutilisées à d'autres fins que si cette utilisation est elle-même légalement justifiée.
Par ailleurs, certaines catégories de données appellent une vigilance renforcée en raison de leur caractère particulièrement sensible. Bénéficiant d'une protection particulière, elles ne peuvent être collectées et traitées que dans des conditions strictement définies par les textes.
Il s'agit notamment :
- du numéro de sécurité sociale ;
- des données relatives aux infractions, condamnations pénales et mesures de sûreté connexes.
Exemple : à la suite d'un accident du travail concernant l'un de ses salariés, l'employeur remplit une déclaration d'accident du travail dans laquelle il doit indiquer la nature et le siège des lésions de la victime. Or, ces données sont relatives à l'état de santé de l'employé et constituent de ce fait des données sensibles. Leur traitement est donc en principe interdit en vertu de l'article 9.1 du RGPD.
Toutefois, l'employeur bénéficie d'une exception pour les traiter sur le fondement de l'article 9-2-b) du RGPD ( le traitement est nécessaire aux fins de l'exécution des obligations et de l'exercice des droits propres au responsable du traitement ou à la personne concernée en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale […]).
Dans certains cas très limités :
- des données sensibles (article 9 du RGPD, articles 6 et 44 de la LIL), c'est-à-dire celles qui révèlent l'origine ethnique ou prétendument raciale, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale d'une personne, les données génétiques, les données biométriques, les données concernant la santé ou celles concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne.
Un tableau reproduit ci-dessous recense des données pouvant être collectées et traitées selon les finalités du traitement.
Catégories de données
Exemples de données
Identification de l'employé
Données relatives à l'identité : nom, prénom, photographie (facultatif), sexe, date et lieu de naissance, nationalité, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles (facultatif), références du passeport (uniquement pour les personnels amenés à se déplacer à l'étranger), situation familiale, situation matrimoniale, enfants à charge, type de permis de conduire détenu par l'employé.
Données relatives à la situation professionnelle : lieu de travail, numéro d'identification interne, date d'entrée dans l'entreprise, ancienneté, emploi occupé et coefficient hiérarchique, section comptable, nature du contrat de travail, taux d'invalidité, reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH), autres catégories de bénéficiaires de la loi n° 87-517 du 10 juillet 1987 (invalide pensionné, mutilé de guerre, assimilé mutilé de guerre).
Données relatives au titre valant autorisation de travail : type, numéro d'ordre et copie du titre pour les employés étrangers en application de l'article R. 620-3 du code du travail.
Coordonnées des personnes à prévenir en cas d'urgence.
Distinctions honorifiques.
Suivi de la carrière
et de la formation
de l'employé
Gestion de la carrière de l'employé : date et conditions de recrutement, date, objet et motif des modifications apportées à la situation professionnelle de l'employé, simulation de carrière, desiderata de l'employé en termes d'emploi, sanctions disciplinaires à l'exclusion de celles consécutives à des faits amnistiés.
Evaluation professionnelle de l'employé : dates des entretiens d'évaluation, identité de l'évaluateur, compétences professionnelles de l'employé, objectifs assignés, résultats obtenus, appréciation des aptitudes professionnelles sur la base de critères objectifs et présentant un lien direct et nécessaire avec l'emploi occupé, observations et souhaits formulés par l'employé, prévisions d'évolution de carrière.
Formation : diplômes, certificats et attestations, langues étrangères pratiquées, suivi des demandes de formation professionnelle et des périodes de formation effectuées, organisation des sessions de formation, évaluation des connaissances et des formations.
Suivi administratif des visites médicales des employés : dates des visites, aptitude au poste de travail (apte ou inapte, propositions d'adaptation du poste de travail ou d'affectation à un autre poste de travail formulées par le médecin du travail).
Etablissement des fiches de paie
et obligations légales connexes
Numéro de sécurité sociale dans les conditions fixées par le décret n° 2019-341 du 19 avril 2019 ou par l'article L. 444-5 du code du travail, numéros attribués par les organismes d'assurances sociales, de retraite et de prévoyance, situation familiale, situation matrimoniale, enfants à charge, régime et base de calcul de la rémunération, éléments déterminant l'attribution d'un complément de rémunération, congés et absences donnant lieu à retenues déductibles ou indemnisables, ainsi que toute retenue légalement opérée par l'employeur, frais professionnels, taux de prélèvement à la source, données transmises via la Déclaration sociale nominative.
Validation des acquis
de l'expérience
Date de la demande de validation, diplôme, titre ou certificat de qualification concerné, expériences professionnelles soumises à validation, validation (oui/non), date de la décision.
Gestion des déclarations d'accident du travail et de maladie,
autres absences
Coordonnées du médecin du travail, date de l'accident ou de la première constatation médicale de la maladie, date du dernier jour de travail, date de reprise, motif de l'arrêt (accident du travail ou maladie professionnelle), travail non repris à ce jour et autres éléments nécessaires auxdites déclarations.
Sujétions particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d'heures de délégation
Données relatives à l'exercice d'un mandat électif ou représentatif syndical, la participation à la réserve opérationnelle ou aux missions de sapeur-pompier volontaire.
Outils et matériel mis à la disposition de l'employé dans le cadre de ses missions professionnelles
Annuaires internes et organigrammes : nom, prénom, photographie (facultatif), fonction, coordonnées professionnelles, le cas échéant, formation et réalisations professionnelles.
Agendas professionnels : dates, lieux et heures des rendez-vous professionnels, objet, personnes présentes.
Tâches des personnels : identification des personnels concernés, répartition des tâches.
Gestion des dotations individuelles en fournitures, équipements, véhicules et cartes de paiement : gestion des demandes, nature de la dotation, dates de dotation, de maintenance et de retrait, affectations budgétaires.
Annuaires informatiques permettant de définir les autorisations d'accès aux applications et aux réseaux.
Données de connexion enregistrées pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement des applications et des réseaux informatiques, à l'exclusion de tout traitement permettant le contrôle individuel de l'activité des employés.
Messagerie électronique : carnet d'adresses, comptes individuels, à l'exclusion de toute donnée relative au contrôle individuel des communications électroniques émises ou reçues par les employés.
Réseaux privés virtuels de diffusion ou de collecte de données de gestion administrative des personnels (intranet) : formulaires administratifs internes, organigrammes, espaces de discussion, espaces d'information.
Activités sociales et mises en œuvre par l'employeur
Identité de l'employé et de ses ayants droit ou ouvrants droit, revenus, avantages et prestations demandés et servis.
Relations avec les instances représentatives de personnel
Convocations, documents préparatoires, comptes rendus, procès-verbaux divers.
Après s'être assuré de la nécessité et de la pertinence des données personnelles qu'il traite, l'organisme doit par ailleurs s'assurer, tout au long de la durée de vie du traitement, de la qualité de ces données qui doivent être exactes et mises à jour.
6. Destinataires des données
Les données personnelles doivent uniquement être rendues accessibles aux personnes habilitées à en connaitre au regard de leurs attributions.
Les habilitations d'accès doivent être documentées par les organismes, et les accès aux différents traitements doivent faire l'objet de mesures de traçabilité (cf. point relatif à la sécurité).
Le responsable de traitement qui souhaite avoir recours à un sous-traitant doit veiller à ne faire appel qu'à des organismes présentant des garanties suffisantes. Un contrat définissant les caractéristiques du traitement ainsi que les différentes obligations des parties en matière de protection des données doit être établi entre elles (article 28 du RGPD). Un guide du sous-traitant, édité par la CNIL, précise ces obligations et les clauses à intégrer dans les contrats.
6.1. Les personnes accédant aux données pour le compte de l'employeur
Seules les personnes habilitées au titre de leurs missions ou de leurs fonctions, doivent pouvoir accéder aux données à caractère personnel traitées, et ce, dans la stricte limite de leurs attributions respectives et de l'accomplissement de ces missions et fonctions. Il peut s'agir, par exemple :
- des personnes habilitées chargées de la gestion du personnel ou de la gestion de la paie ;
- des personnes habilitées chargées d'assurer la sécurité des personnes et des biens, pour les besoins du contrôle d'accès aux locaux et aux outils de travail ;
- des supérieurs hiérarchiques des employés concernés, à l'exclusion des données relatives à l'action sociale directement mise en œuvre par l'employeur.
6.2. Les destinataires des données
Le RGPD définit les destinataires comme tout organisme qui reçoit la communication des données .
Dans le cadre de ce référentiel, peuvent notamment être destinataires des données :
- les instances représentatives du personnel, pour les données strictement nécessaires à leurs missions dans les conditions fixées par les textes applicables ;
- les organismes gérant les différents systèmes d'assurances sociales, d'assurances chômage, de retraite et de prévoyance, les caisses de congés payés, les organismes publics et administrations légalement habilités à les recevoir ;
- les entités chargées de l'audit et du contrôle financier de l'organisme employeur ;
- les différents prestataires auxquels l'organisme employeur est susceptible de sous-traiter la gestion de certaines activités (restauration collective, vote électronique, archivage des documents, tenue des comptes d'épargne, etc.) ;
- les entités en charge de l'action culturelle et sociale telles que les comités sociaux et économiques (CSE), à condition que le bénéficiaire en ait fait la demande.
Pour assurer la continuité de la protection des données à caractère personnel, leur transfert en dehors de l'Union européenne est soumis à des règles particulières. Ainsi, conformément aux dispositions des articles 44 et suivants du RGPD, toute transmission de données hors de l'UE doit :
- être fondée sur une décision d'adéquation ;
- ou être encadrée par des règles internes d'entreprise ( BCR ), des clauses types de protection des données, un code de conduite ou un mécanisme de certification approuvé par la CNIL ;
- ou être encadrée par des clauses contractuelles ad hoc préalablement autorisées par la CNIL ;
- ou répondre à une des dérogations prévues à l'article 49 du RGPD.
Pour en savoir plus, consulter la rubrique Transférer des données hors de l'UE sur le site de la CNIL.
7. Durées de conservation
Conformément à l'article 5-1-e du RGPD, les données à caractère personnel ne doivent être conservées sous une forme permettant l'identification des personnes que le temps strictement nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies. C'est donc au regard de la finalité que la durée de conservation sera déterminée.
La durée de conservation de données ou, lorsqu'il est impossible de la fixer, les critères utilisés pour déterminer cette durée, font partie des informations qui doivent être communiquées aux personnes concernées.
Dans ces conditions, il incombe au responsable du traitement de déterminer cette durée en amont de la réalisation du traitement.
Par exemple, de nombreuses données nécessaires à la gestion de la relation contractuelle (contrat de travail) doivent être conservées pendant la durée de la relation de travail, sauf disposition légale ou réglementaire contraire.
Cela ne fait toutefois pas obstacle à leur conservation sous forme d'archives intermédiaires distinctes de la base active, avec accès restreint, dans la mesure où il existerait des dispositions législatives ou réglementaires spécifiques (par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales, ou encore si ces données présenteraient un intérêt en cas de contentieux, justifiant de les conserver le temps des règles de prescription/forclusion applicables.
Pour en savoir plus, vous pouvez vous référer aux guides de la CNIL :
- Sécurité : Archiver de manière sécurisée ;
- Limiter la conservation des données .
Les données utilisées à des fins statistiques ne sont plus qualifiées de données à caractère personnel dès lors qu'elles auront ont été dûment anonymisées (voir les lignes directrices du CEPD sur l'anonymisation).
Le tableau suivant contient des illustrations pratiques des durées de conservation pouvant, selon le contexte, être retenues par les organismes concernés :
Activités de traitement
Détails du traitement
Base active
Archivage intermédiaire
Textes de référence
Gestion de la paie
Bulletin de salaire
L. 3243-4 du code du travail
50 ans en version dématérialisée
D. 3243-8 du code du travail
Eléments nécessaires au calcul de l'assiette
L. 243-16 du code sécurité sociale
Saisie des données calculées (DSN)
Le temps nécessaire à l'accomplissement de la déclaration
L. 243-16 du code sécurité sociale
Ordre de virement pour paiement
Le temps nécessaire à l'émission du bulletin de paie
10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable
L. 123-22 du code du commerce
Registre unique du personnel
La durée pendant laquelle le salarié fait partie des effectifs
5 ans à compter du départ du salarié de l'organisme
R. 1221-26 du code du travail
Gestion des mandats des représentants du personnel
Nature du mandat et syndicat d'appartenance
6 mois après la fin du mandat
6 ans (prescription pénale pour délit)
L. 2411-5 du code du travail
Gestion des mandats des représentants du personnel
Les données relatives aux sujétions particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à crédit d'heures de délégation (ex : exercice d'un mandat électif ou représentatif syndical)
Le temps de la période de sujétion de l'employé concerné
6 ans (prescription pénale pour délit)
L. 2142-1-3 du code du travail
8. Information des personnes
Il incombe au responsable de traitement de s'assurer du respect des principes de transparence et de loyauté à l'égard des personnes dont les données peuvent être traitées dans les conditions prévues par les articles 12, 13 et 14 du RGPD.
Ainsi, dès le stade de la collecte des données personnelles, les personnes concernées doivent être informées de l'existence du traitement, de ses caractéristiques et des droits dont elles disposent en vertu de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.
Des modèles d'information sont disponibles sur le site de la CNIL et peuvent être consultés dans la rubrique RGPD : exemples de mentions d'information .
Si le RGPD n'impose aucune forme spécifique, une information écrite doit être privilégiée de manière à pouvoir justifier de son contenu, ainsi que du moment où elle a été délivrée.
Par ailleurs dans le cadre d'une relation de travail, le responsable de traitement doit aussi veiller à respecter ses autres obligations de transparence issues de la législation sociale à laquelle il est soumis.
Le code du travail impose ainsi aux employeurs d'informer individuellement leurs salariés dans certaines situations.
De la même manière, il appartient aux responsables de traitement de s'assurer, au regard de la réglementation qui leur est applicable, du respect de l'éventuelle obligation d'informer et/ou de consulter les instances représentatives du personnel compétentes.
9. Droits des personnes
Les personnes concernées disposent des droits suivants, qu'ils exercent dans les conditions prévues par le RGPD (voir la rubrique qui s'intitule Comprendre mes droits sur le site de la CNIL) :
- le droit de s'opposer au traitement de leurs données, sous réserve qu'il soit prévu en application des dispositions de l'article 21 du RGPD.
En ce qui concerne les traitements de gestion du personnel :
- le droit d'opposition n'existe pas lorsque le traitement répond à une obligation légale, s'il est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou est, exceptionnellement, fondé sur le consentement du salarié (dans la mesure où, dans ce dernier cas la personne concernée pourra retirer le consentement au traitement de ses données) ;
- en revanche, le droit d'opposition pourra être exercé, à charge pour la personne d'invoquer des raisons tenant à sa situation particulière, lorsque le traitement est mis en œuvre sur la base de l'intérêt légitime du responsable de traitement, ou pour l'exécution d'une mission d'intérêt public ou d'une mission relevant de l'exercice de l'autorité publique ;
- le droit d'accès, de rectification et, dans des conditions particulières, d'effacement des données qui les concernent ;
- le droit à la limitation du traitement (par exemple, lorsque la personne conteste l'exactitude de ses données, celle-ci peut demander à l'organisme le gel temporaire du traitement de ses données, le temps que celui-ci procède aux vérifications nécessaires) ;
- le droit à la portabilité : l'organisme doit permettre à toute personne de recevoir, dans un format structuré et couramment utilisé, l'ensemble des données traitées par des moyens automatisés. La personne concernée peut demander à ce que ses données soient directement transmises par l'organisme initial à un autre organisme.
Ne sont concernées que les données fournies par la personne sur la base de son consentement ou d'un contrat. Il est donc recommandé de préciser aux personnes les traitements concernés par ce droit à la portabilité.
10. Sécurité
L'organisme doit prendre toutes les précautions utiles au regard des risques présentés par son traitement pour préserver la sécurité des données à caractère personnel et, notamment au moment de leur collecte, durant leur transmission et leur conservation, empêcher qu'elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
En particulier, dans le contexte spécifique du présent référentiel, soit l'organisme adopte les mesures suivantes, soit il justifie de leur équivalence ou du fait de ne pas avoir besoin ou pouvoir y recourir :
Catégories
Sensibiliser les utilisateurs
Informer et sensibiliser les personnes manipulant les données
Rédiger une charte informatique et lui donner une force contraignante
Authentifier les utilisateurs
Définir un identifiant (login) unique à chaque utilisateur
Adopter une politique de mot de passe utilisateur conforme aux recommandations de la CNIL
Obliger l'utilisateur à changer son mot de passe après réinitialisation
Limiter le nombre de tentatives d'accès à un compte
Gérer les habilitations
Définir des profils d'habilitation
Supprimer les permissions d'accès obsolètes
Réaliser une revue annuelle des habilitations
Tracer les accès et gérer les incidents
Prévoir un système de journalisation
Informer les utilisateurs de la mise en place du système de journalisation
Protéger les équipements de journalisation et les informations journalisées
Prévoir les procédures pour les notifications de violation de données à caractère personnel
Sécuriser les postes de travail
Prévoir une procédure de verrouillage automatique de session
Utiliser des antivirus régulièrement mis à jour
Installer un pare-feu (firewall) logiciel
Recueillir l'accord de l'utilisateur avant toute intervention sur son poste
Sécuriser l'informatique mobile
Prévoir des moyens de chiffrement des équipements mobiles
Faire des sauvegardes ou des synchronisations régulières des données
Exiger un secret pour le déverrouillage des smartphones
Protéger le réseau informatique interne
Limiter les flux réseau au strict nécessaire
Sécuriser les accès distants des appareils informatiques nomades par VPN
Mettre en œuvre le protocole WPA2 ou WPA2-PSK pour les réseaux Wi-Fi
Sécuriser les serveurs
Limiter l'accès aux outils et interfaces d'administration aux seules personnes habilitées
Installer sans délai les mises à jour critiques
Assurer une disponibilité des données
Sécuriser les sites web
Utiliser le protocole TLS et vérifier sa mise en œuvre
Vérifier qu'aucun mot de passe ou identifiant ne passe dans les url
Contrôler que les entrées des utilisateurs correspondent à ce qui est attendu
Mettre un bandeau de consentement pour les cookies non nécessaires au service
Sauvegarder et prévoir la continuité d'activité
Effectuer des sauvegardes régulières
Stocker les supports de sauvegarde dans un endroit sûr
Prévoir des moyens de sécurité pour le convoyage des sauvegardes
Prévoir et tester régulièrement la continuité d'activité
Archiver de manière sécurisée
Mettre en œuvre des modalités d'accès spécifiques aux données archivées
Détruire les archives obsolètes de manière sécurisée
Encadrer la maintenance et la destruction des données
Enregistrer les interventions de maintenance dans une main courante
Encadrer par un responsable de l'organisme les interventions par des tiers
Effacer les données de tout matériel avant sa mise au rebut
Gérer la sous-traitance
Les relations avec les prestataires qui traitent des données au nom et pour le compte du responsable de traitement (l'organisme employeur) doivent faire l'objet d'un accord écrit.
Cet accord doit contenir une ou des clauses spécifiques relatives aux obligations respectives des parties résultant du traitement des données à caractère personnel.
L'accord doit notamment prévoir les conditions de restitution et de destruction des données. Il incombe au responsable de traitement de s'assurer de l'effectivité des garanties prévues (audits de sécurité, visites, etc.).
Pour plus de précisions, vous pouvez vous reporter au guide de la sous-traitance et aux exemples des clauses de sous-traitance.
Sécuriser les échanges avec d'autres organismes
Chiffrer les données avant leur envoi
S'assurer qu'il s'agit du bon destinataire
Transmettre le secret lors d'un envoi distinct et via un canal différent
Protéger les locaux
Restreindre les accès aux locaux au moyen de portes verrouillées
Installer des alarmes anti-intrusion et les vérifier périodiquement
Encadrer les développements informatiques
Proposer des paramètres respectueux de la vie privée aux utilisateurs finaux
Encadrer de manière stricte les zones de commentaires libres
Tester sur des données fictives ou anonymisées
Utiliser des fonctions cryptographiques
Utiliser des algorithmes, des logiciels et des bibliothèques reconnus
Conserver les secrets et les clés cryptographiques de manière sécurisée
Pour ce faire, le responsable de traitement pourra utilement se référer au Guide de la sécurité des données personnelles.
11. Analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD)
En application des dispositions de l'article 35 du RGPD, le responsable de traitement pourrait avoir à réaliser une analyse d'impact dès lors que le traitement qu'il met en œuvre est susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et les libertés des personnes concernées.
Il conviendra tout d'abord de se référer :
- à la liste des traitements pour lesquels une analyse d'impact n'est pas requise ;
Types d'opérations de traitement
Traitements, mis en œuvre uniquement à des fins de ressources humaines et dans les conditions prévues par les textes applicables, pour la seule gestion du personnel des organismes qui emploient moins de 250 personnes, à l'exception du recours au profilage.
Les traitements permettant :
- la gestion de la paye, l'émission des bulletins de salaire ;
- la gestion des formations ;
- la gestion du restaurant d'entreprise, la délivrance des chèques-repas ;
- le remboursement des frais professionnels ;
- le suivi des entretiens annuels d'évaluation ;
la tenue des registres obligatoires ;
- l'utilisation des outils de communication (messagerie électronique, téléphonie, vidéoconférences, outils collaboratifs en ligne) sans recours au profilage ni à la biométrie ;
- le contrôle du temps de travail (sans dispositif biométrique, sans données sensibles ou à caractère hautement personnel) ;
Traitements mis en œuvre aux seules fins de gestion des contrôles d'accès physiques, en dehors de tout dispositif biométrique.
A l'exclusion des traitements des données qui révèlent des données sensibles ou à caractère hautement personnel.
Les traitements ayant pour finalité :
- la mise en place d'un dispositif par badge sans biométrie pour entrer dans les locaux d'un organisme à des fins de sécurité ;
- la mise en place d'un dispositif de contrôle du temps de travail effectué par les salariés, à l'exclusion de toute autre finalité ;
- puis, à la liste des types d'opérations de traitement pour lesquelles une analyse d'impact relative à la protection des données est requise.
Types d'opérations de traitement
Traitements établissant des profils de personnes physiques à des fins de gestion des ressources humaines
Les traitements ayant pour finalité :
- traitements visant à faciliter le recrutement, notamment grâce à un algorithme de sélection ;
- traitements visant à proposer des actions de formations personnalisées grâce à un algorithme ;
- traitement visant détecter et à prévenir les départs de salariés sur la base de corrélations établies entre divers facteurs ;
Traitements ayant pour finalité de surveiller de manière constante l'activité des employés concernés
Les traitements ayant pour finalité :
- l'analyse des flux de courriels sortants afin de détecter d'éventuelles fuites d'information (dispositifs dits de Data Loss Prevention ) ;
- la vidéosurveillance portant sur les employés manipulant de l'argent ;
- la vidéosurveillance d'un entrepôt stockant des biens de valeur au sein duquel travaillent des manutentionnaires ;
- la fonction de chronotachygraphe des véhicules de transport routier.
- si le traitement mis en œuvre n'est pas présent sur l'une de ces listes, il faut alors s'interroger sur la nécessité d'effectuer une AIPD.
Pour ce faire, il convient de s'appuyer sur les critères établis par le Comité européen de la protection des données (CEPD) dans les lignes directrices concernant l'analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD).
Conformément à ce texte, la réalisation d'une AIPD est obligatoire dès lors qu'au moins deux des neuf critères sont remplis :
- évaluation ou notation d'une personne ;
- prise de décision automatisée ;
- surveillance systématique ;
- traitement de données sensibles ou à caractère hautement personnel ;
- traitement à grande échelle ;
- croisement ou combinaison d'ensembles de données ;
- données concernant des personnes vulnérables ;
- utilisation innovante ou application de nouvelles solutions technologiques ou organisationnelles ;
- traitements qui empêchent les personnes d'exercer un droit ou de bénéficier d'un service ou d'un contrat.
A noter : les lignes directrices du CEPD précisent que les employés peuvent être considérés comme des personnes concernées vulnérables en raison du déséquilibre des pouvoirs accru qui existe entre elles et le responsable du traitement (l'employeur).
Pour réaliser une étude d'impact, le responsable de traitement pourra se reporter :
- aux principes contenus dans ce référentiel ;
- aux outils méthodologiques proposés par la CNIL sur son site web.
Si l'organisme en a désigné, le DPO devra être consulté.
Conformément à l'article 36 du RGPD, le responsable de traitement doit consulter la CNIL préalablement à la mise en œuvre du traitement si l'analyse d'impact indique qu'il ne parvient pas à identifier des mesures suffisantes pour réduire les risques à un niveau acceptable.
La présidente,
M.-L. Denis
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